Coordinateur / Coordinatrice logistique itinérant(e) – RDC

A propos du poste : Il s’agit d’un poste de 12 mois avec des conditions non accompagnées basé à Kalemie, province du Tanganyika, RDC avec un salaire de grade 4 compris entre 44 133€ et 49 038€ par an. Le poste nécessite au moins 50% de déplacements sur le terrain.

Vous rendrez compte au directeur des systèmes et travaillerez en étroite collaboration avec les coordinateurs de zone, les gestionnaires de base et gérerez techniquement l’équipe logistique en RDC.

Nous aimerions que vous commenciez le plus tôt possible.

Votre objectif : Le coordinateur logistique sera responsable de la gestion et de la coordination des activités logistiques en RDC et renforcera les compétences de gestion et de planification de l’équipe. Le titulaire du poste dirigera également l’amélioration continue des systèmes logistiques en place et les modifiera si nécessaire. Il/elle fournira un soutien logistique efficace et opportun à tous les programmes en ce qui concerne les achats, la gestion des stocks, les actifs, les locaux, la gestion de la flotte et les communications. Il/elle sera également chargé(e) d’anticiper les besoins et de mettre en place des processus logistiques qui faciliteront le fonctionnement de chaque secteur logistique, en particulier la gestion de la flotte, le suivi des stocks et l’optimisation des achats.

Vous serez responsable de :

Gestion des approvisionnements

• Soutenir la gestion et le suivi des commandes de projets dans la feuille de suivi des demandes d’approvisionnement (SR). Veiller à ce que le dossier soit à jour, précis et détenu par les utilisateurs.
• Contribuer au développement d’une chaîne d’approvisionnement efficace et efficiente ; tenir à jour une base de données des fournisseurs locaux et des prix des biens et services fréquemment requis. Effectuer des examens approfondis des fournisseurs et du marché et maintenir une liste de fournisseurs préférés.
• Assurer la coordination des achats entre les différentes bases en RDC.
• Gestion des appels d’offres pour les contrats cadres et les gros achats pour les programmes.
• Soutenir les équipes de programme dans le développement des plans d’achat, et faire une revue trimestrielle de tous les plans d’achat.
• Organiser, planifier et prioriser les besoins en approvisionnement des projets.
• S’assurer que les coordinateurs de zone et les responsables de base de chaque zone établissent des contrats-cadres et qu’ils sont renouvelés à temps.
• Vérifier les processus et les dossiers d’approvisionnement lors des visites des bases, former et conseiller sur la meilleure façon de s’approvisionner dans les délais.

Gestion des entrepôts

• Soutenir la gestion efficace de l’entrepôt conformément aux directives de Concern.
• Soutenir la sécurité des stocks par la mise en œuvre de contrôles efficaces et effectuer des contrôles ponctuels dans les entrepôts lors des visites sur le terrain. S’assurer que les magasiniers sont équipés de ce dont ils ont besoin pour faire leur travail et que les locaux des stocks sont adaptés. Anticiper les gros besoins.
• Soumettez des rapports de stock précis et en temps voulu.
• Renforcer les capacités du personnel et les processus de gestion des entrepôts.
• Enquêter sur tous les écarts de stock et fournir un rapport sur la procédure et les conclusions.
• Organiser l’élimination des anciens stocks et actifs.
• Assurer la qualité de la documentation pour la gestion des stocks : stocks séparés par soutien/programmes et par projet, bonne utilisation de toutes les informations des modèles, bon suivi des réceptions et des libérations.
• Former le magasinier aux bonnes pratiques de gestion des stocks, en visitant systématiquement les stocks et en assurant des inventaires réguliers, notamment à la fin des programmes.
• Contribuer à l’amélioration du suivi des stocks entre les bases, en s’assurant que les stocks en transit sont correctement identifiés et localisés.

Gestion des actifs, informatique et communications

• Assurer la maintenance régulière des équipements de communication en liaison avec le directeur des systèmes et le coordinateur informatique.
• Former le personnel à l’utilisation des équipements de communication et aux protocoles de communication.
• S’assurer que le registre des immobilisations de la RDC (FAR) est mis à jour et vérifié tous les trimestres et en faire une copie au directeur des systèmes (SD).
• S’assurer que toutes les procédures et tous les documents relatifs à la gestion des actifs, conformément au manuel logistique de Concern, sont en place et respectés.
• S’assurer que les actifs sont gardés en sécurité avec des contrôles physiques en accord avec le Manuel de logistique.
• S’assurer que les certificats de donation avec la signature du bénéficiaire sont obtenus et classés pour tous les biens et équipements donnés aux bénéficiaires/groupes partenaires ou reçus des donateurs.
• S’assurer que tous les équipements de communication requis et disponibles sont installés et fonctionnent : HF, VHF, satellite, réseau mobile, etc. et fonctionnent correctement.

Rapports

• Examiner les rapports logistiques mensuels de toutes les bases et les partager avec le directeur des systèmes.

Transport

• S’assurer qu’un système robuste d’entretien des véhicules est en place et que les travaux d’entretien sont bien documentés. Suivre de près l’entretien de la flotte.
• Assurer une flotte de transport bien entretenue et fonctionnelle pour les besoins du personnel et du matériel, y compris l’attribution des véhicules en RDC. Anticiper les besoins et analyser les problèmes.
• Examiner les rapports mensuels de transport et surveiller la consommation de carburant.
• Contrôler l’entretien des véhicules de Concern par des prestataires de services externes.
• Assurer la formation des chauffeurs et mettre en place un mécanisme de gestion des performances pour les inciter à prendre soin de la flotte.
• Proposer des solutions à moyen/long terme pour les bases où les véhicules font défaut de manière répétée, proposer une réorganisation de l’affectation des véhicules afin de favoriser les activités sur le terrain.

Renforcement et gestion des capacités

• Accorder une attention particulière à la formation des stagiaires du département logistique.
• Se rendre sur le terrain pour organiser des formations sur les systèmes, par exemple sur la logistique, les achats, le transport, etc.
• Avec l’aide du directeur des systèmes, développer et déployer des outils et des modèles de rapports.
• Identifier les opportunités de formation pour le personnel logistique.
• Revoir l’initiation à la logistique pour les nouveaux arrivants et l’organiser dans la mesure du possible.
• Assurer la gestion technique et le leadership stratégique de l’équipe logistique de Concern DRC.

Autres fonctions :

• Participer aux initiatives de planification stratégique au niveau du pays et à d’autres tâches déterminées par la hiérarchie.
• Adhérer pleinement aux engagements et aux règles de la politique de protection des participants aux programmes et du code de conduite (P4 et CoC) de Concern, y compris le respect de la confidentialité.
• Prendre des mesures actives pour traiter les questions d’égalité, notamment en ce qui concerne le genre.
• Entreprendre tout autre travail pertinent et raisonnable à la demande du responsable hiérarchique.
• Participer activement à la stratégie d’intégration de la dimension de genre dans le programme et les opérations.
• Assurer la liaison avec le conseiller logistique régional pour mettre en œuvre les bonnes pratiques trouvées dans la région francophone.
• Couvrir des postes sur le terrain selon les besoins

Vos compétences et votre expérience seront les suivantes :

Essentiel :

• Diplôme primaire en logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement, gestion ou une discipline pertinente,
• Au moins 3 ans d’expérience en systèmes/logistique, avec une expérience de gestion, dont au moins deux ans de travail à l’étranger avec une ONG ; expérience en logistique/achat/transport/gestion de flotte ; expérience en gestion de magasins.
• Capacité avérée à rédiger des rapports
• Excellentes compétences en communication en français, tant à l’écrit qu’à l’oral.
• Solides compétences en communication, en résolution de problèmes et en analyse. Capacité à établir des priorités et à gérer une charge de travail diverse et lourde.
• Compétences avérées en matière d’analyse, de planification et de gestion du temps
• Bon esprit d’équipe, flexible et capable de travailler avec une équipe multinationale de pays.
• Sensibilité politique et culturelle
• Passion et investissement personnel pour la qualité du travail, volonté d’en faire plus.
• Capacité et volonté de vivre dans des conditions sommaires pendant de longues périodes.
• Excellentes compétences informatiques, notamment Microsoft Word et Excel.

Souhaitable :

• Diplôme en mécanique ou en gestion de flotte/expérience solide.
• 2 ans d’expérience dans un rôle de gestion
• Personnalité extravertie avec d’excellentes aptitudes à la formation
• Capacité à travailler sous pression pour respecter des délais serrés
• Expérience de travail ou de vie dans un environnement peu sûr.
• Le kiswahili ou l’anglais serait un avantage. **
  Concern Worldwide est une organisation humanitaire internationale non gouvernementale basée en Irlande qui se consacre à la réduction des souffrances et à l’élimination définitive de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. **

Roving Logistics Coordinator

About the role: This is a 12 month role with unaccompanied terms based in Kalemie, Tanganyika province, DRC with a salary of Grade 4 of €44,133 to €49,038 per year. The position requires at least 50% travel to the field.

You will report to the Systems Director and work closely with Area Coordinators, Base Managers and technically manage the Logistics Team in DRC.

We would like you to start as soon as possible.

Your purpose: The Logistics Coordinator will be responsible for managing and coordinating the logistics activities in the DRC and will enhance the managerial and planning skills of the team. The position holder will also lead the continuous improvement of the logistics systems that are in place and amending as necessary. He/she will provide effective and timely logistics support to all programs in relation to procurement, stock management, assets, premises, fleet management and communications. He/she will also be responsible for anticipating needs and put in place logistical processes that will ease the function of every logistical area, in particular Fleet Management, stock tracking, and procurement optimisation.

You will be responsible for:

Supply management

• Support the management and tracking of project orders in the Supply Request (SR) tracking sheet. Ensuring the file is up to date, precise and owned by users.
• Assist in developing an efficient and effective supply chain; keep an updated database of local suppliers and prices of frequently needed goods and services. Carry out extensive supplier and market reviews and maintain a preferred supplier list.
• Ensure the coordination of procurement between the different bases in DRC.
• Management of tendering for framework contracts and big procurement for programmes.
• Support programme teams in the development of procurement plans, and do a quarterly review of all procurement plans
• Organize, plan and prioritise project supply needs.
• Make sure that the Area Coordinators and Base Managers of each area establish framework contracts and that they are renewed on time.
• Check the processes and procurement files when visiting bases, training and counselling on best way to procure on time

Warehouse Management

• Support effective warehouse management in accordance with the Concern guidelines.
• Support the security of stock through the implementation of effective controls and do spot checks in warehouses during field visits. Ensure storekeepers are equipped with what they need to do their job and that the stocks premises are adapted. Anticipate big needs.
• Submit timely and accurate stock reports.
• Strengthen staff capacity and warehouse management processes.
• Investigate all stock discrepancies and provide a report of the procedure and findings.
• Organize disposal of old stock and assets
• Ensure the quality of documentation for stock management: stock separated by support/programmes and per project, good use of all the information of the templates, good tracking of receptions and releases
• Train storekeeper on good practice for stock management, systematically visiting stock and ensuring regular inventories, particularly at the end of programmes.
• Input on the improvement of stock tracking between bases, ensuring stock in transit is correctly identified and located.

Asset management, IT and Communications

• Support regular maintenance of communication equipment in liaison with the Systems Director and the IT coordinator.
• Train staff on use of communication equipment and communication protocols.
• Ensure that the DRC Fixed Asset Register (FAR) is updated and verified quarterly and copied to the Systems Director (SD).
• Ensure that all procedures and documents pertaining to Asset Management as per the Concern Logistics Manual are in place and being followed.
• To ensure assets are safe guarded with physical checks in line with the Logistics Manual.
• Ensure donation certificates with recipient’s signature are obtained and filed for all assets and equipment donated to beneficiaries/partner groups or received from Donors.
• Ensure all required and available communication equipment are installed and working: HF, VHF, Satellite, mobile network, etc. and functioning properly.

Reporting

• Review monthly logistics reports from all bases and share with the Systems Director

Transport

• Ensure a robust vehicle maintenance system is in place and that maintenance works are property documented. Closely follow up on the maintenance of the fleet.
• Ensure well-maintained and functional transport fleet for staff and material needs, including vehicle allocation in DRC. Anticipating needs and analysing problems.
• Review monthly transport reports and monitor fuel consumption.
• Monitor the maintenance conducted on Concern vehicles by external service providers.
• Ensure training of drivers and putting in place a performance management mechanism to incitate them to take care of the fleet.
• Propose mid/long term solutions for bases where vehicle repeatedly lack, propose reorganisation of vehicles affectation in order to favour field activities.

Capacity building and management

• Give a special attention to the training of interns in the logistics department.
• Travel to field locations to conduct Systems trainings e.g. on logistics, procurement, transport etc.
• With the assistance of the Systems Director, develop and roll out reporting tools and templates.
• Identify training opportunities for the logistics staff.
• Review the logistics induction for new comers and conduct it whenever possible.
• Provide technical line management and strategic leadership for the Concern DRC logistics team.

Other Duties:

• Participate in country-level strategic planning initiatives and other duties as determined by line management.
• Adhere fully to the commitments and rules of Concern’s Programme Participant Protection Policy and Code of Conduct (P4 and CoC), including the respect of confidentiality.
• Take active measures to address equality issues, particularly relating to gender.
• Undertake any other relevant and reasonable work as requested by line manager.
• Actively participate in the gender mainstreaming strategy within the programme and operations
• Liaise with regional logistics advisor to implement good practices found in the Francophone region.
• Cover for positions in the field as required

Your skills and experience will include:

Essential:

• Primary degree in logistics, supply chain management, management or a relevant discipline,
• At least 3 years’ Systems/Logistics experience, with management experience, of which at least two years’ working overseas with an NGO; Logistics/Procurement/Transport/fleet management experience; stores management experience
• Proven ability in report writing
• Excellent communication skills in French, both written and verbal
• Strong communication, problem solving and analytical skills. Able to prioritize and handle a diverse and heavy workload.
• Proven analytical, planning and time management skills
• Good team player, flexible and capable of working with a multinational country team
• Politically and culturally sensitive
• Passion and self-investment for the quality of work, will to go the extra mile
• Ability and willingness to live in basic conditions for long periods of time
• Excellent computer skills, including Microsoft Word and Excel.

Desirable:

• Mechanical or Fleet Management degree/strong experience
• 2 years’ experience in management role
• Outgoing personality with excellent training skills
• Ability to work under pressure to meet tight deadlines
• Experience of working/living in an insecure environment
• Kiswahili or English would be an advantage