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Assistant/e programme et opérations de l’unité VNU
Cotonou (Benin)
Organization: UNV – United Nations Volunteers
Location: Cotonou (Benin)
Grade: National UN Volunteer – Locally recruited Volunteer
Occupational Groups:
Development Cooperation and Sustainable Development Goals
Project and Programme Management
Administrative support
Volunteerism
Operations and Administrations
Closing Date: 2020-01-10
SAVE JOB
Description of task
Sous la supervision directe de l’Analyste au Programme VNU, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes :
Appui au déploiement et à la gestion des volontaires
Fournir un appui logistique et administratif aux agences hôtes et aux volontaires ONU pour les recrutements et gestion administrative des affectations comme suit :
Sélection des candidats
Appui administratif aux agences hôtes dans la coordination et l’organisation des évaluations, entretiens des candidats (e.g. tests écrits, entretiens, desk reviews) ;
Soumettre les documents relatifs à la sélection au Volunteer Service Center basé au siège du Programme VNU à Bonn pour leur action
Arrivée et orientation des volontaires ONU
Fournir le soutien nécessaire aux Volontaires des Nations Unies à leur arrivée, pour l’ouverture des comptes bancaires, formulaires requis pour obtenir des visas, des permis de résidence, etc.
Appuyer les agences hôtes et les Volontaires ONU dans l’émission de permis / visa de résidence, des cartes d’identité VNU et accès aux systèmes tels qu’-e-services, VMAM pour les volontaires ;
Effectuer les sessions d’information pour les volontaires sur les procédures administratives et l’engagement volontaire conformément aux descriptions d’affectation
Organiser et coordonner les sessions d’information et de présentation par les agences hôtes, faciliter les adresses email professionnelles
Confirmer l’arrivée des Volontaires ONU et leurs personnes à charge auprès de VSC (Volunteer Service Center) au siège VNU ;
S’assurer que les contrats, les désignations de bénéficiaires sont dument signés et envoyés au VSC au siège.
Appui pendant l’affectation
Suivre le statut contractuel de tous les Volontaires des Nations Unies en service et faire la liaison avec les agences hôtes pour les prolongations, remplacements, rapatriements, etc. Faire le suivi avec VSC au siège.
Faire le suivi sur la gestion du payroll et collecter les informations relatives aux droits tels que conges dans les foyers, remboursement de MORSS (gardiennage, etc.)
Fournir une assistance logistique et administrative d’urgence en cas d’évacuation médicale/sécuritaire ou en cas de décès d’un/e volontaire ONU et appuyer l’agence hôte dans la gestion de crise ;
Appuyer les Volontaires ONU dans leurs formalités de fin d’affectation, y inclut visas de sortie, checklist a compléter pour les paiements des indemnités de fin d’affectation.
Appuyer les volontaires dans leurs demandes de conges dans les foyers
Maintenir à jour dans VMAM les dossiers des Volontaires des Nations Unies affectés dans le pays, en veillant à ce que toute la correspondance nécessaire y soit reflétée
Maintenir une liste de contacts de tous les Volontaires des Nations Unies en activité, y compris leurs personnes à charge reconnues ;
Appuyer les ressources humaines dans le processus de traitement des réclamations ainsi que la gestion du payroll des VNU ;
Effectuer d’autres tâches administratives selon les besoins.
Qualifications/Requirements Required degree level: Bachelor degree or equivalent Education – Additional Comments:
Niveau de qualifications : Licence
Type de qualifications
BTS ou Licence en Ressources humaines, administration ou domaines similaires ;
Required experience: 24 Months Experience remark:
2 ans d’expérience pertinente dans la gestion de ressources humaines, de personnel et processus d’administration y relatif ;
Expérience des Nations Unies serait un atout ;
Connaissance et familiarité avec la gestion du personnel dans le système des Nations Unies est désirable.
Language skills:
French(Mandatory), Level – Fluent
English(Mandatory), Level – Fluent
Area of expertise: Development programme management, Development programme/project administration, Volunteer programmes and volunteer management Area of expertise details:
Capacité informatique :
Expérience dans l’utilisation d’ordinateur et de logiciels (ERP, MS Word, Excel, PowerPoint, etc.) ;
Une expérience dans l’utilisation des systèmes de gestion Web est hautement souhaitable.
Compétences et valeurs :
Intégrité et professionnalisme: expertise démontrée dans le domaine de spécialité et aptitude à formuler un jugement sûr; niveau d’autonomie très élevé, sens de l’initiative personnelle et capacité à prendre ses responsabilités; volonté d’accepter les responsabilités et capacité à travailler de façon autonome selon les procédures établies dans un environnement politiquement sensible, tout en faisant preuve de discernement, et en gardant son impartialité et sa neutralité; capacité à gérer l’information de façon objective, précise et confidentielle; réactivité et sens du service.
Responsabilité : maturité et sens des responsabilités ; capacité à fonctionner dans le respect des règles et règlements de l’organisation.
Engagement à l’apprentissage continu : esprit d’initiative et volonté d’apprendre de nouvelles compétences et de se tenir au courant des nouveaux développements dans son domaine d’expertise ; capacité d’adaptation aux changements qui surviennent dans l’environnement de travail.
Planification et organisation : efficacité organisationnelle et aptitude à résoudre des problèmes avérés, capacité à gérer un grand volume de travail d’une manière efficace et dans les délais impartis ; capacité à établir des priorités et à planifier, coordonner et faire le suivi de son (propre) travail ; capacité à travailler sous pression, avec des délais contraignants, et à gérer plusieurs projets / activités en parallèle.
Travail d’équipe et respect de la diversité : aptitude à travailler efficacement avec les autres secteurs/unités au sein de l’organisation ; capacité avérée à établir et à maintenir des partenariats efficaces ainsi que des rapports de travail harmonieux dans un environnement multiculturel et multi-ethnique avec sensibilité et respect de la diversité et de
Communication: compétences interpersonnelles confirmées; bonnes compétences en communication orale et écrite, y compris la capacité d’écrire des rapports clairs et concis; capacité à effectuer des présentations, à formuler de manière claire et précise différentes options; capacité à faire des recommandations et à les défendre; capacité à communiquer et à faire preuve d’empathie avec le personnel (y compris le personnel national), le personnel militaire, les volontaires, les homologues et les interlocuteurs locaux issus de milieux très divers; capacité à garder son sang-froid et à rester serviable avec le personnel, tout en étant objectif, sans montrer d’intérêt personnel; capacité à transférer des informations et des connaissances à un large éventail de groupes cibles;
Flexibilité, adaptabilité, capacité et volonté de travailler dans les environnements difficiles, éloignés et potentiellement dangereux pour de longues périodes, impliquant des conditions de vie difficiles et peu de confort, et notamment de fréquents déplacements au sein de la zone d’opérations ; disponibilité à être déployé(e) /transféré à d’autres lieux d’affectation dans la zone d’opérations, si nécessaire ;
Adhésion manifeste aux principes d’engagement volontaire, incluant la solidarité, la compassion, la réciprocité et l’autonomie ; ainsi qu’aux valeurs fondamentales de l’ONU.
Driving license: No Competencies values:
Accountability, Client Orientation, Commitment and Motivation, Professionalism
