MALI – RESPONSABLE SERA (H/F) – BAMAKO Consultancy

Date de prise de fonction souhaitée : ASAP
Durée de la mission : 6 mois (renouvelable 12 mois)
Localisation : Bamako

QUE FAISONS NOUS…

Solidarités International est présente au Mali depuis 2012 suite à la crise politico-militaire. Depuis lors, elle apporte une réponse complète (SAME, EHA et AME) aux populations victimes de la dégradation et la perte de leurs moyens d’existences suite aux chocs successifs. Le Nord du Mali fait régulièrement face à des crises diverses: pastorales et agricoles (2010, 2015, 2017-2018), climatiques (sécheresse de 2011, inondations et pluies dévastatrices de 2018), ou bien sécuritaires (2012 dans le nord avec une dégradation de la situation depuis 2015).

Solidarités International a 2 bases opérationnelles au Mali (Goundam, région de Tombouctou et Niono, région de Niono). Suite à l’exacerbation de cette crise, SI avait installé une base en 2012 dans la région de Kidal pour répondre aux besoins humanitaires des populations victimes du conflit de la zone. Depuis lors, SI a multiplié ses programmes d’intervention dans cette partie du Nord Mali, mais la base de Kidal a été récemment fermée. Plusieurs projets financés d’abord par UNICEF de 2012 en 2014 ont permis le développement de la mission, puis relayé par OFDA depuis 2015. Les bailleurs et projets ont étés diversifiés aujourd’hui avec FFP, SDC, CDCS, ECHO. Les objectifs principaux restent la lutte contre les maladies hydriques et la malnutrition pour les populations les plus vulnérables dont les déplacés internes.

La mission comprend une vingtaine d’expatriés et environ 130 staffs nationaux. La coordination se trouve à Bamako, avec une dizaine d’expatrié et une trentaine de staffs nationaux. Le poste de responsable SERA national est basé à Bamako.

DESCRIPTIF DU POSTE

Le Responsable SERA s’assure de la mise en œuvre de la stratégie Suivi, Evaluation, Redevabilité et Apprentissage (SERA) de SI par les membres de son équipe sur l’ensemble de la mission (entre 5 à 10 personnes en management hiérarchique ou fonctionnel entre la coordination et les bases). Il est également garant de la qualité de cette mise en œuvre.

• Il/elle est en charge de la supervision RH des équipes SERA en coordination et à Bamako
• Il/elle est en charge de la gestion et du suivi opérationnel des activités menées par les équipes SERA en coordination, à Bamako et sur les bases (lien fonctionnel avec les équipes SERA base) :
• Planification des activités S&E
• Définition des activités S&E à partir de la documentation projet et en collaboration avec les Responsables programmes et coordinateurs techniques (formalisation des plan S&E, kick-off meetings)
• Suivi de la cohérence des activités S&E avec les plans SERA par projets et la stratégie SERA mission
• Coordination avec les différents départements pour assurer l’anticipation, la préparation et le bon déroulement des activités S&E
• Suivi de l’avancement de chaque étape des activités S&E en collaboration avec les équipes SERA et les responsables programmes/Coordinateurs techniques
• De manière conjointe avec les responsables programmes et les coordinateurs techniques, il/elle est garant de la qualité et de la pertinence des activités S&E mises en œuvre par les équipes SERA sur la mission :
• Mise en place et/ou révision des outils de collecte et d’analyse de données
• Définition et/ou révision des méthodologies de collecte et d’analyse de données
• Révision des documents et rapports produits par les équipes SERA
• Il/elle est responsable de la gestion des données issues des activités S&E sous sa responsabilité et du suivi des indicateurs sous sa responsabilité ainsi que du reporting qui y est associé (APU, reporting bailleurs, reporting interne, etc.)
• Il/elle est en charge du renforcement de capacités et de l’accompagnement des équipes SERA afin de contribuer à la qualité globale des activités SERA ainsi qu’à l’autonomisation et la progression professionnelle des équipes SERA
• Il/elle apporte un support technique et méthodologique aux responsables programmes et coordinateurs techniques en ce qui concerne les activités de suivi programmatique, de ciblage, de diagnostic des besoins, d’analyse de données programmatiques, etc. si demandé
• Il/elle participe au processus d’apprentissage concernant les activités SERA avec la mise en place d’outils et le suivi de recommandations, de plan d’actions et de formations
• Il/elle participe au travail de capitalisation des activités SERA sur la mission en assurant le suivi de la documentation SERA sous sa responsabilité et l’archivage des documents
• Il/elle participe au travail de capitalisation programmatique en effectuant des sessions de restitution des analyses de données S&E auprès des équipes programmes et de coordination, en synthétisant les points d’attention et recommandations discutées, et en les formalisant lors des différents reporting, des kick-off meetings ou de la conception de nouveaux projets

Enjeux spécifiques

• Du fait de difficultés de recrutement sur le poste de coordinateur SERA, l’équipe n’a pas bénéficié d’un accompagnement d’assez long terme pour mettre en place un système fonctionnel et ne possédaient pas le leadership pour améliorer la collaboration avec les équipes programme. La priorité est donc d’apporter une stabilité au département en accompagnant les équipes à la mise en place de ce système et en le renforçant : bonne planification des activités afin de permettre une anticipation suffisante pour que le travail de préparation, révision, validation (SERA et programme). Il n’est pas recommandé d’essayé de développer d’autres aspects du travail SERA (mécanismes de plaintes, protection, etc.) tant que le système S&E ne sera pas bien en place, avec une équipe suffisamment staffée capable d’anticiper les activités et de les mettre en œuvre avec un niveau de qualité minimal.
• Les équipes SERA qui sont restées sans manager pendant de longues périodes sont dans l’attente d’un vrai accompagnement et d’une vraie formation continue. Le management et le renforcement de capacités occuperont une grande partie du temps du manager. L’objectif étant d’autonomiser l’équipe afin qu’elle soit mieux préparée en cas de nouveau gap dans le management. Ce support sera en particulier à apporter à l’adjoint aux données programmes qui a des difficultés à trouver sa place et définir son poste.
• Le dimensionnement RH de l’équipe SERA est limité comparé à la charge de travail. Un dimensionnement RH cible est à mettre en place pour renforcer l’équipe, cependant, un des enjeux du poste de responsable SERA en attendant la mise en place de ce dimensionnement sera d’écrire la charge de travail de chacun et de prioriser les activités sous responsabilité SERA et celles qui doivent rester sous le lead des programmes d’équipes.

Priorités pour les 2 premiers mois

• Compréhension du contexte, des projets, du fonctionnement des équipes programme / SERA et connaissance des cadres et outils mis en place précédemment:
• Assurer la mise à jour et le suivi de la planification des activités S&E
• Assurer le suivi des indicateurs, du reporting externe et de l’archivage des documents SERA
• Assurer une participation des programmes dans la planification et la préparation des activités S&E

Dans un deuxième temps, une fois le système SERA en place et fonctionnel, un travail de fond sur la qualité des activités sera à mener:

• Revoir les outils de collecte de données
• Améliorer la qualité des analyses et du reporting
• Anciennes équipes SERA aux méthodes de collecte de données et aux techniques de formation des enquêteurs
• Développer les sessions d’apprentissage (restitutions, ateliers de capitalisation, réunions de lancement) et leur formalisation (suivi des recommandations SERA et programme, rapports d’activités, etc.)

PROFIL DE VOTRE

Formation: Profil master ou équivalent en gestion de projet, sciences sociales, démographie, statistiques ou domaine connexe

Expériences professionnelles:

Expérience sur un poste de gestion est vivement souhaitée;

Expérience préalable dans l’évaluation et le suivi de projets est valorisée;

Expérience préalable dans la gestion de projets est valorisée;

Connaissance indispensable de l’humanitaire – acteurs en présence, mandats UN / ONG.

Techniques Compétences et connaissances:

Très bonne connaissance des outils de gestion de projet (cycle de projet, cadre logique, indicateurs SMART, proposition de projets, reporting, etc…)

Excellentes capacités de planification et d’organisation d’équipe

Maîtrise des méthodologies basiques d’enquête et de collecte de données quantitatives et qualitatives (randomisation, focus groupe) et de la collecte de données mobiles, encodage, traitement et analyses de données, etc.

Informatique: Pack Office notamment une excellente maîtrise d’Excel, maitrise de Kobo, connaissances de logiciels GIS est un plus, capacité d’apprentissage rapide de nouveaux logiciels

Capacités en transfert de compétences (formations / accompagnement) et en pédagogie

Excellentes aptitudes rédactionnelles (analyse, synthèse, orthographe, sens du détail et de la présentation)

Compréhension des enjeux du travail en remote

Qualités:

Flexibilité, réactivité, capacité d’adaptation et de résolution de problèmes (orientée solution)

Proactivité et autonomie, capacités de leadership envers son équipe et auprès des autres départements

Excellentes capacités à collaborer avec d’autres départements, esprit d’équipe

Capacité à travailler sous pression et à la polyvalence

Grand sens de l’organisation et capacité à planifier les activités et besoins logistiques, humains et financiers qui en découlent dans un contexte d’urgence

Sens des priorités et des responsabilités

Rigueur et exigence d’amélioration continue de la qualité des interventions

Langues :

Français première langue requis.

Anglais idéalement (nécessaire pour le reporting)

Langues maliennes sont un plus

SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES

Poste salarié : à partir de 2200 euros brut par mois (+10% de congès pays mensuels donc 2400 euros) selon expérience et Per Diem mensuel de 525 euros.
SI prend également en charge les frais d’hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission.

Couverture sociale : L’expatrié(e) bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre.

En cours de mission, une alternance travail – repos est assurée par des breaks prévus tous les trois mois. La politique de break vient d’être modifiée : désormais Solidarités vous offre tous les trois mois un repos de 7 jours ouvrés ainsi qu’une allocation de 850 USD. A ces repos réguliers, Solidarités ajoute un jour de repos additionnel par mois travaillé. Ces jours ainsi que les breaks sont offerts par SI et ne sont pas décomptés des congés payés versés tous les mois avec votre salaire.

CONDITIONS DE VIE :

Le poste de Grants Manager est basé à Bamako, l’accès aux bases de Niono et Goundam lui sera potentiellement restreint. Ces restrictions d’accès au terrain doivent être considérées dans l’appréhension du poste et son développement.

Le poste est basé à Bamako qui est un cadre agréable et facile à intégrer. Sur Bamako, SI possède une Guest House où les expatriés de la coordination habitent.

Les règles de sécurité (selon le contexte) permettent de se déplacer en taxi, certains lieux de sorties, certaines activités et certains évènements culturels à Bamako.