Grants Manager – Cameroon Full Time

• Job number: SRH03466
• Type de poste: Overseas missions
• Domaine de competence: Other
• Statut: Salarié
• Contract Type: Short term contract
• Country: Cameroon

QUE FAISONS NOUS …Date de prise de fonction souhaitée : 01/06/2019

Durée de la mission : 6 mois renouvelables

Localisation : Yaoundé

Solidarités International (SI) intervient au Cameroun depuis juin 2014, suite à l’éclatement de la crise centrafricaine qui a entrainé de nombreux mouvements de populations. A ce jour, plus de 230 000 réfugiés centrafricains sont encore présents dans le pays. La majorité de ces populations est installée dans des sites d’accueil le long de la frontière dans les régions de l’Est, de l’Adamaoua et du Nord

La coordination SI est basée à Yaoundé et se compose actuellement d’une directrice pays, d’une coordinatrice programmes, d’une reporting officer (RCO), d’une coordinatrice fin-RH, d’un coordinateur logistique.

SI a 3 bases opérationnelles, Garoua Boulai à l’Est ouverte en 2014, Makary et Mokolo à l’Extrême-Nord ouvertes en 2017. SI bénéficie de fonds humanitaires (ECHO, OFDA, CDCS, Startfund, UNICEF) et de fonds de développement (UE) et intègre donc une forte dimension d’autonomisation et de renforcement de la résilience des bénéficiaires dans la plupart de ses projets. Plusieurs projets sont également menés en consortium.

Au total, 11 expatriés et 84 staffs nationaux composent l’équipe SI Cameroun, avec une dynamique continue de nationalisation des postes (RP, log base, admin base).

Le budget prévisionnel pondéré 2019 de la mission s’élève à 3,3 MEUR (6,16 en non pondéré) pour 2019 avec un volume de contrats signés de 3,58MEUR fin avril 2019.

DESCRIPTIF DU POSTE (1/2)

• Objectifs général du poste

Intégré(e) à l’équipe de coordination (située en capitale) et sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Pays, le/la Grants Manager travaille étroitement avec les départements programme et support, ainsi qu’avec les équipes terrains. Le/la Grants Manager est le point focal de la mission pour la redevabilité et la conformité aux bailleurs de fonds.

Plus précisément, il / elle est responsable de :

• Contribuer au développement stratégique de la mission
• Suivre et identifier les opportunités de financement conformément à la stratégie nationale et globale de SI.
• Coordonner les différents départements en amont et pendant la rédaction des propositions de projet, des rapports et des demandes de modifications de contrat à soumettre aux bailleurs ou aux partenaires du consortium
• Anticiper l’ensemble des échéances programmatiques pour qu’une élaboration de projets de qualité soit possible de même que l’ensemble des échéances contractuelles bailleurs de sorte à ce que les rapports et/ou demandes de modifications contractuelles soient réalisées dans les temps impartis, en respectant les temps de vérification, de relecture et d’amélioration des versions nécessaires en capitale comme au siège (1 semaine de temps de relecture env. à chaque niveau). Il s’agira d’un objectif prioritaire du poste
• Superviser la compilation des propositions de projets, des rapports et des demandes de modifications de contrat à soumettre aux bailleurs et aux partenaires des consortiums, dans les temps et en observant les plus hauts standards de qualité.
• Surveiller le respect des procédures des bailleurs et renforcer les capacités des équipes en ce qui concerne les outils de redevabilité et les procédures des bailleurs de fonds.
• Assurer un suivi proactif des obligations contractuelles des bailleurs, de la signature des contrats à la clôture et à l’archivage, et veiller à ce que les obligations contractuelles soient connues et comprises par l’ensemble des départements.
• Centraliser et préparer la documentation nécessaire aux vérifications lors des audits externes, et l’archivage des rapports d’audit.

DESCRIPTIF DU POSTE (2/2)Enjeux et défis spécifiques

Renforcer la capacité de la mission à mieux anticiper et absorber les enjeux de redevabilité bailleurs, dans un contexte de multiplication des contrats de subvention de moyennes et petite taille (de 10 000 EUR à 950 00 EUR) et la nationalisation récente des postes programme et support sur les bases. L’objectif de la création de poste est de renforcer les connaissances de la mission sur les procédures bailleurs et les bonnes pratiques de redevabilité, afin de mieux anticiper les défis que représentent les financements institutionnels.

Le/la Grant Manager devra aussi assurer un degré de suivi de subvention permettant une meilleure visibilité sur les différentes échéances. Il/elle s’assurera que chaque département au sein de la mission a conscience des contributions attendues et des calendriers, ainsi que des obligations contractuelles auxquelles il doit se conformer. Un appui à l’identification de nouvelles opportunités de financement sera aussi attendu (fonction de veille).

Défis spécifiques : Le poste de Grant Manager implique notamment de distribuer les responsabilités sur les rapports/propales parmi les différents départements, de diffuser les échéances/relances afin de centraliser leurs contributions, de coordonner les différents départements de la mission et assurer le suivi des dossiers en cours avec le siège. La place du GM dans l’organigramme ne lui donnant pas autorité sur les coordinateurs, le DP doit pouvoir faciliter ces liens fonctionnels lorsque cela est nécessaire.

Priorités pour les 2-3 premiers mois :

Structurer/ rétablir les schémas de communication et le respect du cycle de développement de projet (note de cadrage, prevalidation logframe, retroplaning, encadrement des kick-off meetings)

Renforcer les capacités de la Reporting Officer ( RCO) , des Coordinateurs Terrain (CT) et Coordinateurs support sur les notions de redevabilité bailleurs et diffuser les points d’attention prioritaires relatifs aux subventions (signées et à venir) de la mission afin de prévenir les risques d’inéligibilité des actions/dépenses liées aux projets.

Appuyer la RCO sur la mise à jour des outils de suivi des échéances/RFU au nouveau format. Assurer que l’ensemble de la documentation bailleurs (contrats signés avec la mission, avenants, rapports, formats bailleurs et procédures bailleurs, …) sont bien classés et répertoriés au niveau de la mission.

Mettre en place un processus de production des rapports bailleurs remettant les RP au cœur du processus en leur donnant les outils et méthodes nécessaires. Clarifier et formaliser la répartition des tâches au sein de la mission sur le développement des rapports et des propositions de projet.

Soulager la coordinatrice programmes des aspects de redevabilité bailleur (contrôle de la conformité des rapports/propales, l’éligibilité des dépenses et des décisions programmatiques) pour lui permettre de se concentrer sur le suivi qualité des programmes.

Appuyer la Directrice Pays dans la diversification du portefeuille bailleurs de la Mission et la mise en place d’un plan de financement sur 2 ans.

VOTRE PROFILDiplôme Supérieur en Sciences Politiques, Relations Internationales, Développement International ou équivalent

Expérience préalable à un poste similaire ou de reporting officer (plusieurs expériences terrain exigées) en ONG ou expérience de gestion des subventions au sein d’un bailleur.

Bonne connaissance du fonctionnement des plateformes des bailleurs de fonds, des règles et des procédures de divers bailleurs institutionnels.

Expérience de reporting/propositions de projet avec divers bailleurs de fonds et/ou expérience en gestion de projet financés par des bailleurs institutionnels. Avoir eu des premiers contacts avec les bailleurs institutionnels dans ce cadre sont un plus.

Excellentes capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse.

Connaissances admin/financières suffisantes pour la compréhension/relecture de rapports financiers/ budgets.

Connaissance du contexte du Cameroun et expérience avec SI sont un plus.

Qualités : Bonnes capacités de planification, organisation et de coordination pour aborder un volume quotidien conséquent avec de nombreuses sollicitations internes et externes. Résistance au stress. Grand sens de la diplomatie et expérience de travail dans un milieu interculturel.

Langues : Excellente maîtrise du français et de l’anglais écrit et oral

Note: Position is open until the vacancy has been filled.