Les unites d’appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont ete mises en place dans l’organigramme pour un certain nombre de raisons, notamment: fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d’exercer pleinement leurs responsabilités dans l’environnement du GSM; garantir la conformite aux politiques, procedures, regles et reglements de regarder dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives, financiers, et d’opérations dans le cadre de la planification, la mise en Å“uvre, le suivi et l’évaluation de l’initiative SRHR dans le contexte d’un système de planification des ressources institutionnelles (ERP) .L’assistant (e) to program is place (e) sous autorite directe de l ‘
Sous la supervision directe de l’Administrateur chargé des Opérations, l’Assistant au Programme fournit un appui aux gestionnaires et aux membres du personnel dans la réalisation des objectifs ci-après: TACHES GENERALES- Rediger les correspondances générales et administratives sur initiative personnelle ou suivant les instructions reçues; finaliser les correspondances et rapports pour signature et autorisation; – Verifier que les courriers partent sont conformes aux normes linguistiques et grammaticales de contrôler avant de les soumettre pour signature et autorisation; – Proceder a analyse des courriers arrivés et des requetes en fonction des documents de base, des instructions, des politiques, des donnees precedentes, des informations recherchées en anticipation aux besoins du responsable de l’unite, ou bien les reaffecter de maniere sont adéquats; identifiant et mettre en exergue le courrier arrive et y joindre les documents de support / justificatifs et relever les points necessitant un prix d’action par le personnel professionnel en attirant leur attention sur les dossiers specifiques; – S’assurer que les rapports techniques et documents officiels sont en adéquation avec les standards, les statuts et les procédures de contrôler, les éditer et les corriger si nécessaire avant leur transmission pour signature et clairance au niveau de l’autonomie habilitée; – Se des outils appropries de recherche et de suivi et s’assurer que les dates cles et dates butoirs sont respectees et que les correspondances et requetes ont ete finalisees dans les delais. – Assurer la mise en Å“uvre des réquisitions relatives à la mise en Å“uvre du programme; – Faciliter la mise en Å“uvre des activités du programme et en assurer le suivi avec des rapports mensuels (DFC, DI…); – Organisateur des réunions du Programme conformement aux calendriers et besoins; préparateur les processus-verbaux et le suivi des points d’action pour assurer une réponse à temps aux demandes du programme; – Assurer un suivi regulier et efficace des activités du programme en liaison avec l’Administration du bureau pays avant leur soumission à la signature du Représentant GESTIONS DES REUNIONS- Arrangeur, coordonner et mener les preparatifs des reunions, seminaires, ateliers, comprenant l’envoi des lettres d’invitation, le calcul des couts et les demandes d’autorisation de voyages; assister à la préparation des documents, au dispatching du materiel et communiquer avec les participants et autres acteurs impliques; – Preparer les présentations en utilisant PowerPoint et autres logiciels sur initiative personnelle ou suivant les instructions recues; – Planifier les réunions hebdomadaires de l’équipe et les réunions ad hoc suivant le programme etabli et selon le besoin; prendre des notes et préparer les comptes rendus y afférents; – la documentation pour briefing et supports lors des réunions, séminaires, ateliers, etc. vérificateur leurs disponibilités et s’assurer qu ‘ Ils ont reçu les documents adéquats de briefing et de support.VOYAGES- En utilisant le système intégré de gestion administrative GSM / Oracle, préparateur des requetes de voyage pour les voyages officiels de suivi. Effectuer les réservations de vols et d’hôte, preparer les documents de voyage et operer d’autres arrangements connexes suivant la demande ou sur initiative personnelle.AUTRES TACHES- Assurer le suivi des approbations, réunions, voyages et autres activités prevues et executees- Servir de solution de recours en cas d’absence d’un membre de l’équipe occupant un poste similaire ou un autre poste au sein du bureau.
Essential: – Diplome de fin d’etudes secondaires ou equivalent dans un domaine administratif/technique, gestion ou commercial.- Formation aux taches de secretariat et/ou dans un domaine administratif relatif.
Desirable: Un diplome universitaire en gestion/comptabilite ou finances serait un avantage.
Essential: – Avoir au moins 05 ans d’experience averees a des postes administratifs. – Experience de la prise de notes, de la redaction de courriers officiels, proces-verbaux et rapports. Parfaite maitrise de la langue francaise, ecrite, lue et parlee. Maitrise du pack office
Desirable: Une experience a des postes d’appui administratif au sein de l’OMS ou systeme des Nations Unies serait un avantage. Une experience a l’utilisation du systeme Oracle ou d’autres systemes ERP serait un atout
Le/la titulaire du poste justifie d’une connaissance suffisante de l’utilisation des techniques bureautiques modernes et l’actualise grace a des cours internes, a la formation sur le tas ou a l’autoformation. Le/la titulaire du poste doit rester au fait de l’evolution des procedures, des pratiques, des regles, des reglements et de la structure organisationnelle au sein du departement, du Groupe organique et de l’OMS pour pouvoir renseigner les autres et expliquer les procedures.
Teamwork
Respecting and promoting individual and cultural differences
Communication
Producing results
Knowing and managing yourself
Essential: Expert knowledge of French.
Desirable: Intermediate knowledge of English.
WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XOF 10,371,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.
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