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L'ASSOCIATION ALIMA
L'ESPRIT D'ALIMA : ALIMA a pour mission de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans discrimination fondée sur l'identité, la religion ou les opinions politiques, grâce à des actions de proximité, d'innovation et d'alliance entre organisations et individus. Nous agissons avec humanité et impartialité, conformément à l'éthique médicale universelle. Afin d'accéder aux patients, nous nous engageons à agir de manière neutre et indépendante.
Notre CHARTE définit les VALEURS et PRINCIPES de notre action :
Donner la priorité au patient
Révolutionner la médecine humanitaire
Responsabilité et liberté
Améliorer la qualité de nos actions
Faire confiance
Intelligence collective
Responsabilité environnementale
ALIMA promeut et défend les principes des droits fondamentaux de l’homme. ALIMA applique une politique de tolérance zéro à l’égard des personnes coupables d’actes de violence sexuelle et de genre, ainsi qu’à l’égard de l’inaction face à des actes de violence présumés ou avérés. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toutes les personnes collaborant avec ALIMA s’engagent à :
Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles dont la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;
Signaler toute violation des politiques, documents-cadres et procédures à un supérieur, à un référent
SOIGNER – INNOVER – ENSEMBLE : Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 13 millions de patients et intervient aujourd’hui dans 12 pays africains, notamment en Haïti où elle a étendu son action à l’urgence sanitaire. En 2022, nous avons mis en œuvre 62 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins des populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. Ces projets sont menés en appui aux autorités nationales, à travers près de 511 structures de santé. Dans la mesure du possible, nous collaborons avec des ONG locales afin que nos patients bénéficient de l’expertise la plus pertinente et la plus efficace, que ce soit dans leur pays ou à l’étranger. Par ailleurs, pour améliorer notre action humanitaire, nous menons des projets de recherche opérationnelle et clinique, en particulier dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres hémorragiques virales.
L'ÉQUIPE D'ALIMA : plus de 2000 4 personnes travaillent actuellement pour ALIMA. Les équipes de terrain, au plus près des patients, sont soutenues par des équipes de coordination généralement basées dans les capitales des pays. Ces dernières bénéficient du soutien des quatre équipes de permanence et de l'équipe d'urgence et d'ouverture, basées au siège opérationnel de Dakar, au Sénégal. Les équipes de Paris et de New York s'emploient activement à collecter des fonds et à représenter ALIMA. Le reste du réseau ALIMA comprend des personnes et des équipes partenaires travaillant pour le compte d'autres organisations telles que les ONG médicales BEFEN, ALERT Health, SOS Médecins/KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI et INSERM, les universités de Bordeaux et de Copenhague, l'ONG internationale Solidarité et bien d'autres.
PAYS OÙ NOUS TRAVAILLONS : Mali, Burkina Faso, République centrafricaine, Nigéria, Niger, Tchad, République démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan, Mauritanie, Éthiopie, Haïti.
NOTRE TRAVAIL COUVRE : la malnutrition, la santé maternelle, les soins de santé primaires, la pédiatrie, le paludisme, les épidémies (Ebola, choléra, rougeole, dengue, fièvre de Lassa), l'hospitalisation, les urgences, la violence sexiste, l'ouverture/la fermeture.
ALIMA AU SOUDAN
Depuis 2021, ALIMA est présente au Soudan où elle mène des projets dans les États du Kordofan du Sud et de Khartoum afin de répondre aux besoins urgents en matière de santé et de nutrition des populations touchées par le conflit et la pandémie de COVID-19. En 20222, ALIMA, en coordination avec le ministère de la Santé, est intervenue dans deux localités du Kordofan du Sud, apportant son soutien aux services de maternité et de pédiatrie de l'hôpital universitaire de Kadugli, à deux centres de soins de santé primaires et à des cliniques mobiles, notamment une clinique mobile d'intervention rapide pour faire face à l'afflux de personnes déplacées au camp de déplacés de la gare routière de Kadugli. ALIMA a également renforcé les capacités de prise en charge optimale des cas graves de COVID-19 en améliorant l'accès à l'oxygène médical à l'hôpital universitaire Al Shaab, un établissement spécialisé de 350 lits désigné comme centre de traitement de la COVID-19 à Khartoum. ALIMA a installé une unité de production d'oxygène par adsorption modulée en pression (PSA) fournissant de l'oxygène médical directement au bloc opératoire et aux services d'hospitalisation. Par ailleurs, ALIMA a dispensé des formations au personnel du ministère de la Santé sur l'oxygénothérapie pour une prise en charge optimale des cas et sur la maintenance préventive et curative des principaux équipements biomédicaux.
Depuis l'escalade du conflit en avril 2023, ALIMA répond aux besoins urgents en matière de santé et de nutrition au Kordofan du Sud et est en train de mettre en place un nouveau projet au Darfour du Nord. ALIMA prévoit d'intensifier son intervention d'urgence face à l'afflux de personnes déplacées à El Fasher, au Darfour du Nord, en soutenant les structures de soins de santé primaires dans les camps de déplacés, un centre de stabilisation nutritionnelle et des cliniques mobiles. Au Kordofan du Sud, ALIMA continue de fournir des soins de santé vitaux à l'hôpital universitaire de Kaduli, dans deux centres de soins de santé primaires et par le biais de cliniques mobiles. En 2023, ALIMA mettra en œuvre des actions nutritionnelles supplémentaires en établissant des programmes thérapeutiques ambulatoires (PTA) pour traiter la malnutrition aiguë sévère dans tous les établissements de santé soutenus.
Les principales activités à venir consisteront en :
À court terme:
Appui aux opérations dans le cadre de la stratégie RH pour l’ouverture du projet au Darfour Nord ;
Organiser le recrutement pour la mission et mettre en place une structure qui réponde aux besoins de la mission et des projets ;
À moyen et long terme
Identifier les besoins en matière de développement des ressources humaines et aider les gestionnaires à diriger leurs équipes en mettant en œuvre des outils de performance professionnels.
Pour FINRHCO, les priorités seront les suivantes :
Recrutement du personnel national
Élaboration/mise à jour des règlements internes
Mise en œuvre des outils et politiques RH
lancer la révision de la grille salariale
Mise en œuvre d'outils et de procédures financières
Lieu de la mission : Sur place, avec déplacements fréquents sur les zones du projet.
PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ
Niveau 3 : Dans le cadre de ses fonctions, le titulaire visitera des programmes et entrera en contact avec des enfants et/ou des adultes vulnérables. Par conséquent, une vérification de casier judiciaire ou un certificat de bonne moralité sera exigé. Dans les situations où un casier judiciaire ou une référence de caractère n'est pas disponible, une déclaration de bonnes mœurs sera requise.
LIENS FONCTIONNELS ET HIÉRARCHIQUES
Il/elle rapporte au Chef de Mission (responsable hiérarchique).
Il/elle réfère techniquement au Desk Finance pour les questions financières et au Desk RH pour les questions RH.
Il/elle encadre des administrateurs, des superviseurs et des administrateurs adjoints en coordination et sur le terrain, des responsables comptables et des archivistes.
Il/elle travaille en étroite collaboration avec les coordinateurs (médical, logistique et projets).
MISSION ET ACTIVITÉS PRINCIPALES
Le FINRHCO accompagne les coordonnateurs du capital et des projets dans toutes les questions liées à la gestion financière, RH et administrative de tous les projets qui composent la mission du pays. Il/elle garantit la bonne gestion des fonds et leur transparence en assurant la gestion comptable et financière de la mission dans le cadre de gestion ALIMA et de la législation locale.
Definition du budget
Contribuer à la définition de la stratégie de la mission en élaborant les budgets de la mission et les amendements budgétaires
Consolider et exécuter les budgets, en collaboration avec les coordinateurs (mensuels généraux et spécifiques)
Elaborer les suivis budgétaires destinés au siège et aux membres de la coordination pays et projet, attirer leur attention sur les éventuelles sous- et sur-consommations du budget
Produire des rapports financiers pour les donateurs afin qu'ils soient validés par le siège social dans les délais prévus aux accords de financement.
Être le point focal de nos audits de donateurs au niveau de la mission en collaboration avec le service d'audit interne d'Alima. Préparer la documentation, contrôler son contenu et alerter si nécessaire.
Comptabilité
S'assurer de l'existence et du respect des règles de gestion des ressources financières et comptables dans le pays
Superviser et superviser le système comptable pour garantir la transparence, l’exhaustivité des informations financières, le respect des procédures et la lisibilité des dépenses.
Temps de présence (pointage)
S'assurer que le niveau de trésorerie nécessaire et suffisant est toujours disponible pour le bon déroulement des opérations avec une maîtrise maximale des risques sécuritaires et opérationnels
Veiller au respect des procédures de gestion des espèces sur sa mission
Assurer l'archivage des pièces comptables de la mission
Gestion générale des ressources
Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l'utilisation des ressources matérielles
Participer à l'élaboration du cadre d'approvisionnement de la mission (plan d'approvisionnement)
Financement institutionnel
Veiller au respect des engagements pris vis-à-vis des bailleurs institutionnels (réunions régulières, suivi financier mensuel, rapports, recommandations, etc.)
Respect des procédures des bailleurs
Veiller à la bonne gestion des ressources humaines de la mission dans le cadre de la gestion administrative d'ALIMA et de la législation locale. A cet effet, agir en tant que représentant d'ALIMA auprès des autorités administratives (Inspection du Travail, Avocat, Sécurité Sociale, Impôts, etc.)
Définir, adapter, planifier et superviser la mise en œuvre des politiques de ressources humaines de la mission, en veillant à ce qu'elles soient conformes au contexte, à la législation locale et aux enjeux opérationnels.
Contribuer à la définition et à la mise en œuvre des objectifs de la mission, notamment en ce qui concerne les aspects liés au dimensionnement des équipes, au profil et capacité RH requis, et au renforcement des compétences du personnel afin d'atteindre efficacement les objectifs de la mission.
Être le point focal et conseiller pour les questions RH auprès des managers de la mission
Gestion administrative de la mission, veille juridique
Assurer la mise à jour des documents juridiques pour le bon fonctionnement d'ALIMA
En collaboration avec les autres membres de l'équipe de coordination, notamment HOM, assurer l'enregistrement annuel des contrats de location et des termes des contrats pour les maisons de coordination et les projets
Assurer la veille juridique de la mission en créant et entretenant un réseau d'informations pertinentes, notamment sur la législation du travail et la fiscalité
Veiller au respect des lois et règlements au sein de la mission dans ses domaines de responsabilité (droit du travail, législation sociale et fiscale, etc.)
Contribuer à la définition, validation, mise à jour/révision, et assurer l'application des documents, procédures et politiques de gestion RH sur la mission (règlement intérieur, contrats de travail, politiques de recrutement…)
Suivi du personnel bonus ou incentive
Collaborer avec la Commission des Affaires Humanitaires (HAC) pour assurer le recrutement efficace du personnel local. Cela comprend l'identification des aptitudes et compétences clés requises pour des rôles spécifiques, la conduite de processus de sélection rigoureux et la création de programmes d'intégration efficaces pour les nouvelles recrues.
Gestion administrative des ressources humaines
Recrutement
Soutenir la mise en œuvre de la stratégie RH en veillant à ce qu'elle soit alignée sur la mission et les objectifs de l'organisation. Cela comprend la supervision de l'élaboration et de la mise en œuvre des politiques, procédures et lignes directrices en matière de RH, et la fourniture de conseils et d'un soutien aux gestionnaires et au personnel sur les questions liées aux RH.
Veiller à l'application rigoureuse de la politique de recrutement sur toutes les bases et appliquée à tous les postes (de la définition du besoin à l'archivage des dossiers de recrutement)
Former les Project Administration Managers (PAMs) aux procédures ALIMA, aux bonnes pratiques et aux techniques de recrutement
Participer au processus de recrutement des managers de base (validation RH)
Participer au processus de recrutement des ETAM dans les bases à la demande du PC et/ou du RAP
Fournir aux responsables de la réponse aux agressions et aux chefs d'équipe des tests de recrutement lorsque cela est requis, conseillé ou demandé.
Fournir aux RAP une formation générale sur ALIMA et sa mission, soutenir la mise à jour de la section relative aux projets et veiller à ce que chaque membre du personnel bénéficie de cette formation.
Assurer l'initiation de tous les responsables du siège ou coordonnés et de tous les postes de niveau 12 et supérieur
S'assure que chaque nouvel employé recruté sur la base est informé du règlement intérieur, du code de conduite, de la politique anti-fraude et de la politique de prévention du harcèlement et des violences sexuelles et sexistes
S'assurer que le processus d'induction est compris par les parties prenantes et mis en œuvre sur la mission (coordination et ligne de base).
Contrat de travail et suivi
Veiller à ce que les dossiers du personnel soient complets et conservés au format électronique sur Soudan Drive.
Mettre en place des outils efficaces de suivi des contrats et s'assurer que les RAP les utilisent (suivi des dates contractuelles, des congés, etc.).
Paiement des salaires, impôts et cotisations sociales
Superviser l'utilisation du logiciel de paie et former les agents de paie à leurs responsabilités.
Valider les paies chaque mois pour chaque base
Vie et composition de l'équipe
Soutenir l'organisation des réunions mensuelles du personnel
Participer aux réunions de représentation/coordination du personnel
Participe à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les coordinateurs de projet, les RAP et les chefs d'équipe
Gestion opérationnelle des Ressources Humaines
Soutenir les coordonnateurs de projets et les chefs de service dans la définition de la composition de leurs équipes
Mettre à jour et partager les organigrammes de la mission avec les bases, la coordination et le siège tous les mois
Participe à l'élaboration des budgets de la mission pour la partie RH (organigramme, salaires, primes…), le transport international et le loyer.
Gestion de la qualité du personnel
Profil de poste – Plan d'objectif de rendement – Révision
Fournir aux RAP et aux chefs d'équipe des profils de poste standard
S’assurer que les profils de poste mis à jour sont disponibles pour chaque employé et que chacun les a lus et signés ; apporter un soutien aux responsables de la réponse aux incidents et aux chefs d’équipe en cas de blocage.
Former les chefs d'équipe à l'utilisation des documents et rapports POP
Vérifier que les chefs d'équipe fixent des objectifs au début de la période et effectuent les revues du personnel à la fin de la période
Analyser les avis du personnel dans une perspective de cheminement de carrière
Formation et renforcement des capacités
Contribuer à l'identification des besoins de formation du personnel de la mission
Compiler annuellement tous les besoins de formation et élaborer un plan de formation annuel pour la mission
Être proactif dans l'identification des sources de financement pour la formation et dans l'identification des collaborations avec d'autres ONG et organismes de formation dans le pays
Être responsable de l'organisation des formations se déroulant dans la coordination ou dans la ville de la coordination
Proposer et anticiper le détachement de personnel vers d'autres missions ALIMA
Accompagner le renforcement des capacités de tous les collaborateurs en appui aux chefs d'équipe
Recueillir des données liées à la formation dispensée sur le terrain et proposer une analyse de ces données
Appliquer des méthodes de suivi et d'évaluation post-formation pour mesurer l'impact
Assurer le lien avec le Responsable Formation au siège
Gestion spécifique du personnel international
Administration
En liaison avec le service administratif à Dakar, assurer le suivi administratif du personnel international : dates d'arrivée et de départ congés payés, passeports, visas, et billets d'avion
En collaboration avec le Responsable Admin/RH, assure le renouvellement des visas expatriés, la sécurisation des visas, et/ou tout autre document légal requis par la police et le Ministère (Accord, Convention avec le Ministère des Tutelles, Demande d'Autorisation d'Entrée…)
Surveiller les dates des contrats et les porter à l'attention des supérieurs hiérarchiques au moins 3 mois à l'avance
Assure la constitution des dossiers des internationaux et fournit les documents nécessaires pour ceux qui n'en ont pas (carte ALIMA, ordre de mission, titre de séjour…)
Recrutement et suivi
Soutenir le chef de mission et les coordonnateurs de projet dans la planification des pauses et fournir un outil de suivi
En collaboration avec les administrateurs, alerte pour les révisions intermédiaires et finales
Assure la transmission des rapports de fin de mission au référent RH du
Appuie le Chef de Mission dans la gestion des ressources humaines du personnel expatrié (gestion des conflits, anticipation des recrutements, rédaction des profils de poste, etc.)
Gestion et animation d'équipe
Mettre en place une direction financière et RH à coordonner dans un esprit et un fonctionnement garantissant les synergies entre les services. Favorise l'échange des meilleures pratiques au sein et entre les départements.
Définir des profils de poste et des plans d'objectifs de performance pour les membres de l'équipe afin de développer leurs compétences. Participe aux revues de son équipe dans une démarche de cheminement de carrière et participe aux revues des responsables administratifs de projet (RAP)
Rendre possibles les formations et les changements d'emploi en renforçant leurs compétences et en développant leur autonomie
Proposer et anticiper les détachements auprès d'autres missions ALIMA
Identifier les compétences que les membres de l'équipe doivent acquérir pour maîtriser leurs postes et organiser des formations pour les renforcer OU s'assurer que les besoins de l'organisation correspondent aux savoir-faire et aux motivations de ses employés
Incarne et transmet les valeurs, veille au respect du code de conduite et des politiques institutionnelles, de l'état d'esprit et des comportements individuels et collectifs attendus
Organiser et animer des réunions d'équipe
Mise en œuvre de mesures préventives contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles, la fraude et le blanchiment d'argent
Participer à des sessions de formation et de sensibilisation
Offrir une formation continue à tout le personnel sur la politique anti-fraude
Appliquer les normes de prévention des abus
Veiller à ce que les membres de l'équipe assistent aux séances de formation et de sensibilisation et respectent les règles de prévention des abus
Contribuer à créer et à maintenir un environnement nourricier et protecteur
EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES
Experiences
Bac + 5 en gestion, finance, comptabilité, école de commerce ou équivalent
expérience antérieure dans le domaine humanitaire, au poste de coordinateur des ressources humaines ou des finances
Une expérience dans des contextes d'urgence et de sécurité dégradée est fortement préférée
Connaissance des donateurs humanitaires
Compétences informatiques, y compris un niveau avancé d'Excel et de SAGA
Qualités du candidat
Le candidat possède un haut niveau de rigueur professionnelle et de discrétion, ainsi qu'une excellente gestion du stress et un excellent sang-froid.
Il/elle possède de solides capacités de communication et d'écoute, ainsi qu'une expérience en gestion et supervision d'équipe.
De plus, il possède une capacité d’adaptation, d’excellentes capacités de compréhension et de fortes capacités d’analyse et de pensée critique.
Le candidat démontre également de solides compétences organisationnelles, de l'autonomie et des capacités rédactionnelles, ainsi qu'une maîtrise des logiciels informatiques tels que Word, Excel et HOMERE.
Il/elle est capable d'établir des priorités et de travailler sous pression, tout en faisant preuve de diplomatie et de capacité à travailler efficacement dans des environnements multiculturels.
Enfin, le candidat possède des compétences en formation et en coaching, ce qui en fait un atout précieux pour toute équipe.
Langues
Maîtrise de l'anglais (oral et écrit) indispensable
L'arabe oral et écrit est un atout ;
Français de base
MODALITÉS
Durée du contrat : 6 mois renouvelables
Date de début souhaitée: dès que possible
Salaire : selon l’expérience + indemnité journalière
ALIMA prend en charge :
Frais de déplacement entre le pays d'origine de l'expatrié et le lieu de la mission
Les frais d'hébergement
Couverture médicale du premier jour du contrat jusqu'à un mois après la date de départ du pays de mission pour l'employé et les personnes à sa charge.
Évacuation du salarié
Comment déposer une demande
Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation sur notre page.
Les candidatures sont traitées par ordre d'arrivée. ALIMA se réserve le droit de clôturer l'offre avant la date limite initiale si une candidature est retenue. Seuls les dossiers complets (CV au format PDF + lettre de motivation) seront pris en compte.
Les candidates sont fortement encouragées à postuler.
Lien vers l'offre d'emploi : http://alliance.alima.ngo/jobs/finance-and-hr-coordinator-sudan-mf-151?utm_campaign=Job+Campaign&utm_medium=Website&utm_source=Reliefweb