Assistant (e) administratif (ve) et financièr (e) Full Time

CIFOR-ICRAF
The Center for International Forestry Research (CIFOR) and World Agroforestry (ICRAF) envision a more equitable world where trees in all landscapes, from drylands to the humid tropics, enhance the environment and well-being for all. CIFOR and ICRAF are non-profit science institutions that build and apply evidence to today’s most pressing challenges, including energy insecurity and the climate and biodiversity crises. Over a combined total of 65 years, we have built vast knowledge on forests and trees outside of forests in agricultural landscapes (agroforestry). Using a multidisciplinary approach, we seek to improve lives and to protect and restore ecosystems. Our work focuses on innovative research, partnering for impact, and engaging with stakeholders on policies and practices to benefit people and the planet. Founded in 1993 and 1978, CIFOR and ICRAF are members of CGIAR, a global research partnership for a food secure future dedicated to reducing poverty, enhancing food and nutrition security, and improving natural resources.

Overview

L’ICRAF est à la recherche des services d’un (e) assistant (e) administratif (ve) et financier (e) pour l’appui de ses projets au Bénin. Ce poste fournira un soutien administratif et financier au bureau de pays du Bénin.

Duties and responsibilities

Administration ·     Organiser et faire les comptes rendus de réunions et des ateliers, ·     Prendre des notes et préparer des rapports lors de la réunion interne ·     Gérer la petite caisse et l’argent liquide pour les ateliers ·     Aider à assurer la liaison avec les agences de voyages et les compagnies aériennes pour sécuriser les réservations (vol, hôtels et salle de conférence) et les billets d’avion, ainsi que l’hébergement à l’hôtel et obtenir des visas et des assurances pour les voyages pour tous les visiteurs et le personnel lors de réunions et de séminaires ou de voyages avec des ordres autorisés de voyage. ·     Rédaction, Réception, enregistrement et envoi de courrier et des e-mails ; ·     Assurer un classement adéquat des documents du projet ; ·     Rédiger des lettres d’invitation ; ·     Recevoir et filtrer les visiteurs, faire l’enregistrement et l’envoi de correspondances externes et internes, ·     Aider à collecter les factures proforma au besoin, ·     Aider à recevoir/compter les livraisons de matériel et équipements et les enregistrer. ·     Aider à l’expédition de matériels et de matériaux aux utilisateurs finaux, ·     Aider à vérifier les cahiers de bord du véhicule et de l’équipement de sécurité embarqué du véhicule, ·     Aider à effectuer l’inventaire et l’étiquetage de l’équipement ·     Effectuer toute autre tâche sollicitée par le superviseur Finance ·     Vérifier tous les packs de paiement pour s’assurer de la disponibilité du budget, de l’exhaustivité des pièces justificatives et de l’exactitude du codage des transactions d’écriture de journal à comptabiliser dans le système (avance de voyage ; salaires ; taxes paiement des achats, etc.) ; ·    Effectuer le paiement dans un délai raisonnable. ·    Aider à la préparation de la réconciliation des comptes de bilan sur une base mensuelle (Caisse, comptes du personnel, fournisseurs,comptes partenaires…) ·    Aider à la préparation des prévisions de trésorerie mensuelles basées sur la planification des dépenses effectuées sur différents projets/ordres de travail actifs, les demandes de paiement approuvées, les relevés de compte, les factures et les bons de commande, etc. ·    Aider à la préparation et au paiement des salaires mensuels et des indemnités du personnel et des collaborateurs ·    Aider à la préparation du budget annuel du pays et de la contribution à OCS après approbation ·    Veiller à ce que la déclaration et le paiement des impôts sur les salaires du personnel et la cotisation nationale à l’assurance sociale soient effectués en temps opportun chaque mois pour éviter les pénalités. ·     Assurez-vous que toutes les transactions de paiement et de remboursement sont correctement enregistrées dans OCS. ·     Apposez le cachet ‘’PAID’’ sur tous les bons déjà payés. ·     Aider la passation des marchés à utiliser correctement le code budgétaire. ·     Remplir les documents financiers (copies papier dans les fichiers et copies numérisées sur SharePoint) et faciliter les audits (audits externes, internes et de projet) ; ·     Contribuer à l’élaboration des budgets des notes conceptuelles et propositions de projets ; ·     Aider à la préparation en temps opportun des rapports des donateurs ·     Assure la transparence, la régularité, l’exactitude et la cohérence de toutes les transactions financières et tient le superviseur informé de toute initiative ou difficulté liée aux responsabilités du poste ; ·     Effectuer toute autre tâche requise par le superviseur

Education, knowledge and experience

• Le diplôme scolaire minimal requis sera une Licence en finance et comptabilité, études en administration des affaires ou domaine connexe. Jusqu’à trois (3) ans d’expérience en comptabilité et audit ou en gestion de bureau Expérience dans un environnement d’ONG ou d’organisation internationale

Terms and conditions

• Le World Agroforestry est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et offre un environnement de travail collégial et sensible au genre. Nous croyons que la diversité du personnel favorise l’excellence et encourage fortement les candidatures de femmes qualifiées. Ce poste est aux conditions nationales et sera d’une durée initiale de deux (2) ans, sous réserve d’une période d’essai conformément à la législation du travail locale. Le contrat pourrait être renouvelé sous réserve de l’exécution, de la pertinence continue de la position et de la disponibilité des fonds. Les candidatures pour ce poste doivent inclure : 1.Une lettre de motivation illustrant votre aptitude au poste par rapport aux exigences énumérées et aux attentes salariales, 2.Un curriculum vitae détaillé et mis à jour, 3.Les noms et adresses de trois répondants, y compris les adresses téléphonique et électronique. Les candidatures seront examinées jusqu’au 31 Juillet 2023 Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés répondant aux exigences ci-dessus seront contactés.

Application process

The application deadline is 31 Jul-2023
We will acknowledge all applications, but will contact only short-listed candidates.

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