Admin Assistant

UN High Commissioner for Refugees

Cameroon
  • Full Time
Aug 30, 2022

Before applying for this position you need to submit your online resume. Click the button below to continue.

This position is advertised open to Group 1, Group 2, if applicable,  and external applicants. Interested applicants should consult the Administrative Instruction on Recruitment and Assignment of Locally Recruited Staff (RALS). Administrative Assistant

Organizational Setting and Work Relationships
The Administrative Assistant will provide administrative assistance to the immediate supervisor and/or Head of the Office, and/or to the Unit as a whole to ensure that routine services and activities within the administrative domain are properly implemented. As per specific instructions, the incumbent may require liaising with other internal or external entities, to ensure effective delivery of services and achievement of objectives. The assignments are mostly standard tasks including limited interpretation of subject matter and information exchange between staff in the office, at the duty station and external officials of other institutions to ensure mutual understanding. The incumbent¿s workload and the assignments will remain under constant guidance and direction of the supervisor.
The Administrative Assistant is a position within an office/Division/Bureau that requires basic knowledge of administrative rules, procedures as well as operational standards of a UNHCR office. The nature of certain administrative/personnel functions require discretion and confidentiality.

All UNHCR staff members are accountable to perform their duties as reflected in their job description. They do so within their delegated authorities, in line with the regulatory framework of UNHCR which includes the UN Charter, UN Staff Regulations and Rules, UNHCR Policies and Administrative Instructions as well as relevant accountability frameworks. In addition, staff members are required to discharge their responsibilities in a manner consistent with the core, functional, cross-functional and managerial competencies and UNHCR¿s core values of professionalism, integrity and respect for diversity.

Duties
Within delegated authority, the Administrative Assistant will be responsible for the following duties: (These duties are generic and may not be carried out by all Administrative Assistant: please refer to the organizational context).
– Arrange appointments/meetings both internal and external, some involving high ranking officials.
– Receive visitors, place and screen telephone calls, respond to routine requests for information and take notes at meetings as and when required.
– Maintain hard and electronic office files and records; classify and code material relating to a variety of topics;
– Receive, review, sort and distribute all incoming and outgoing correspondence, office pouch and material, highlight priority items and attach necessary background information. Maintain a follow up system.
– May be required to maintain/update confidential files.
– Draft routine correspondence, memoranda and reports. Format more complex documents by using the appropriate technology.
– Facilitate implementation of Personnel administrative formalities and processing of documents in relation to official travels, leaves and movements of staff. Support staff members with processing personnel-related documentation.
– Maintain office inventory and stocks of office supplies. Monitor the asset management track to ensure all admin procurements and disposal of UNHCR property are done and recorded accurately.
– Assist the supervisor to monitor and record expenditure/disbursement of funds.
– Following instructions from the supervisor make logistic and administrative arrangements for seminars, workshops, and briefings that may be required by the Office/Division.
– May regulate and monitor routine provision of services and/or shifts from providers, as and when applicable;
– Monitor office/compound facilities and equipment and in consultation with the supervisor take appropriate action to ensure proper functioning at all time.
– Perform other related duties as required.

Minimum Qualifications
Education & Professional Work Experience
Years of Experience / Degree Level
G4 – 1 year relevant experience with High School Diploma; or Bachelor or equivalent or higher

Field(s) of Education
N / A

Certificates and/or Licenses
Business Administration, Finance,          Office Management,
Human Resources                                  or other related field
(Certificates and Licenses marked with an asterisk* are essential)

Relevant Job Experience
Essential
Not specified

Desirable
Not specified

Functional Skills
*IT-Computer Literacy
UN-UN/UNHCR Administrative Rules, Regulations and Procedures
IT-Enterprise Resource Planning (ERP)
(Functional Skills marked with an asterisk* are essential)

Language Requirements
For International Professional and Field Service jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English.
For National Professional jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English and local language.
For General Service jobs: Knowledge of English and/or UN working language of the duty station if not English.

All UNHCR workforce members must individually and collectively, contribute towards a working environment where each person feels safe, and empowered to perform their duties. This includes by demonstrating no tolerance for sexual exploitation and abuse, harassment including sexual harassment, sexism, gender inequality, discrimination and abuse of power.

As individuals and as managers, all must be proactive in preventing and responding to inappropriate conduct, support ongoing dialogue on these matters and speaking up and seeking guidance and support from relevant UNHCR resources when these issues arise.

This is a Standard Job Description for all UNHCR jobs with this job title and grade level. The Operational Context may contain additional essential and/or desirable qualifications relating to the specific operation and/or position. Any such requirements are incorporated by reference in this Job Description and will be considered for the screening, shortlisting and selection of candidates. Good Knowledge of French and Working Knowledge of English Please note that UNHCR does not charge a fee at any stage of its recruitment process (application, interview, meeting, travelling, processing, training or any other fees).

Only shortlsted candidates will be invited for an evaluation

Qualified female canidates are encouraged,
========================================================================================================
See below for this postion’s Operational Context
======================================================================================================== Nature of the Position (up to 2,500 characters)

Les exactions de la secte islamique Boko Haram (BH) perpétrées ces dernières années ont entraîné un afflux massif de réfugiés nigérians sur le territoire camerounais. Les récentes attaques de ce groupe islamiste ont entraîné des déplacements incessants de la population en quête de protection et d’assistance vers le centre de transit de Gourenguel ainsi que vers les villages d’accueil de la région de l’Extrême-Nord. Ce mandat relevant des responsabilités du HCR, sa sous-délégation couvre à ce jour le bureau de Maroua et l’unité de Kousseri avec 132,540 individus installés au Camp de Minawao et en dehors. Ces personnes ont fui les atrocités commises par les membres de la secte terroriste BH pour trouver refuge au camp Minawao et dans les villages d’accueil. En outre, 357.631 déplacés internes et 135,257 retournés vivant dans l’Extrême-Nord relèvent également de la compétence de la sous-délégation. Pour apporter les réponses appropriées à cette population totale estimée à 625,428 individus,, le support administratif demeure un maillon essentiel du dispositif d¿intervention, avec des assistants expérimentés et dévoués à la cause humanitaire.

L’assistant administratif recevra les conseils techniques et le soutien de l¿Administrateur chargé de l¿Administration au bureau de Maroua à qui il rendra directement compte. Le titulaire supervisera la flotte de véhicules en concertation avec le chauffeur principal. Par ailleurs, il supervisera aussi et coordonnera les activités des prestataires de services de nettoyage. En ce qui concerne la structure fonctionnelle du bureau, il veillera aux activités logistiques mineures en liaison avec l’unité d’approvisionnement de la Sous-Délégation de Maroua. Le titulaire doit avoir une solide expérience dans la fourniture d’un soutien administratif à une grande organisation dans un contexte humanitaire. La possession d’une expérience de terrain du HCR, y compris les situations d’urgence et le travail dans une zone éloignée, associée à une bonne connaissance des procédures et processus administratifs, financiers et d’approvisionnement de base, est un avantage supplémentaire. De plus, le candidat doit être orienté vers le service à la clientèle et faire preuve d’un bon sens des relations interpersonnelles au travers des contacts quotidiens avec le personnel, les collègues des autres bureaux dans le pays ainsi que les parties prenantes externes. La maitrise de la langue française est obligatoire et la connaissance de l’anglais ainsi que des langues locales est souhaitable.

Living and Working Conditions (up to 2,500 characters)

Maroua est le chef-lieu de la Région de l’Extrême-Nord et du département du Diamaré situé à 1312 km de la capitale politique Yaoundé, 211 km de Garoua, 265 km de Kousseri. Une escorte militaire est requise sur l’axe Maroua-Waza en direction de Kousseri en raison de l’insécurité. Maroua dispose d’un aéroport international (Maroua-Salack) pour rejoindre Kousseri via Ndjamena.

Saisons : Il existe deux saisons dans la région de l’Extrême-Nord : 01 longue, la saison sèche (09 mois environ) et 01 autre courte, la saison des pluies (03 mois environ). Le climat est tropical, sec et chaud, presque désertique. Les températures les plus élevées sont enregistrées en mars et avril et les précipitations les plus élevées en août et septembre.
Electricité/Eau : Les coupures d’électricité intempestives sont nombreuses dans la ville. Concernant l’eau, la ville est desservie en eau potable mais la dépendance de l’outil de production à l’énergie (ENEO) crée régulièrement des dysfonctionnements dus aux coupures d’électricité. il est souvent fait usage des forages et autres nombreuses sources de la ville.
Transport : Il existe des taxis jaunes dans la ville de Maroua et quelques véhicules personnels qui remplacent les taxis à louer. Pour le personnel de l’ONU, une liste de taxis recommandés existe au niveau de l’UNDSS.
Banque : il existe 07 banques de 1er degré (SGC, BICEC, ECOBANK, SCB, CCA BANK, Afriland First Bank, CBC Bank) avec possibilité de virement avec Western Union, Money Gramm, etc.).
Téléphone : 04 compagnies de téléphonie mobile existent dans la ville, MTN, Orange et CAMTEL et NEXTTEL
Médias : Il existe des sociétés de vente de cartes CANAL SAT ainsi que des sociétés de câblage. Il y a la CRTV, Canal 2 international, Vision4, Equinoxe TV, Maroua TV, et plusieurs radios CRTV radio poste nationale, CRTV chaine radio de l’Extrême Nord (FM 94), Radio Woila Vision, Maroua Sey Whota, Dahi FM.
Logement : Des logements adéquats et modernes existent dans la ville mais sont souvent difficiles à trouver.
Marché : quelques grandes enseignes font office de supermarché dans la ville de Maroua (NZIKO Bazar à Founangué, Marché Moderne Epicerie du coin à Domayo, Alimentation du peulh à Baoliwol, etc.). Le marché est grand et l¿on peut trouver des fruits, des légumes, du poisson frais et de la viande à des prix raisonnables.
Hôtel/Restaurant : Il y a plusieurs hôtels et restaurants à Maroua One-year Fixed-term Appointment. Closing date for submissions or applications is 3 August 2022

Tagged as: ,

Job Overview
error: Alert: Content is protected !!