Assistant administratif – Temps plein – Affectation à durée indéterminée Full Time

Aimé

Interpeace est une organisation internationale de consolidation de la paix qui soutient les initiatives de consolidation de la paix comme localement dans le monde entier. Interpeace adapte son approche à chaque société et veille à ce que le travail soit conduit localement. En collaboration avec des partenaires locaux et des équipes locales, Interpeace développe conjointement des programmes de consolidation de la paix et aide à établir des processus de changement qui relient les communautés locales, la société civile, le gouvernement et la communauté internationale. En tant que partenaire stratégique des Nations Unies, Interpeace a son siège à Genève, en Suisse, et possède des bureaux dans le monde entier.

Pour plus d’informations sur Interpeace, veuillez visiter  www.interpeace.org

Position au sein de l’organisation

L’assistant administratif est membre de l’Unité des opérations mondiales qui englobe les finances, l’informatique, l’administration, le juridique et les ressources humaines. L’Unité des opérations mondiales est dirigée depuis le siège social à Genève, bien que les membres de l’équipe soient basés à différents endroits dans le monde.

L’assistant administratif relève du Global HR Manager, mais il / elle prend également en charge les fonctions administratives pour les finances et l’informatique. Lorsque la charge de travail le permet, il / elle fournit un soutien administratif et logistique aux autres unités. Le poste assure également la liaison avec les prestataires de services externes et la gestion des bâtiments.

Objectif et aperçu général

L’assistant administratif est responsable de la gestion du bureau à Genève, de la gestion des voyages et des réservations, du classement et de la coordination de la logistique des événements et des conférences, et du soutien des procédures administratives pour les bureaux hors siège. Elle est également responsable de l’administration des ressources humaines à Genève et du soutien de l’administration des ressources humaines dans les bureaux hors siège. Il / elle est également responsable.

Devoirs et responsabilités

Tâches spécifiques

Gestion de bureau et accueil

• Tenir à jour des informations mondiales sur les fournisseurs préférés et des listes de consultants en coordination avec tous les bureaux et unités
• Coordination avec l’administration cantonale et fédérale (enregistrement, déclaration, exonération, demande de recouvrement de TVA)
• Assurer la liaison avec la gestion des bâtiments de l’IHIED et des services techniques pertinents (télécommunications, services électroniques, etc.)
• Filtrer et transférer les e-mails entrants reçus dans le compte e-mail info Surveiller le stock de papeterie, de cuisine et autres fournitures de bureau, passer des commandes et réapprovisionner si nécessaire
• Tenir à jour l’inventaire du matériel de bureau, des biens durables et des services à Genève,
• Maintenir une présence à la réception, accueillir et recevoir les visiteurs
• Recevoir et filtrer les appels téléphoniques entrants
• Recevoir et ouvrir le courrier entrant – y compris sur des questions confidentielles – copieur et diffuseur si nécessaire
• Coordonner les badges des visiteurs et fournir toute autre assistance logistique qui pourrait être nécessaire
• Coordonner DHL et autres courriers sortants
• Agir en tant que point focal pour la maintenance de l’entrepôt de Genève
• Préparer la correspondance sur les questions administratives
• Maintenir les espaces de bureau organisés en tout temps
• Aider à la maintenance des dossiers et des listes de portefeuilles, au besoin

Logistique

• Coordonner les autorisations de voyage (AT), cela comprend la liaison avec l’agence de voyage pour les achats de billets d’avion, avec les ressources humaines pour les assurances requises et avec le financement des avances de voyage
• Aider à l’organisation de voyages, y compris la réservation d’un hébergement à Genève et la mise à jour du résumé de réservation d’hôtel
• Soutenir l’organisation d’événements et / ou de conférences à Genève. Cela comprend la demande de devis, la coordination de la restauration et la liaison pour la location des installations
• Soutenir l’acquisition de visas, cela inclut la rédaction de lettres et la compilation des dossiers

Administration des RH

• Soutenir le processus de recrutement du personnel et des stagiaires à Genève et dans les pays sans support RH dédié
• Coordonner et soutenir l’intégration et le départ des nouveaux employés
• Traiter la paie de Bruxelles
• Processus de renouvellement des cartes d’identité d’Interpeace
• Gérer les dossiers des employés, les congés et les modules vacances de la plateforme RH en ligne
• Gérer le portefeuille d’assurances (adhésion et souscriptions à l’assurance maladie, assurance vie et assurance risque de guerre)
• Vérifier et coordonner les listes de membres et le paiement des factures LPP et de sécurité sociale
• Produire des rapports sur le personnel et d’autres organisations sur demande

Administration des finances

• Vérifiez les factures entrantes en CHF pour vous assurer qu’elles ont été correctement approuvées, puis téléchargez-les et envoyez-les par e-mail à «Paiements» ou «Cartes de crédit» en conséquence

Qualifications

Éducation

• Diplôme d’études secondaires ou d’école commerciale, professionnelle ou Certificat Fédéral de Capacité (CFC).
• La certification suisse HRSE en tant qu’assistante en gestion des employés est un plus.

Vivre

• Au moins 3 ans d’expérience pertinente en administration, logistique et réception
• Une expérience de travail dans l’administration des RH est un plus.

Compétences

• Excellentes compétences en communication verbale et écrite en anglais et en français;
• Connaissance approfondie des pratiques et des procédures de préparation des documents administratifs et de mise à jour des systèmes de fichiers;
• Compréhension de base de l’administration suisse des RH;
• Compétences avancées en organisation et coordination;
• Diligence et attention aux détails;
• Capacité à prioriser les affectations de travail de différentes unités, à effectuer le travail de routine de manière indépendante, à respecter les délais et à s’adapter aux demandes changeantes;
• Capacité à déterminer le contexte et les documents de référence pertinents pour les autres, et à sélectionner l’urgence et la priorité;
• Capacité à travailler avec succès dans un environnement multiculturel et à démontrer un comportement et des attitudes sensibles au genre et non discriminatoires;
• Capacité à traiter des informations confidentielles et / ou des problèmes avec discrétion et bon jugement.

Compétences d’Interpeace

• Collaboration et tissage
• la communication
• Conduire pour les résultats
• Adaptabilité et apprentissage continu
• Respect de la diversité

Interpeace valorise la diversité au sein de son personnel et vise à atteindre l’égalité entre les sexes à la fois à travers la parité entre les sexes à tous les niveaux de l’organisation et la promotion d’une dimension de genre dans tous ses travaux. Nous accueillons les candidatures de femmes et d’hommes, ainsi que de personnes handicapées.

Autres conditions d’emploi

• Interpeace valorise la diversité au sein de son personnel et vise à atteindre l’égalité entre les sexes à la fois par la parité entre les sexes à tous les niveaux de l’organisation et en promouvant une dimension de genre dans tous ses travaux. Nous accueillons les candidatures de personnes de tous genres et de personnes handicapées.
• Salaire annuel brut: CHF 63’600 à max. CHF 65’520 (salaire en fonction de l’expérience et de la grille salariale interne). En outre, une contribution à l’assurance maladie et d’autres prestations sont prévues.