Deux (2) Responsables Administration Projet – Ngouri – TCHAD / Nzérékoré – GUINEE – H/F Full Time

ALIMA, l’ONG médicale internationale à visage humain, qui met au cœur de son modèle, la co-construction des projets et des parcours professionnels

L’ESPRIT ALIMA :  La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à traverser des actions à rechercher sur la proximité, l’innovation et l Alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de  l’éthique  médicale universelle et environnementale. Pour accéder aux patients, nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action inscrits au sein de notre CHARTE :

1. Le patient d’abord
2. Révolutionner la médecine humanitaire
3. Responsabilité et liberté
4. Améliorer la qualité de nos actions
5. Faire confiance
6. L’intelligence collective
7. La responsabilité environnementale

ALIMA  promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolérance zéro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face à des faits de violence supposés ou avérés. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :

● Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;

● Signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à un(e) supérieur(e), à ​​un(e) référent(e).

SOIGNER – INNOVER – ENSEMBLE : Depuis sa création ALIMA a soigné plus 7 millions de patients, et déploie de aujourd’hui ses opérations dans 12 pays d’Afrique. En 2020, nous avons développé 67 projets de réponse humanitaire pour répondre aux besoins de populations médicales provoqués par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 357 structures de santé (dont 45 hôpitaux et 312 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONG locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques,

L’ÉQUIPE ALIMA : Plus de 2000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement reçues en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures d’accès au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONG médicales BEFEN, A ATE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud, Mauritanie, Sénégal.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Dengue), Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, santé mentale, …

Lieux de mission : Ngouri au Tchad – Nzérékoré en Guinée

Le.la RAP a pour objectif général d’assurer la gestion des ressources humaines et des ressources financières du projet conformément aux obligations légales et aux politiques, standards et procédures ALIMA et de ses bailleurs de fonds.

Il·Elle est responsable d’une part, d’organiser la gestion administrative du personnel (national et international) et d’en superviser la gestion qualitative, et d’autre part, de décliner, valoriser et gérer les moyens financiers nécessaires à la mise en œuvre des décisions opérationnelles.

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Il·Elle rend compte au Coordinateur ou à la Coordinatrice Projet (responsable hiérarchique) et au Coordinateur ou à la Coordinatrice des Finances et des RH (responsable technique).

Il·Elle encadre des assistants administratifs des terrains ainsi que les agents de ménage et cuisiniers.

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 2 : Le ou la titulaire du poste occupera un poste “réglementé” (comptable, avocat, juriste, cadre juridique,etc) ; Par conséquent, la vérification du casier judiciaire sera nécessaire.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

Dans ses différents domaines d’intervention le ou la RAP devra s’assurer :

● du respect des règles et procédures ALIMA décidées pour le pays

● de la bonne organisation fonctionnelle des ressources sur ses terrains

● du suivi de l’utilisation des moyens (dépenses et engagements)

● de l’adéquation en nombre, compétences et affectations des RH administratives

● d’appuyer, encadrer son équipe **1. Comptabilité

Objectif : Le Responsable Administration Projet est le garant de l’application des règles de sécurité des fonds, du respect des procédures et de la lisibilité des dépenses sur sa base.

● Mise en œuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers).

● Suivi des affectations comptables (codes comptables, projets, codes bailleurs).

● Gestion des caisses et banques de son projet

● Enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant), classement des pièces comptables, réalisation de la clôture terrain mensuelle, et envoi mensuel des pièces comptables en coordination.

Réception des comptabilités corrigées par la capitale, analyse des écarts, actions correctives. 2.Gestion de la trésorerie

Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement du projet

● Suivi des soldes bancaires, caisses et coffre sur le projet

● Connaissance du circuit d’approvisionnement, analyse des risques financiers

● Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle.

● Proposition des soldes minimum nécessaires sur chaque caisse et banque du projet.

● Assurer les mesures de sécurité des mouvements de fonds et ajuster si nécessaire en fonction du contexte. 3.Gestion générale des moyens

Objectif : Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources matérielles.

● Gestion administrative des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance, assurance…).

● Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour son terrain.

● Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.).

● En lien avec les responsables d’activités, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources afin de garantir l’utilisation des fonds conformément aux contrats de financement et aux mesures correctives proposées.

● Tient à jour l’archivage administratif du projet. 4.Gestion budgétaire

● Récolte de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources

● Participation, sous la responsabilité du Coordinateur ou de la Coordinatrice Finances et RH et du Coordinateur ou de la Coordinatrice Terrain, à la mise en forme et la traduction budgétaire des éléments de gestion de ressources

● Analyse, en lien avec le Coordinateur ou la Coordinatrice Terrain, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH.

● Elaborer le prévisionnel de son projet par contrat de financement et suivre, Alerter le Coordinateur ou la Coordinatrice en cas de Gap 5.Gestion administrative du personnel

c. Paie et cotisations sociales

● Est responsable de la paie mensuelle des salariés de son ou ses projets

● Est responsable de la mise à jour des dossiers du personnel et de leur archivage électronique

● Veille, sous la responsabilité du coordinateur ou de la coordinatrice Finances et RH à la diffusion des documents de référence RH au personnel et en assure le respect des principes (règlement intérieur, politiques RH incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles)

● Assure les états et déclarations des impôts et des cotisations CNPS ainsi que le paiement dans le délai.

d. Contrats de travail et suivi

● Assure le suivi les congés annuels du personnel de son ou ses projets

● Assure le suivi de tous les événements administratifs (congés de circonstance, etc)

c. Recrutement

● Est le garant du suivi des procédures de recrutement sur le projet

● Elabore le plan de recrutement de sa base et assure le partage avec la coordination

● Assure la partie RH et administrative des recrutements de ses projets selon la politique de recrutement ALIMA en vigueur, faire appel au coordinateur ou à la coordinatrice RH en cas de doute ou blocage

● Participe aux entretiens des collaborateurs de niveau 1 à 8 (entretien RH)

6.Gestion qualitative du personnel

a.Composition des équipes

● Assure la mise à jour régulière des organigrammes et est force de proposition dans les réorganisations éventuelles

● Aide à la réalisation des descriptions de postes et s’assure de leur mise à jour par les responsables d’équipes

b.Bilans individuels

● Rappelle au responsable d’équipe au moins 3 mois avant la fin de contrat de faire un bilan avec le collaborateur

● S’assure que le document de support utilisé pour le bilan est le dernier partagé par la coordination

● S’assure que chaque employé dispose d’un POP signé par toutes les parties

● S’assure que chaque employé dispose d’un PDP à jour

● Participe à l’élaboration d’un plan de formation de son projet

● Est responsable de l’organisation et du suivi du plan de formation sur le projet c.Communication interne et représentation du personnel

● Diffuse l’information au personnel sur l’association et la mission

● Organise des réunions du personnel

● Participe à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les coordinateurs.trices projets, les responsables d’équipes et le coordinateur ou la coordinatrice RH

7. Mise en œuvre des mesures de protection contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles:

● Participe aux formations et aux séances de sensibilisation

● Applique les standards relatifs à la prévention des abus

● Assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus

● Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur

Cette description de tâches n’est pas exhaustive et peut être modifiée en fonction de l’évolution de la mission.

EXPERIENCES ET COMPETENCES

Formation :

● Diplôme d’études supérieures en administration, en gestion financière et/ou en gestion des ressources humaines souhaité

● Parfaite maîtrise du package MS Office, en particulier Excel et bonne maitrise de SAGA et Homère

Expériences :

● Expérience d’au moins 2 ans sur un poste similaire avec un même volume d’activité (budget d’au moins 1M€)

● Expérience dans un contexte d’intervention humanitaire médical

● Expérience en termes de gestion d’équipe et de développement du personnel

Qualités du candidat

● Intégrité professionnelle

● Capacité d’analyse, d’organisation et d’écoute

● Sens critique et force de proposition

● Rigueur, autonomie et curiosité

● Flexibilité et gestion du stress

● Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels

Langues

● Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable

● L’anglais est un atout

CONDITIONS

● Durée et type de contrat : CDD de droit français – 6 mois avec possibilité de prolongation

● Prise de poste : IMMÉDIATEMENT

● Salaire : Selon expérience + Per diem

ALIMA prend en charge :

-les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission

• les frais d’hébergement
• 2,08 jours de congés par mois
• per diem journalier
• la couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de mission pour l’employé et ses ayants droits
• la politique de break tous les 3 mois (pour 6 mois de mission)
• l’évacuation pour l’employé