Finance Associate Service Communs
Bamako (Mali)
Organization: UNDP – United Nations Development Programme
Location: Bamako (Mali)
Grade: GS-6, General Service – No need for Higher Education – Locally recruited position – Administrative support
Occupational Groups:
Operations and Administrations
Banking and Finance
Administrative support
Closing Date: 2020-02-20
SAVE JOB
Background
L’équipe pays des Nations Unies au Mali (UNCT) sous le leadership du Coordonnateur Résident conjugue ses efforts pour mettre en place un programme intégré dans le cadre de son mandat d’appui au Gouvernement et aux populations pour le développement du Mali. L’ensemble des agences qui en font partie mettent en communs leurs activités opérationnelles en vue d’assurer la qualité et l’efficience par la réduction des coûts de transactions et l’harmonisation et la simplification des procédures, notamment à travers l’élaboration et la mise en œuvre du Business Operations Strategy BOS 2.0.
Les Services Communs des Nations Unies au Mali sont mis en œuvre dans ce cadre, afin d’assurer l’optimisation et la mutualisation des gains et avantages qualitatifs et la réduction et la partage des charges. Ceci, à travers une efficacité et efficience de gestion déléguée à l’Agence, Fonds ou Programmes des Nations désignée Lead, et implémenté par l’Equipe des Services Communs mis en place.
Duties and Responsibilities
Appui à la gestion et mise en œuvre des stratégies opérationnelles et adaptation des processus, en visant les résultats suivants :
Appui au suivi de la conformité des processus de travail, des rapports financiers, du classement des pièces justificatives et de l’application des recommandations des audits par rapport aux règles, aux politiques et aux stratégies du PNUD, ce qui permet la mise en place d’un cadre de contrôle interne efficace ;
Appui à la formulation de propositions visant l’amélioration dans la gestion des comptes
Contribution au développement de stratégies de réduction des coûts, en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau
Préparation des ententes sur la gestion des fonds du service commun, et suivi du versement des contributions.
Appui gestion des budgets administratifs et du système de recouvrement de coûts visant à atteindre les résultats suivants :
Appui à la planification des Budgets des Services Communs ;
Préparation des révisions des budgets des projets de services communs ;
Préparation de manière régulière des informations pertinentes sur l’état des ressources des services, en vue d’une bonne planification
Appui Suivi des contribution et préparation des états mensuels pour présentation à l’OMT/UNCT ;
Appui Suivi des budgets et ressources des services communs avec vérification des pièces justificatives ;
Préparation minutieuse des documents de support des paiements, rapports financiers des projets et des pièces justificatifs pour les paiements.
Maintenir un système de suivi/traçabilité des consommations et des dépenses effectuées pour le compte des agences en collaboration avec les services financiers du PNUD ;
Appui comptabilité et finances visant à obtenir les résultats suivants :
Collecte des données détaillées pour le plan de travail annuel des services communs ;
Vérification systématique des documents de support pour les paiements des services communs ;
S’assurer que les conditions et les modalités de paiement sont conformes au PO et au contrat pour les paiements avec PO
Actions correctives (APJV / GLJE) des vouchers avec budget insuffisant ou inexistant menées à temps.
Traitement des transactions, veiller à ce qu’elles soient correctement inscrites dans ATLAS, conformément au système de contrôle des dépenses internes ;
Transmission et suivi des vouchers pour approbation, émission des chèques et envoi en signature
Traitement des F10 pour les voyages des services communs ;
Vérification et suivi des paiements mis à la disposition de la Banque des services communs ;
Appui à l’élaboration des rapports financiers trimestriels et de fin d’exercice suivant le format adopté par l’OMT.
Appui à l’élaboration et la mise en œuvre du BOS
Contribution à l’élaboration et la mise en œuvre du BOS notamment pour ce qui concerne des analyses de données ;
Appui au suivi des indicateurs de performance des services communs et du BOS ;
Contribution à la mise à niveau et au partage des connaissances, visant à atteindre les résultats suivants :
Participation au réseau d’échange de connaissances et les bonnes pratiques en finances et services communs ;
Synthèse des bonnes pratiques et les leçons apprises aux finances et services communs;
Competencies
Compétences relatives à l’organisation
Niveau 1.1: Respect des normes éthiques de l’ONU
Démontre une intégrité en accord avec les valeurs et les normes éthiques de l’ONU
Fait preuve d’engagement/attachement à la mission, la vision et les valeurs du PNUD
Affiche une flexibilité et une adaptation aux différences liées à la culture, au genre, à la religion, à la race, à la nationalité et à l’âge.
Promotion des changements organisationnels et du développement
Niveau 1.2: Présentation des informations sur les meilleures pratiques dans les changements organisationnels
Aptitude à identifier les problèmes et à proposer des solutions
Elabore un processus pour appuyer les initiatives de changement
Compétences/Expertises
Niveau 1.1: Connaissance fondamentale du processus, des méthodes et des procédures
Capacité à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste
Possède les connaissances basiques des politiques organisationnelles et procédures de base liées au poste et les applique dans le travail
Identifie les nouvelles approches et les meilleures pratiques puis les intègre au travail
S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage
Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans sa mission
Aptitude à effectuer diverse tâche standard de nature spécialisée et non spécialisée et à traiter les travaux qui sont bien documentés enregistrés, ayant fait l’objet de recherche et de rapports.
Aptitude à réviser des données variées, à identifier et ajuster les différences, à identifier et résoudre les problèmes liés aux opérations.
Aptitude à effectuer un travail de nature confidentielle et traiter un grand volume de travail
Bonne connaissance des règlements relatifs aux Finances et du Guide de Gestion des Résultats, de la Comptabilité.
Maîtrise de l’outil informatique en général et d’un ERP en particulier
Apte à travailler en équipe : aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.
Suivi du programme de Certification des Finances
Utilisateur avancé du tableur MS Excel et bonne capacités rédactionnelles ;
Orientation vers le Client
Niveau 1.1: Entretien de bonnes relations avec les clients
Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes
Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais
Répond rapidement aux besoins des clients
Required Skills and Experience
Education/formation:
Un diplôme universitaire (minimum BAC+3) en Gestion des Affaires, Comptabilité ou Administration Publique est souhaité.
Un certificat professionnel en Finance serait un atouConnaissance des normes IPSAS sera un atout !
Expérience :
6 ans d’expérience avec les responsabilités progressives dans le domaine financier, et une connaissance spécialisée des politiques et procédures bancaires ;
Connaissance des systèmes comptables au niveau national ou international ;
Une bonne expérience en informatique et particulièrement connaissance des logiciels (MS Word, Excel -avancé-, etc.) et des tableurs et bases de données, expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion financière basés sur Internet, préférablement PeopleSoft.
Langue(s)
Maîtrise du français et une connaissance pratique de l’anglais.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Disclaimer
Important applicant information
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Applicant information about UNDP rosters
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Workforce diversity
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