Org. Paramétrage et rapport
Ce poste est situé au sein de la Division des opérations et du plaidoyer, Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA), qui fait partie du Secrétariat des Nations Unies chargé de rassembler les acteurs humanitaires pour assurer une réponse cohérente aux urgences. OCHA veille également à ce qu’il existe un cadre dans lequel chaque acteur peut contribuer aux efforts de réponse globale. La mission d’OCHA est de mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et fondée sur des principes en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux afin d’alléger les souffrances humaines lors de catastrophes et d’urgences ; défendre les droits des personnes dans le besoin ; promouvoir la préparation et la prévention et faciliter des solutions durables.
This offre d’emploi est en cours de publication pour le poste de Responsable administratif, OCHA Burkina Faso. Le poste est situé au Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA) à Ouagadougou, Burkina Faso. Le Responsable Administratif rapport au Chef de Bureau, OCHA Burkina Faso.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs délégués, le responsable administratif et financier sera responsable des tâches suivantes :
I. BUDGET ET FINANCES :
• Préparer et réviser les plans de coûts conformes aux plans de travail et aux règles et règlements financiers et s’assurer que les coûts sont raisonnablement estimés. Surveiller les obligations, les engagements de fonds et les dépenses conformément aux plans de coûts approuvés. Développer, mettre en œuvre et maintenir des contrôles internes pour surveiller et garantir que les ressources financières sont utilisées pour mettre en œuvre les activités conformément aux plans de travail et aux plans de coûts.
• Fournir des conseils aux unités fonctionnelles sur la responsabilité financière dans le cadre des responsabilités du programme et sur l’utilisation efficace des ressources du programme. Coordonner la production des rapports financiers pour le siège et les donateurs.
• Examiner et confirmer que les obligations ou les décaissements proposés pour les biens et services en vertu d’accords avec des tiers sont raisonnables et conformes aux règles et règlements financiers de l’ONU.
• Surveiller et assurer le suivi des rapports en souffrance des ONG et des agences des Nations Unies pour les subventions et les allocations fournies à des tiers. Gérer la petite caisse conformément aux procédures établies, tenir des registres et des reçus de la petite caisse précis et complets et s’assurer que les réapprovisionnements sont effectués en temps opportun. Préparer la paie du personnel national et assurer le suivi avec le PNUD des ordres de paiement mensuels pour le personnel international afin d’assurer les paiements en temps opportun. Vérifier les bons interservices (IOV) préparés par le PNUD pour confirmer l’exactitude des comptes et permettre le rapprochement avec le système comptable d’OCHA. Fournir les informations nécessaires pour répondre aux observations/constatations d’audit.
• Assurer la liaison avec la Section de la planification stratégique, du budget et des finances pour toutes les questions de gestion administrative, budgétaire et financière.
• Fournir des conseils et du leadership au personnel subalterne.
II. ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
• En collaboration avec le bureau local du PNUD, coordonne les actions liées au recrutement et à l’administration du personnel national. Fournir des conseils sur les exigences du système d’évaluation des performances et maintenir un système de suivi de la conformité.
• Maintenir des dossiers personnels confidentiels, en veillant à ce que les informations soient complètes et mises à jour. Veiller à ce que le personnel qui se sépare finalise les formalités dans le pays avant leur départ. Veiller à ce que le temps et la présence du personnel soient correctement enregistrés, vérifiés et soumis en temps opportun au PNUD pour le personnel national et à la Direction des services administratifs pour le personnel international.
• Soutenir l’achat de biens/services par l’intermédiaire du siège des achats ou de l’équipe d’achat régionale et s’assurer que les procédures appropriées sont dûment suivies. Vérifier la réception des biens et services, en s’assurant que les spécifications, l’état et les quantités de biens sont corrects et que les documents sont complets et correctement classés.
• Assurer la gestion contractuelle des contrats établis pour les biens et services
• Assurer la bonne gestion des actifs du bureau, y compris la tenue des stocks, la vérification physique des actifs et la disposition des actifs.
• Contrôler et gérer l’équipement (élimination, inventaire, rapport NEP/inventaire et gestion de flotte).
• S’assurer que l’administration corporative des locaux communs et des accords de service est effectuée conformément aux modèles standard d’OCHA.
• En collaboration avec le Département de la sûreté et de la sécurité (DSS) et le chef du bureau extérieur d’OCHA, aider à assurer la conformité aux normes minimales de sécurité opérationnelle (MOSS) pour les véhicules, les bureaux et les locaux résidentiels. S’assurer que les locaux du bureau sont bien entretenus et pourvus de services communs.
• Superviser l’identification des besoins en bureautique et la maintenance des équipements, logiciels et systèmes. Assurer un niveau adéquat de fournitures de bureau et maintenir un système d’allocation et de suivi des fournitures de bureau. Superviser et/ou préparer les autorisations de voyage, en veillant à ce que les justifications, les coûts et les approbations appropriés soient en place. Vérifiez les demandes de remboursement soumises pour règlement et suivez les paiements en souffrance.
• Maintenir un système de classement central; assurer une utilisation cohérente et un archivage approprié des documents officiels administratifs, des achats, des finances et des ressources humaines. Représenter OCHA lors de réunions sur des questions administratives telles que les échelles salariales nationales, les services communs, les locaux, etc. Superviser régulièrement le personnel administratif national, en assurant le soutien et le mentorat.
• Effectuer d’autres tâches et/ou affectations au besoin.
Compétences
• Professionnalisme : compétence technique et expérience avérée dans l’administration générale, en mettant l’accent sur les activités financières, et bonne connaissance des règles et règlements financiers des Nations Unies ainsi que des pratiques comptables ; bonne compréhension de l’administration générale et de la gestion des ressources humaines; compétence en soutien administratif pour les activités sur le terrain. Solide expérience du travail organisationnel et de la planification des coûts avec la capacité d’établir des priorités et de planifier, coordonner et surveiller son propre plan de travail et ceux sous la supervision ; capacité d’identifier les activités prioritaires et de les ajuster. Servir de manière proactive le personnel et les autres clients pour proposer des solutions appropriées. Compétence technique dans l’utilisation des systèmes de planification d’entreprise.
• Planification et organisation : développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
• Responsabilisation : assume toutes les responsabilités et honore ses engagements ; fournit des résultats dont on est responsable dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; fonctionne dans le respect des règlements et règles de l’organisation ; soutient les subordonnés, assure la surveillance et assume la responsabilité des affectations déléguées ; assume personnellement la responsabilité de ses propres défaillances et de celles de l’unité de travail, le cas échéant.
Éducation
Diplôme universitaire du niveau de la maîtrise ou équivalent dans le domaine des affaires ou de l’administration publique, des finances, de la comptabilité, du droit ou dans un domaine apparenté. Un diplôme universitaire de premier cycle associé à deux années supplémentaires d’expérience qualifiante peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.
L’expérience professionnelle
Un minimum de cinq (5) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines de l’administration, des finances, de la comptabilité, des acquisitions, de la gestion immobilière, de la gestion des ressources humaines ou dans un autre domaine connexe est requis.
Une expérience de terrain dans des situations d’urgence est souhaitable.
Une expérience au sein du système commun des Nations Unies en matière de gestion des questions financières est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise du français et de l’anglais est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
Avis spécial
Ce poste est financé pour une période déterminée d’un an. La prolongation du mandat est subordonnée à la prolongation du mandat et à la disponibilité des fonds.
Les membres du personnel sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et à ses affectations. Dans ce contexte, tout le personnel est censé évoluer périodiquement vers de nouvelles fonctions au cours de sa carrière conformément aux règles et procédures établies.
Le Secrétariat des Nations Unies s’est engagé à atteindre un équilibre entre les sexes 50/50 dans son personnel. Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler à ce poste. Un dossier impeccable en matière d’intégrité et de normes éthiques professionnelles est essentiel.
Les candidats externes (y compris les agents temporaires d’OCHA et le personnel national d’OCHA) qui sont sélectionnés pour un poste dans les lieux d’affectation hors Siège peuvent être stratégiquement affectés à un engagement de durée déterminée limité à un poste spécifique ou à un bureau de pays spécifique conformément au paragraphe 2.2. (b) de l’instruction administrative ST/AI/2013/1 sur l’administration des engagements de durée déterminée qui prévoit qu’un ALE peut être accordé aux personnes qui sont « b) Sélectionnées mais non examinées par un organe de révision du Secrétariat pour les nominations limitées à entités spécifiques”.
Considérations des Nations Unies
Conformément au paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité. Les candidats ne seront pas considérés pour un emploi aux Nations Unies s’ils ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, de l’exploitation sexuelle, des abus sexuels ou du harcèlement sexuel, ou s’il y a des motifs raisonnables de croire qu’ils ont été impliqués dans la commission de l’un de ces actes. Le terme « exploitation sexuelle » désigne tout abus réel ou tenté d’une position de vulnérabilité, de pouvoir différentiel ou de confiance, à des fins sexuelles, y compris, mais sans s’y limiter, le profit monétaire, social ou politique de l’exploitation sexuelle d’autrui. Le terme « abus sexuel » désigne l’intrusion physique réelle ou menacée de nature sexuelle, que ce soit par la force ou dans des conditions inégales ou coercitives. Le terme « harcèlement sexuel » désigne toute conduite importune de nature sexuelle dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’elle soit considérée comme une offense ou une humiliation, lorsqu’une telle conduite interfère avec le travail, constitue une condition d’emploi ou crée un travail intimidant, hostile ou offensant. l’environnement, et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des délits autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent être considérés pour un emploi. Le terme « harcèlement sexuel » désigne toute conduite importune de nature sexuelle dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’elle soit considérée comme une offense ou une humiliation, lorsqu’une telle conduite interfère avec le travail, constitue une condition d’emploi ou crée un travail intimidant, hostile ou offensant. l’environnement, et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des délits autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent être considérés pour un emploi. Le terme « harcèlement sexuel » désigne toute conduite importune de nature sexuelle dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’elle soit considérée comme une offense ou une humiliation, lorsqu’une telle conduite interfère avec le travail, constitue une condition d’emploi ou crée un travail intimidant, hostile ou offensant. l’environnement, et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des délits autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent être considérés pour un emploi. et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des délits autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent être considérés pour un emploi. et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des délits autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent être considérés pour un emploi.
Il sera dûment tenu compte de l’importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible. L’Organisation des Nations Unies n’impose aucune restriction à l’éligibilité des hommes et des femmes à participer à quelque titre que ce soit et dans des conditions d’égalité à ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat des Nations Unies est un environnement non-fumeur.
La considération primordiale dans la nomination, le transfert ou la promotion du personnel sera la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel des Nations Unies sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et sont affectés par celui-ci à toutes activités ou bureaux des Nations Unies conformément à l’article 1.2 c) du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de se déplacer périodiquement pour s’acquitter de nouvelles fonctions dans ou entre les lieux d’affectation dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont priés de suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne, inspira. Pour des conseils plus détaillés, les candidats peuvent se référer au Manuel du candidat, accessible en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » en haut à droite de la page d’accueil du titulaire du compte inspira.
L’évaluation des candidats sera menée sur la base des informations soumises dans la candidature selon les critères d’évaluation de l’offre d’emploi et les législations internes applicables des Nations Unies, y compris la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et Règlement du personnel, textes administratifs et directives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications conformément aux instructions fournies dans inspira pour être pris en compte pour l’offre d’emploi actuelle. Aucun amendement, ajout, suppression, révision ou modification ne sera apporté aux demandes qui ont été soumises. Les candidats sérieusement pris en considération pour la sélection seront soumis à une vérification des références afin de vérifier les informations fournies dans la candidature.
Les offres d’emploi publiées sur le portail des carrières seront supprimées à 23 h 59 (heure de New York) à la date limite.
Pas de frais
L’ORGANISATION DES NATIONS UNIES NE PRENDRA PAS DE FRAIS À AUCUNE ÉTAPE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (CANDIDATURE, RÉUNION D’ENTREVUE, TRAITEMENT OU FORMATION). LES NATIONS UNIES NE SE PRÉOCCUPENT PAS DES INFORMATIONS SUR LES COMPTES BANCAIRES DES DEMANDEURS.
Tagged as: Burkina Faso, UNOCHA
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