Operations Manager (requires fluent French, good working knowledge of English) Full Time

DIRECTEUR DES OPÉRATIONS

Poste basé à Ouagadougou, Burkina Faso

A propos de l’ONG INSO, Organisation internationale de sécurité des ONG

Fondée en 2011, International NGO Safety Organization (INSO) est une organisation non gouvernementale internationale qui apporte aux travailleurs humanitaires un appui en matière de sécurité en établissant des plaques-formes de coordination de la sécurité dans des contextes insécurisés. INSO fournit aux ONG inscrites une gamme de services gratuits, y compris le suivi des incidents en temps réel, les rapports analytiques, les données et la cartographie liée à la sécurité, le soutien dans la gestion de crise, les orientations du personnel et de la sécurité formation.

Les services INSO aident les ONG dans leurs responsabilités générales en matière de gestion des risques et à améliorer leurs connaissances de leurs contextes d’intervention dans le but de baser leurs décisions d’accès humanitaire sur les données factuelles. A partir d’une start-up innovante, INSO est devenue dans une décennie une ONG mondialement reconnue et un élément clé du système de coordination de la sécurité humanitaire.
A ce jour, INSO fournit un soutien quotidien à plus de 1 000 ONG dans 14 pays et a acquis une solide réputation de performance, de principes et de professionnalisme. Depuis avril 2019, INSO est enregistré aux Pays-Bas avec son siège à La Haye, ville internationale de la paix et de la justice.

La mission INSO au Burkina Faso

INSO Burkina Faso a démarré fin 2018 et a lancé ses services complets en 2019. INSO Burkina Faso fournit des services pour améliorer l’acheminement de l’aide humanitaire et préserver la sécurité du personnel humanitaire, à plus de 150 ONG burkinabés et internationales qui fournissent une assistance humanitaire aux populations défavorisées au Burkina Faso.

INSO Burkina Faso couvre à présent l’ensemble du territoire burkinabé. Nous recherchons actuellement une personne compétente et expérimentée pour rejoindre notre équipe en tant qu’Operations Manager, basé(e) à Ouagadougou.

Aperçu du poste

Le poste d’Operations Manager offre une opportunité unique de travailler avec une équipe soudée, multiculturelle, dynamique et rigoureuse dans un effort global visant à améliorer l’accès humanitaire, en offrant des informations/alertes, des analyses contextuelles et des conseils de sécurité à la communauté ONG dans le pays. Le/la candidat(e) retenu(e) doit avoir une solide expérience dans la gestion opérationnelle d’un bureau pays, comportant plusieurs bases sur le terrain. La personne retenue doit faire preuve d’engagement pour la poursuite d’un développement réussi d’INSO au Burkina Faso, avec des compétences personnelles reconnues.

Sous la responsabilité et la supervision directe du Directeur Pays, et sous la supervision et les conseils techniques du Directeur des Opérations basé au siège d’INSO, l’Operations Manager dirige le Département Operations (RH, Admin, Log) d’INSO Burkina Faso et est responsable de la bonne exécution de toutes les fonctions Opérations et Supports au sein du bureau pays.

L’Operations Manager assure la fourniture efficace et dans les temps impartis des services de fonctions supports et d’assistance aux équipes du programme INSO Burkina Faso, en conformité avec les procédures internes d’INSO ainsi que celles des bailleurs de fonds du programme INSO au Burkina Faso. L’Operations Manager veille à ce que tous les documents juridiques et réglementaires soient déposés en temps opportun des autorités nationales au nom d’INSO. L’Operations Manager gère l’ensemble des tâches relatives à la gestion des lieux de travail (bureau de coordination nationale, bases et antennes terrain) et des lieux de vie (chambres d’hôtes) pour le bureau pays d’INSO. L’Operation Manager assure de manière efficace et rigoureuse la coordination des activités d’entretien et de bonne gestion des biens d’INSO Burkina Faso, incluant la gestion du parc de gardiens et des chauffeurs, la sécurité quotidienne des bâtiments et la gestion associée des gardiens, ainsi que le nettoyage quotidien des bâtiments. L’Operations Manager coordonne et supervise la bonne préparation et gestion des achats ainsi que la gestion logistique d’INSO au Burkina Faso, en totale conformité des procédures d’approvisionnement et d’achats d’INSO et des exigences budgétaires, de la manière la plus efficace et la plus efficace possible. En étroite collaboration avec le Directeur Pays, le Directeur Adjoint et les différents Conseillers en Sécurité par zones, l’Operations Manager agit comme point de contact principal du bureau pays pour la sûreté et la sécurité du personnel INSO Burkina Faso. ainsi que le nettoyage quotidien des bâtiments. L’Operations Manager coordonne et supervise la bonne préparation et gestion des achats ainsi que la gestion logistique d’INSO au Burkina Faso, en totale conformité des procédures d’approvisionnement et d’achats d’INSO et des exigences budgétaires, de la manière la plus efficace et la plus efficace possible. En étroite collaboration avec le Directeur Pays, le Directeur Adjoint et les différents Conseillers en Sécurité par zones, l’Operations Manager agit comme point de contact principal du bureau pays pour la sûreté et la sécurité du personnel INSO Burkina Faso. ainsi que le nettoyage quotidien des bâtiments. L’Operations Manager coordonne et supervise la bonne préparation et gestion des achats ainsi que la gestion logistique d’INSO au Burkina Faso, en totale conformité des procédures d’approvisionnement et d’achats d’INSO et des exigences budgétaires, de la manière la plus efficace et la plus efficace possible. En étroite collaboration avec le Directeur Pays, le Directeur Adjoint et les différents Conseillers en Sécurité par zones, l’Operations Manager agit comme point de contact principal du bureau pays pour la sûreté et la sécurité du personnel INSO Burkina Faso. en totale conformité des procédures d’approvisionnement et d’achats d’INSO et des exigences budgétaires, de la manière la plus efficace et la plus efficace possible. En étroite collaboration avec le Directeur Pays, le Directeur Adjoint et les différents Conseillers en Sécurité par zones, l’Operations Manager agit comme point de contact principal du bureau pays pour la sûreté et la sécurité du personnel INSO Burkina Faso. en totale conformité des procédures d’approvisionnement et d’achats d’INSO et des exigences budgétaires, de la manière la plus efficace et la plus efficace possible. En étroite collaboration avec le Directeur Pays, le Directeur Adjoint et les différents Conseillers en Sécurité par zones, l’Operations Manager agit comme point de contact principal du bureau pays pour la sûreté et la sécurité du personnel INSO Burkina Faso.

Responsabilités principales

En lien avec la sûreté et la sécurité du personnel d’INSO

* Il/elle s’assure que les mises à jour des Plan de Sécurité Pays et par zones, ainsi que les évaluations des risques de sécurité, sont faites dans les temps impartis

* Il/elle s’assure de l’adéquation et de la validation des protocoles COVID-19 selon l’évolution du contexte sanitaire, ainsi que de sa diffusion au sein des équipes INSO Burkina Faso et de sa stricte mise en application

* Il/elle sert de point de contact principal avec le Global Safety Manager, basé au siège d’INSO, en ce qui concerne les avancées et la communication des conclusions et recommandations de l’audit de sécurité

* Il/elle s’assure que les mises à jour des Plan de Sécurité Pays et par zones ainsi que les évaluations des risques de sécurité sont faites dans les temps impartis

* Il/elle s’assure de la mise en place des normes et procédures concernant la gestion des extincteurs, des kits de survie et des kits de secours

* Il/elle planifie, coordonne et anime des séances d’information-sensibilisation régulières au personnel d’INSO

* Il/elle s’assure que les mesures appropriées sont prises pour protéger les installations et les véhicules d’INSO suivant les procédures de sécurité et de protection internes

* Il/elle informe des mises à jour des politiques de sécurité aux conducteurs et aux gardiens

* Il/elle oriente et forme les nouveaux employés sur le plan de gestion de la sécurité du pays, y compris les rôles et responsabilités en matière de sécurité et de sûreté.

En lien avec la Gestion des Ressources Humaines

* En lien avec ses responsabilité sen lien avec la sureté et sécurité du personnel, il/elle s’assure que le personnel travaille dans de bonnes conditions (Duty of Care)

* Il/elle est responsable de la bonne gestion des processus de recrutement du personnel INSO (local et international) dans le pays, en s’assurant de leur entière conformité avec les règles et procédures d’INSO, ainsi que des réglementations nationales

* Il/elle mène la réflexion pour l’amélioration des conditions RH du personnel national d’INSO dans le pays, incluant la politique de renforcement des capacités

* Il/elle vérifie l’évolution du droit du travail dans le pays, et propose les modifications des règles internes adéquates au Directeur Pays

* Il/elle planifie et coordonne l’induction des nouveaux employés INSO (nationaux et internationaux)

* Il/elle coordonne et assure le suivi de l’évaluation des performances des employés au niveau national

* Il/elle supervise les éventuels conflits internes relatifs aux ressources humaines et coordonne la gestion des plaintes ou doléances, et propose la prise de mesures de discipline adéquates au Directeur Pays

* Il/elle tient à jour les dossiers de congés des employés (nationaux et internationaux) et veille à la bonne planification et au bon usage des congés (+ R&R pour les expatriés)

* Il/elle coordonne la préparation et soumission des feuilles de présence mensuelles et des fiches de paie, et s’assure des paiements/déductions d’impôts, ainsi que les mises à jour des inscriptions à l’assurance du personnel national et les paiements médicaux relatifs, conformément à la loi

* Il/elle fournit un soutien au monitoring des demandes de vérifications internes et externes

* Il/elle agit en tant que point focal dans la gestion des ressources projets dans le pays (RH et autres domaines opérationnels) et reste le point focal pour toutes les demandes RH émanant du terrain ou de la direction

* Il/elle tient régulièrement à jour les dossiers du personnel des bureaux de pays (nationaux et internationaux)

* Il/elle assiste le siège d’INSO pour collecter et surveiller les KPI et les autres données relatives à la gestion des RH et à leur rendement.

En lien avec les aspects légaux, administratifs et de conformité

* Il/elle s’assure que l’enregistrement légal d’INSO dans le pays reste à jour et que les documents juridiques et réglementaires sont déposés en temps opportun auprès des autorités nationales compétentes

* Il/elle développe et supervise les systèmes de contrôle pour prévenir ou traiter les violations des directives juridiques et des politiques internes, et évaluer l’efficacité des contrôles pour les améliorer continuellement

* Il/elle suggère des révisions de procédures et des rapports pour identifier les risques cachés ou risques de non-conformité

* Il/elle est en charge d’obtenir des visas, des permis de travail et de résidence au besoin, au nom du personnel d’INSO

* Il/elle coordonne avec le département RH du siège d’INSO tous les déploiements/visites du personnel international (vols, visa, hébergement)

* Il/elle contrôle le respect des codes fiscaux nationaux et veille au respect des exigences légales locales en matière de rapports annuels exigés par les autorités

* Il/elle tient un registre des conseillers professionnels dans le pays (juridique/légal/conseil/etc.)

En lien avec la gestion des installations et des biens INSO

* Il/elle gère l’ensemble des tâches de gestion des infrastructures, équipements, matériels et consommables d’INSO en veillant à la fourniture efficace de services fonctionnels et de soutien, y compris la résolution rapide des problèmes

* Il/elle s’assure de la maintenance préventive des équipements et des réparations des équipements et matériels défectueux

* Il/elle tient à jour la liste des opérations d’entretien et de maintenance dans tous les bâtiments d’INSO Burkina Faso, guesthouses comprises

* Il/elle prépare et coordonne la signature et la bonne mise en œuvre des contrats des bâtiments hébergeant INSO (professionnel et guesthouses) avec les fournisseurs (bureaux, services publics, véhicules, sécurité, etc.), les propriétaires et les prestataires.

* Il/elle coordonne les plannings des chauffeurs et gardiens, conformément au Code du Travail et dans le respect des conditions de travail

* Il/elle équipe et entretient toutes les installations, les équipements et les véhicules d’INSO conformément à la norme requise

* Il/elle établit et supervise les registres centraux des actifs pour les bureaux pays et veille à la mise en œuvre complète et au respect de toutes les réglementations en matière de gestion des actifs

En lien avec l’approvisionnement et la logistique

* Il/elle met en œuvre et se conforme pleinement à toutes les réglementations en matière d’approvisionnement et de logistique applicables à INSO et à ses bailleurs de fonds

* Il/elle veille à ce que le personnel INSO soit au courant de leurs rôles et responsabilités en matière d’approvisionnement

* Il/elle supervise la mise en œuvre complète des processus d’approvisionnement décrites dans les règlements internes et les procédures opérationnelles d’INSO

* Il/elle applique tous les contrôles nécessaires pour prévenir de la fraude et de la corruption, et documente et informe le Directeur Pays en cas de suspicions

* Il/elle tient à jour les dossiers d’approvisionnement conformément à la politique d’INSO

* Il/elle gère les contrats et les relations avec les fournisseurs, sous-traitants et prestataires de services

* Il/elle mène régulièrement des enquêtes sur le marché local pour les biens et services et s’assure que la liste des fournisseurs et d’autres bases de données est à jour

* Il/elle contribue à la production des rapports aux bailleurs dans le domaine de la gestion des actifs, de la logistique et de l’approvisionnement

* Il/elle supervise la gestion des véhicules de l’INSO

* Il/elle dirige le suivi et la vérification des achats logistiques et de l’approvisionnement

* Il/elle s’assure de la bonne mise à jour des inventaires.

Cette liste n’est pas exhaustive et peut être modifiée selon les besoins et priorités de la mission, et en concertation ou demandes du Directeur Pays.

En fonction des besoins identifiés, les responsabilités de l’Operations Manager incluent le renforcement des capacités internes en termes de gestion opérationnelle des ressources d’INSO Burkina Faso, d’ouverture de bases ou d’antennes terrain, de rédaction et d’application stricte des procédures, etc.

Sur demande du responsable hiérarchique, l’Operations Manager peut être amené à assurer l’intérim d’une position cadre en cas d’absence de postes (congés et/ou position vacantes).

Exigences du poste

• Minimum de 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine des Services Support (Log, Admin, RH)
• Au moins 2 années d’expérience avec une ONG ou avec une organisation internationale
• Expérience ou connaissance préalable en logistique et en approvisionnement
• Français courant, dont une très bonne expression écrite
• Bon niveau d’anglais écrit et parlé
• Niveau Licence Universitaire, dans un domaine relatif au poste recherche et auprès d’un établissement universitaire reconnu
• Maîtrise de MS Office (Word, Excel et PowerPoint)

Caractéristiques souhaitées

• Bonne compréhension des exigences bailleurs (ECHO, USAID BHA, UKAid FCDO, etc.)
• Bonne connaissance du mandat et des services d’INSO
• Bonne connaissance et adhésion aux principes humanitaires et au DIH
• Expérience préalable dans un poste similaire dans un pays de la zone Sahel
• Expérience dans l’ouverture d’un bureau terrain ONG
• Parcours professionnel qui reflète une expérience dans les domaines de la sécurité humanitaire ou de l’accès humanitaire
• Expérience en renforcement de capacité et formation du personnel

Compétences personnelles clés

Forte motivation et engagement dans la poursuite du programme INSO

Excellentes capacités managériales

Esprit stratégique et très forte capacité à résoudre les problèmes

Forte attention au souci du détail, à la rigueur et à la réalisation de taches de qualité

Capacité à gérer de multiples priorités et à respecter les échéances

Bonne capacité d’écoute et de communication

Esprit d’équipe et excellentes aptitudes relationnelles

Termes et Conditions

Contrat de 12 mois, basé à Ouagadougou. Salaire mensuel de 4 550 € + 4 jours calendaires de congés annuels par mois travaillé + 7 jours de R&R tous les 3 mois avec indemnité de 1 250 € + hébergement + couverture médicale globale (sauf USA) + assurance-vie compris

Politique de protection et recrutement

INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillons au respect strict du Code de Conduite INSO et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.

À ce titre, les pratiques de recrutement suivantes seront appliquées :

* Toute offre d’emploi sera conditionnée à la réception d’au moins 02 références professionnelles satisfaisantes

* INSO interrogera les candidats sur tout intervalle de temps significatif entre différents postes ou des changements fréquents d’employeur et d’adresse

* Toutes les qualifications essentielles, les accréditations professionnelles ainsi que les adhésions seront vérifiées

* Le candidat retenu devra fournir une preuve d’identité valide (passeport, carte d’identité)

* Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures INSO en termes de politique de protection (code de conduite, dénonciation, etc.)

* Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.