Chargé(e) de Projet Distribution, Bukavu – RDC Full Time

ACTED République Démocratique du Congo

ACTED intervient en République Démocratique du Congo depuis 2003 afin de répondre aux besoins humanitaires dans le pays. Les équipes d’ACTED interviennent dans des situations d’urgence auprès des populations les plus vulnérables et des populations déplacées, ainsi que sur des activités sur le long terme telles que des travaux de réhabilitation, des projets de relance agricole ou encore la mise en place de systèmes d’information géographique. ACTED vise à renforcer la résilience des populations et à soutenir la structuration de la société civile.

Rôle et responsabilités principales

1.Suivi de la mise en œuvre des projets

• Concourt à la préparation du plan de travail et du planning de la mise en œuvre des programmes de distribution
• Concourt à la coordination et à la mise en œuvre au jour le jour des programmes de distribution, avec les parties prenantes sur le terrain, en s’assurant que la qualité et les standards soient pris en compte et respectés tout au long de la réalisation du projet
• Participe aux réunions de coordination avec l’ensemble de l’équipe Projet
• Vérifie la consommation du budget et l’atteinte des objectifs concrets au minimum une fois par mois par plans d’action
• S’assure que les activités de distribution sont réalisées dans les délais, atteignent les objectifs et respectent le budget, en utilisant les procédures M&E pour atteindre les impacts souhaités
• Soutient le(la) Responsable de projet pour résoudre les obstacles non prévus qui peuvent survenir durant la mise en œuvre du projet

2. Administration et gestion opérationnelle de mise en œuvre du projet

Finances

• Concourt à la prévision mensuelle des demandes de CASH pour les programmes de distribution

Logistique

• Contribue à la réalisation des plans d’achats
• Fait des bons de commande précis et justes, en temps utile
• Garantit une bonne gestion et utilisation des stocks et des biens du projet

Administration/RH

• Participe au recrutement du staff (construction d’organigrammes, ToRs, élaboration et révision des tests, entretiens etc)
• S’assure que le staff comprend les missions et est capable de remplir son rôle et ses responsabilités
• Suit les plans d’actions et les activités au jour le jour du staff
• Manage l’équipe projet en collaboration avec le (la) Responsable de projet
• Assure un environnement de travail positif et une bonne dynamique
• Renforce les compétences de l’équipe, notamment en programmes de distribution

Transparence

• Conserve un registre de tous les documents relatifs à l’activité, en particulier les listes de bénéficiaires, certificats d’achèvement, listes de présence etc

Sécurité

• S’assure que chaque membre de l’équipe Projet distribution est informée des problèmes sécuritaires, des conduites à tenir, des SOPs et qu’ils les respectent scrupuleusement

3. Relations externes

• Initie des activités de liaison et de communication pour consulter activement et impliquer les bénéficiaires, les informants clefs, et les parties prenantes durant toutes les étapes de conception et mise en œuvre de projet
• Cultive de bonnes relations avec les acteurs humanitaires clefs – locaux et internationaux, incluant les autorités gouvernementales et les acteurs non étatiques – en participant régulièrement aux réunions techniques et bilatérales
• S’assure que tous les contacts avec les bénéficiaires sont conduits de manière respectueuse et sensible
• Identifie les opportunités de collaboration et de coordination avec les autres organisations pour que nos activités capitalisent sur les leurs sans les dupliquer

4. Contrôle qualité

• Evalue les activités entreprises dans les programmes de distribution et s’assure d’un usage efficient des ressources
• Réalise des visites terrain régulières pour apporter supervision et conseils techniques ainsi que pour contrôler régulièrement les avancées des programmes
• Contribue à l’évaluation des activités de distribution mises en œuvre sur le terrain par les partenaires (s’il y en a)
• Répertorie les leçons apprises et les meilleures pratiques, pour les partager avec le (la) Responsable de projet, afin qu’elles puissent être prises en compte dans les prises de décision et les planifications de projets.

5. Reporting

• Fournit des informations régulières et actualisées sur les avancées et défis rencontrés par le (la) Responsable de projet, aux autres membres de l’équipe
• Aide le (la) Responsable de projet à la rédaction des rapports d’avancement et finaux, en s’assurant de la qualité et de la précision des informations techniques

Qualifications et compétences requises

• Une expérience terrain en gestion de programme et coordination, de préférence en gestion de programmes de distribution
• Connaissance du système d’aide et habilités à comprendre le système des donneurs et des gouvernements
• Excellente expression oral et écrite
• Capacité à coordonner et gérer des projets
• Capacité à travailler de manière indépendante et créative sur le terrain et en capitale
• Esprit d’équipe
• Forte habilité à travailler dans un contexte interculturel
• Habilité à travailler sous pression
• La connaissance d’une langue locale et/ou régionale est un plus

Conditions

• Salaire défini par la grille des salaires ACTED en fonction du niveau d’études, de l’expertise, du niveau de sécurité et du niveau d’expérience
• Living allowance de 300 USD
• Logement et nourriture pris en charge par ACTED : logement en guesthouse ou housing allowance (en fonction de la durée du contrat et du pays)
• Billets d’avion allez-retour et Visa pris en charge par ACTED
• Sécurité sociale, mutuelle (MSH) et assistance rapatriement (SOS International) pris en charge par ACTED

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