Chargé de Programme Principal, Administration, Ressources Humaines & Finances ACCRA, GHANA Consultancy

Placé sous l’autorité du Président de l’ARREC, le/la titulaire du poste a pour tâches essentielles de planifier, de coordonner et de diriger l’administration, les ressources humaines, les finances et les services d’appui à l’institution.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

•        Assurer la planification, la coordination et le contrôle des activités de la Direction ;

•        Gérer l’organisation et la discipline du personnel, y compris la présence, la liste des congés, la rédaction du calendrier des tâches, le recrutement du personnel en liaison avec la Commission de la CEDEAO et le Conseil de réglementation de l’ARREC ;

•        Aider à la formulation, à la mise en œuvre et à la révision des politiques, procédures et décisions administratives de l’ARREC ;

•        Aider à la mise en œuvre du règlement financier et des procédures comptables de la CEDEAO ;

•        Gérer l’organisation des services postaux et de l’affranchissement de l’organisation ;

•        Assurer la préparation du budget de l’organisation ;

•        Assurer la gestion des fonds des donateurs et l’établissement de rapports ;

•        Assurer le bon déroulement des fonctions administratives courantes, y compris l’environnement de travail, l’espace, l’équipement et le système de recherche d’informations ;

•        Aider à identifier les besoins opérationnels, développer et soutenir la mise en œuvre du plan annuel de passation des marchés de l’organisation ;

•        Rassembler les contributions des différentes divisions de l’ARREC et élaborer le budget et le programme de travail, et assurer le suivi du budget et du programme de travail de l’unité ;

•        Contrôler les paiements aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services rendus ;

•        Coordonner l’expédition/le fret, les dédouanements et la préparation de tous les documents connexes ;

•        Superviser les autres membres du personnel de l’administration, des ressources humaines et des finances ;

•        Fournir des informations au personnel concernant les procédures, les processus et les pratiques de l’administration du bureau ;

•        Assurer la mise en œuvre de toutes les initiatives susceptibles de favoriser une gestion rationnelle des ressources matérielles et humaines (logistique et procédures);

•        Assurer la préparation de rapports objectifs, précis et cohérents en conformité avec les règles et règlements de la CEDEAO/ARREC ;

•        Soumettre au Président un rapport efficace des actions mises en œuvre et des résultats obtenus ;

•        Assurer la cohérence des actions et activités mises en œuvre avec les objectifs spécifiques de la Direction et les objectifs généraux de l’Institution ;

•        Définir les principales orientations des contrôles et des indicateurs à mettre en place, ainsi que le cadre des rapports au Conseil de l’ARREC ;

•        Conseiller le Président sur les questions relatives à l’aptitude du personnel devant être nommé, au bien-être et à la discipline et à d’autres types de mouvements de personnel ; assurer la gestion des relations avec le personnel, les tendances et évolutions dans les domaines des ressources matérielles, financières et humaines ;

•        Exécuter toute autre tâche pouvant lui être confiée par le superviseur.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

·         Être titulaire d’une Maitrise (ou équivalent) en Administration et Finances, en Administration des affaires, ou dans une discipline similaire d’une université reconnue.

·         Justifier de dix (10) années d’expérience professionnelle dans le domaine de l’approvisionnement, des ressources humaines, de l’administration, de la gestion des finances et des opérations budgétaires dans une organisation internationale ou multinationale, dont cinq (5) années à un poste d’encadrement ;

·         Avoir une bonne connaissance des réglementations et procédures financières de la CEDEAO et la capacité à les appliquer ;

·         Démontrer une aptitude avérée à fournir des conseils techniques dans plusieurs  domaines, notamment administratifs, financiers et comptables ;

·         Avoir une connaissance avérée dans le développement de réseaux pour soutenir les données financières.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes

PRINCIPALES COMPÉTENCES CONCERNANT LA CEDEAO

·         Avoir la capacité de diriger les programmes et projets qui lui sont confiés en fournissant l’expertise managériale et opérationnelle nécessaire à l’accomplissement de son mandat ;

·         Être en mesure de donner l’exemple et d’organiser le travail d’équipe de façon à encourager la coopération en vue d’atteindre les résultats visés, de défendre et de créer une dynamique de changement et de susciter l’engagement des employés ; élaborer et mettre en œuvre des contrôles internes pour le programme pilote afin de gérer les obstacles potentiels à la mise en œuvre ;

·         Veiller au respect scrupuleux de la hiérarchie ;

·         Posséder d’excellentes compétences en matière d’autogestion, faire preuve d’éthique et d’intégrité, de confidentialité et de respect des contrôles internes des règles, des délégations et de la transparence ;

·         Avoir la capacité de réunir des compétences/expertises complémentaires, à évaluer les contributions individuelles et à reconnaître/régler les réalisations et les lacunes de manière à assurer le succès continu de l’organisation ;

·         Posséder une bonne connaissance en matière de gestion des programmes, et un certificat en gestion des programmes.

•        Avoir la capacité de rechercher des points de référence et des tendances afin de formuler les meilleures recommandations pour le développement et l’amélioration des programmes/projets qui serviront au mieux la communauté/l’organisation ;

•        Posséder des compétences bien développées en matière de réseautage et de relations interpersonnelles pour rechercher des réactions, des informations et des données auprès d’un réseau de professionnels de plusieurs pays/secteurs/ organisations et pour identifier et hiérarchiser les besoins les plus cruciaux de la Communauté ;

•        Avoir la capacité de gérer et de coordonner les initiatives de gestion des clients et de formuler des recommandations ;

•        Avoir la capacité de développer et de mettre en œuvre les meilleures pratiques en matière de services à la clientèle ;

•        Être en mesure d’élaborer et de mettre en œuvre des plans, des programmes et des initiatives de gestion des acteurs afin d’obtenir l’adhésion à de nouvelles initiatives, de mieux comprendre les opinions divergentes, d’obtenir des ressources et d’accroître la perception de la réussite.

•        Faire preuve de diplomatie, de tact et de respect envers des personnes d’origines diverses, comprendre les diverses opinions culturelles, en particulier celles de l’Afrique de l’Ouest, et convertir la diversité en opportunités pour améliorer les résultats des programmes/opérations ;

•        Avoir la capacité de créer un environnement interactif diversifié et inclusif qui bénéficie de forces diverses rassemblant des pratiques innovantes ;

•        Avoir la capacité de demeurer objectif dans la gestion des conflits, indépendamment des différences culturelles/positions, des différences de sexe, et d’encourager les autres membres du personnel à surmonter les préjugés et les différences culturelles et de genre ;

•        Être en mesure d’intégrer les perspectives du genre et d’assurer la participation équitable des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail ;

•        Avoir la capacité de servir l’intérêt d’équipes, d’organisations, de communautés multinationales provenant de cultures diverses et de personnes handicapées sans préjugés ni parti pris.

•        Avoir une bonne compréhension de la structure organisationnelle de la CEDEAO, des dynamiques associées et des attentes requises pour collaborer, participer, contribuer et diriger efficacement ;

•        Avoir une bonne connaissance du mandat de la CEDEAO, du plan/des priorités stratégiques ainsi que de la situation et des tendances économiques, politiques et sociales dans les États membres, en ce qui concerne son propre domaine de travail ;

•        Avoir une bonne connaissance des meilleures pratiques de la CEDEAO, des approches de gestion de programmes et des techniques de recherche pour diriger et/ou contribuer au développement ou à l’évaluation de programmes, projets ou initiatives ;

•        Bien connaitre les règles et les procédures de la CEDEAO afin d’interpréter et d’appliquer à la lettre le texte des directives, de fournir des conseils techniques, d’encadrer les autres et d’évaluer les performances.

•        Avoir la capacité d’analyser une situation en utilisant des indicateurs pour évaluer les coûts, les avantages, les risques et les chances de succès, dans la prise de décisions ;

•        Pouvoir rassembler des informations provenant de différentes sources afin d’identifier la cause des problèmes, les conséquences des causes alternatives d’actions, les obstacles potentiels et les moyens d’éviter le problème à l’avenir ;

•        Avoir la capacité de décomposer des situations/informations très complexes en termes simples pour expliquer les recommandations et les conclusions afin de résoudre les problèmes ou d’améliorer les opérations/programmes/projets ;

•        Avoir la capacité d’acquérir de nouvelles connaissances sur les situations, d’appliquer des solutions innovantes aux problèmes et de concevoir de nouvelles méthodes pour résoudre les problèmes lorsque les méthodes et procédures établies sont inapplicables ou obsolètes.

•        Avoir la capacité de communiquer et de créer un impact, de façon claire et concise, succincte et organisée, afin de susciter la crédibilité et la confiance lors des présentations, de la définition des attentes et de l’explication de questions complexes;

•        Avoir la capacité d’écouter attentivement, d’interpréter correctement les messages des autres et d’y répondre de manière appropriée ;

•        Posséder des compétences en matière de rédaction et de révision techniques ;

•        Faire preuve d’écoute active pour encourager une collaboration plus étroite entre les membres de l’équipe, faire preuve d’attention, leur faire sentir qu’ils sont valorisés et susciter leur engagement dans toutes les institutions et agences;

•        Avoir la capacité de fournir un retour constructif d’informations, de reconnaître les lacunes et de motiver les subordonnés directs afin de les amener à travailler au mieux de leurs capacités ;

•        Avoir une parfaite maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC) ;

•        Avoir une bonne maîtrise de l’expression écrite et orale dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance pratique d’une autre langue serait un atout.

•        Justifier de compétences en matière d’organisation et de gestion de projets/programmes, et d’une expérience significative dans l’identification des délais, des objectifs, des coûts et des ressources nécessaires pour obtenir les résultats opérationnels, des programmes/projets conformément à l’approche de gestion axée sur les résultats ;

•        Avoir la capacité de fixer des objectifs et des buts efficaces pour soi-même, pour les autres et pour l’unité de travail et d’ajuster les priorités du travail ou du projet en fonction de l’évolution des circonstances ;

•        Avoir la capacité d’utiliser une approche participative dans la planification des projets et d’identifier toutes lacunes susceptibles d’affecter la réalisation des attentes du programme/projet, de concevoir et de mettre en œuvre les plans d’intervention nécessaires à la réalisation des tâches assignées ;

•        Être en mesure de mettre en œuvre des pratiques rigoureuses de suivi et évaluation et de concevoir des calendriers de rapports réguliers sur les principaux résultats ;

•        Avoir la capacité de planifier, d’organiser, de contrôler les ressources et de veiller au respect des politiques, procédures et protocoles pour atteindre des objectifs spécifiques.