Les unités d’appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont ete mises en place dans l’organigramme pour fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d’exercer pleinement leurs responsabilités dans l’environnement du GSM et de garantir la conformité aux politiques, procédures, règles et règlements dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financières, dans le contexte d’un système de planification des ressources institutionnelles (ERP).
réorienter les visiteurs et les personnes qui appellent en cas de besoin ;- Diffuser les informations sur les procédures administratives aupres du personnel des Services généraux au sein de l’équipe/du département et aider le personnel respectant les procédures administratives de l’OMS. CORRESPONDANCE- Initier les projets de correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou conformité aux instructions ; finaliser les correspondances/les rapports pour signature/approbation ;- Verifier que le courrier sortant est presente conformement aux styles de l’OMS et du departement et verifier la Langue, la grammaire et l’exactitude avant soumission pour approbation et signature ;- Analyzer les correspondances et les demandes recues a la lumiere de la documentation de base, des Instructions, des politiques et des précédents, rechercher, obtenir et joindre des informations contextuelles en prévision des besoins du fonctionnaire responsable, ou les réorienter le cas echeant ; identifier et mettre en évidence le documents entrants et joindre des informations contextuelles et identifier les domaines necessitant une action de la part du personnel professionnel, en attirant leur attention sur des points spécifiques ;- Veiller a ce que les rapports et les documents techniques soient conformes aux normes, aux regles, aux pratiques et aux procedures de l’OMS, et les reviser et les corriger si necessaire avant leur soumission pour approbation et/ou signature a l’autorite competente ;- Utiliser des outils de suivi appropries, suivre et surveiller a ce que les echeances et les delais soient respectes, et que la correspondance et les demandes reçoivent une réponse en temps opportun.GESTION DE L’INFORMATION- En etroite collaboration avec les autres membres du personnel d’appui, creer et/ou maintenir les systèmes de classement ; revue permanente du système de classement afin que l’information soit actualisée et utilisée de facon efficace et efficiente ; internet) selon les besoins ;- Coordonner la compilation des documents techniques demandes aupres du personnel professionnel et fournis par celui-ci, afin de s’assurer qu’ils sont compilés, presentes et regroupés de facon logique pour faciliter le travail du Representant.ADMINISTRATION DES REUNIONS- Organisateur, préparer et conduire la préparation administrative des réunions, des séminaires, des ateliers, y compris la préparation des plans d’activités dans le GSM/Oracle, des lettres d’invitation, des devis et des demandes de voyage ; assistant à la préparation des documents; distribuer le materiel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquees ;- Preparer les presentations a l’aide de PowerPoint et d’autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d’instructions ;- Programmer les reunions d’equipe /de service, en fonction du calendrier et des besoins ; dresser le proces-verbal et faire le suivi des points necessitant des actions afin d’assurer une réponse rapide aux demandes de l’OMS et la préparation du compte rendu.
Essentielle : Fin d’études secondaires suiviesune formation de gestion administrative ouéquivalente.
Souhaitable : Une formation dans les taches de secrétariat et/ou dans un domaine administratif est souhaitable.
Essentielle : Au moins 8 années d’expérience dans une institution publique ou privée reconnue
Souhaitable : Expérience dans les activités liées à la gestion administrative des bureaux. Une expérience dans des postes d’appui administratif au sein de l’OMS ou dans une autre agence des Nations Unies et dans l’utilisation des systèmes bases sur Oracle ou un autre système similaire à un ERP est un atout.
Le titulaire du poste devra faire preuve de maitrise et actualiser ses connaissances dans l’utilisation des technologies modernes de bureautique par le biais de formations internes, sur le tas ou l’auto-formation. Il/elle se tient au courant des changements dans les procedures et les pratiques, regles et reglements, l’organigramme, dans le departement, le groupe organique et l’OMS, afin d’etre en mesure d’informer les autres et expliquer les procedures.
Teamwork
Respecting and promoting individual and cultural differences
Communication
Producing results
Knowing and managing yourself
Essential: Expert knowledge of French. Intermediate knowledge of Langue locale.
Desirable: Intermediate knowledge of English.
WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XAF 11,368,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.
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