Org. Configuration et rapports
Ce poste est situé au sein de la Division des opérations et du plaidoyer du Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA), qui fait partie du Secrétariat des Nations Unies chargé de rassembler les acteurs humanitaires pour assurer une réponse cohérente aux situations d’urgence . OCHA s’assure également qu’il existe un cadre dans lequel chaque acteur peut contribuer aux efforts globaux de réponse. La mission d’OCHA est de mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et fondée sur des principes en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux afin d’atténuer les souffrances humaines lors de catastrophes et d’urgences; défendre les droits des personnes dans le besoin;
Cette offre d’emploi est en cours de publication pour le poste d’agent administratif, OCHA Mali. Le poste est situé au Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA) à Bamako, au Mali. Sous la supervision générale du chef de bureau, OCHA Mali, le responsable administratif rend compte au chef de bureau adjoint, OCHA Mali.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs délégués, l’agent administratif sera responsable des tâches suivantes:
I. BUDGET ET FINANCES:
• Préparer et réviser les plans de coûts conformément aux plans de travail et aux règles et réglementations financières et s’assurer que les coûts sont raisonnablement estimés. Préparer les demandes de fonds trimestrielles (autorisations financières) et surveiller les obligations et les dépenses par rapport aux autorisations financières conformément aux plans de coûts approuvés. Développer, mettre en œuvre et maintenir des contrôles internes pour surveiller et s’assurer que les ressources financières sont utilisées pour mettre en œuvre les activités conformément aux plans de travail et aux plans de coûts.
• Fournir des conseils aux unités fonctionnelles sur la responsabilité financière dans le cadre des responsabilités du programme et sur l’utilisation efficace des ressources du programme. Coordonner la production de rapports financiers pour le siège et les donateurs.
• Examiner et confirmer que les obligations ou décaissements proposés pour les biens et services dans le cadre d’accords avec des tiers sont raisonnables et conformes aux règles et règlements financiers des Nations Unies.
• Surveiller et suivre les rapports en suspens des ONG et des agences des Nations Unies pour les subventions et allocations accordées à des tiers. Gérer la petite caisse conformément aux procédures établies, tenir des registres et des reçus précis et complets de la petite caisse et s’assurer que les réapprovisionnements sont effectués en temps opportun. Préparer la paie du personnel national et assurer le suivi avec le PNUD des ordres de paiement mensuels du personnel international afin d’assurer les paiements en temps opportun. Vérifier les bons interservices (IOV) préparés par le PNUD pour confirmer l’exactitude des comptes et permettre le rapprochement avec le système comptable d’OCHA. Assurer la bonne gestion des biens de bureau, y compris la tenue de l’inventaire, la vérification physique des biens et l’élimination des biens. Fournir les informations nécessaires pour répondre aux observations / constatations d’audit.
• Fournir des conseils et un leadership au personnel débutant.
II. ADMINISTRATION GÉNÉRALE:
• En collaboration avec le bureau local du PNUD, coordonner les actions liées au recrutement et à l’administration du personnel national. Fournir des conseils sur les exigences du système d’évaluation des performances et maintenir un système de suivi de la conformité.
• Tenir à jour des dossiers personnels confidentiels, en veillant à ce que les informations soient complètes et mises à jour. Veiller à ce que le personnel qui se sépare finalise les formalités dans le pays avant son départ. Veiller à ce que les heures et les présences du personnel soient correctement enregistrées, vérifiées et soumises en temps opportun au PNUD pour le personnel national et au Bureau exécutif, pour le personnel international.
• Soutenir l’achat de biens par l’intermédiaire du PNUD ou du Siège et veiller à ce que les procédures appropriées soient dûment suivies. Vérifier la réception des biens et services, s’assurer que les spécifications, l’état et les quantités des biens sont corrects et que la paperasse est complète et correctement classée.
• Contrôler et gérer les équipements (élimination, inventaire, rapports NEP / inventaire et gestion de flotte).
• S’assurer que l’administration générale des locaux communs et des accords de service est effectuée conformément aux modèles standard d’OCHA.
• En collaboration avec le Département de la sûreté et de la sécurité (DSS) et le chef du bureau extérieur d’OCHA, aider à assurer la conformité aux normes minimales de sécurité opérationnelle (MOSS) pour les véhicules, les bureaux et les locaux d’habitation. Veiller à ce que les locaux du bureau soient bien entretenus et dotés de services communs.
• Superviser l’identification des besoins en bureautique et la maintenance de l’équipement, des logiciels et des systèmes. Assurer un niveau adéquat de fournitures de bureau et maintenir un système d’attribution et de suivi des fournitures de bureau. Superviser et / ou préparer les autorisations de voyage, en veillant à ce que les justifications, les coûts et les approbations appropriés soient en place. Vérifiez les demandes de remboursement soumises pour règlement et suivez les paiements en souffrance.
• Maintenir un système de classement central; assurer une utilisation cohérente et un archivage approprié des documents officiels administratifs, financiers et de ressources humaines. Représenter OCHA lors de réunions sur des questions administratives telles que les échelles salariales nationales, les services communs, les locaux, etc. Superviser régulièrement le personnel administratif national, en assurant le soutien et le mentorat.
• Effectuer d’autres tâches et / ou affectations au besoin.
Compétences
• Professionnalisme: compétence technique et expérience avérée de l’administration générale, l’accent étant mis sur les activités financières, et bonne connaissance des règles et règlements financiers des Nations Unies ainsi que des pratiques comptables; bonne compréhension de l’administration générale et de la gestion des ressources humaines; compétence en soutien administratif pour les activités sur le terrain. Solide expérience du travail organisationnel et de la planification des coûts avec la capacité d’établir des priorités et de planifier, coordonner et surveiller son propre plan de travail et ceux sous la supervision; capacité à identifier les activités prioritaires et à les ajuster. Service proactif du personnel et des autres clients pour proposer des solutions appropriées. Prend la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
• Planification et organisation: élabore des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues; identifie les activités et affectations prioritaires; ajuste les priorités au besoin; alloue le temps et les ressources nécessaires pour mener à bien les travaux; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification; surveille et ajuste les plans et les actions au besoin; utilise le temps efficacement.
• Responsabilité: assume toutes les responsabilités et honore les engagements; fournit des produits dont on a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits; fonctionne dans le respect des règles et règles d’organisation; soutient les subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des affectations déléguées; assume personnellement la responsabilité de ses propres lacunes et de celles de l’unité de travail, le cas échéant.
• Orientation client: considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des «clients» et cherche à voir les choses du point de vue des clients; établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes; tient les clients informés de l’avancement ou des échecs des projets; respecte le calendrier de livraison des produits ou services au client.
Éducation
Diplôme universitaire du niveau de la maîtrise ou équivalent en administration des affaires ou en administration publique, en finance, en comptabilité, en droit ou dans un domaine connexe. Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à deux années supplémentaires d’expérience qualifiante peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.
L’expérience professionnelle
Un minimum de cinq (5) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines de l’administration, des finances, de la comptabilité, de la gestion des ressources humaines ou dans un autre domaine connexe est requis.
Une expérience de terrain dans les situations d’urgence est souhaitable.
Une expérience au sein du système commun des Nations Unies dans le traitement des questions financières est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise du français et de l’anglais est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
Avis spécial
Ce poste est financé pour une période limitée d’un an. La prolongation du mandat est subordonnée à la prolongation du mandat et à la disponibilité des fonds.
Les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et à leur affectation. Dans ce contexte, tous les membres du personnel sont censés passer périodiquement à de nouvelles fonctions dans leur carrière conformément aux règles et procédures établies.
Le Secrétariat de l’ONU s’est engagé à parvenir à un équilibre entre les sexes à 50/50 au sein de son personnel. Les candidates sont vivement encouragées à postuler pour ce poste.
Un dossier impeccable d’intégrité et de normes d’éthique professionnelle est essentiel.
Considérations des Nations Unies
Selon le paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes normes d’efficacité, de compétence et d’intégrité. Les candidats ne seront pas considérés pour un emploi auprès des Nations Unies s’ils ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, de l’exploitation sexuelle, des abus sexuels ou du harcèlement sexuel, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’ils ont été impliqué dans la commission de l’un de ces actes. Le terme «exploitation sexuelle» désigne tout abus réel ou tenté d’une position de vulnérabilité, de pouvoir différentiel ou de confiance, à des fins sexuelles, y compris, mais sans s’y limiter, tirer profit financièrement, socialement ou politiquement de l’exploitation sexuelle d’autrui. Le terme «abus sexuel» désigne l’intrusion physique réelle ou menacée de nature sexuelle, que ce soit par la force ou dans des conditions inégales ou coercitives. Le terme «harcèlement sexuel» désigne toute conduite indésirable de nature sexuelle dont on pourrait raisonnablement s’attendre à ce que ou percevoir qu’elle cause une offense ou une humiliation, lorsqu’une telle conduite interfère avec le travail, devient une condition d’emploi ou crée un travail intimidant, hostile ou offensant. l’environnement, et lorsque la gravité du comportement justifie la fin de la relation de travail de l’agresseur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent pas être considérés pour un emploi. Le terme «harcèlement sexuel» désigne toute conduite indésirable de nature sexuelle dont on pourrait raisonnablement s’attendre à ce que ou percevoir qu’elle cause une offense ou une humiliation, lorsqu’une telle conduite interfère avec le travail, devient une condition d’emploi ou crée un travail intimidant, hostile ou offensant. l’environnement, et lorsque la gravité du comportement justifie la fin de la relation de travail de l’agresseur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent pas être considérés pour un emploi. Le terme «harcèlement sexuel» désigne toute conduite indésirable de nature sexuelle dont on pourrait raisonnablement s’attendre à ce que ou percevoir qu’elle cause une offense ou une humiliation, lorsqu’une telle conduite interfère avec le travail, devient une condition d’emploi ou crée un travail intimidant, hostile ou offensant. l’environnement, et lorsque la gravité du comportement justifie la fin de la relation de travail de l’agresseur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent pas être considérés pour un emploi. et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l’agresseur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent pas être considérés pour un emploi. et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l’agresseur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent pas être considérés pour un emploi.
Il sera dûment tenu compte de l’importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible. L’Organisation des Nations Unies n’impose aucune restriction à l’éligibilité des hommes et des femmes à participer à quelque titre que ce soit et dans des conditions d’égalité à ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat des Nations Unies est un environnement non fumeur.
La considération primordiale lors de la nomination, du transfert ou de la promotion du personnel est la nécessité de garantir les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre de nomination, les fonctionnaires des Nations Unies sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et sont affectés par celui-ci à toute activité ou à tout bureau de l’Organisation des Nations Unies conformément à l’article 1.2 c) de l’article 1.2 c). Dans ce contexte, tous les fonctionnaires recrutés sur le plan international sont tenus de se déplacer périodiquement pour s’acquitter de nouvelles fonctions dans ou entre les lieux d’affectation dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne, inspira. Pour des conseils plus détaillés, les candidats peuvent se référer au Manuel du candidat, accessible en cliquant sur l’hyperlien «Manuels» en haut à droite de la page d’accueil du titulaire de compte inspira.
L’évaluation des candidats sera menée sur la base des informations soumises dans la candidature selon les critères d’évaluation de l’offre d’emploi et les législations internes applicables des Nations Unies, y compris la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et règlement du personnel, publications administratives et directives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications conformément aux instructions fournies dans inspira pour être pris en compte pour l’offre d’emploi actuelle. Aucun amendement, ajout, suppression, révision ou modification ne sera apporté aux demandes qui ont été soumises. Les candidats sérieusement envisagés pour la sélection seront soumis à une vérification des références afin de vérifier les informations fournies dans la candidature.
Les offres d’emploi publiées sur le portail des carrières seront supprimées à 23 h 59 (heure de New York) à la date limite.
Pas de frais
LES NATIONS UNIES NE FACTURENT AUCUN FRAIS À TOUT ÉTAPE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DEMANDE, RÉUNION D’ENTREVUE, TRAITEMENT OU FORMATION). LES NATIONS UNIES NE SE CONCERNENT PAS LES INFORMATIONS SUR LES COMPTES BANCAIRES DES DEMANDEURS.
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