Assistant(e) principal(e) aux finances – G6 Full Time

Structure organisationnelle

Ce poste est à pourvoir au sein de l’unité des Services Administratifs et Financiers régionaux du bureau régional de l’OIT pour l’Afrique (BR-Afrique).

Mission principale

En tant que membre de l’équipe, le(la) titulaire fournit un appui de haut niveau dans le domaine des finances et est chargé(e) d’assurer des services spécialisés d’appui à la gestion financière, de les mener à bonne fin et/ou d’en surveiller l’exécution dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle. Le(la) titulaire exécute un ensemble d’actions administratives liées aux opérations financières du bureau. Le travail nécessite l’utilisation du progiciel de gestion intégré (PGI) de l’Organisation. Le(la) titulaire veille à l’application, l’interprétation et l’adaptation correctes des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives financières établies. Il(elle) fait des évaluations et apporte des contributions en matière de conception et d’amélioration des services financiers et des processus d’exécution.

Le(la) titulaire travaille sous la supervision de l’Administrateur chargé des Opérations. Cette supervision est centrée sur la prestation de services, et consiste à vérifier que les résultats convenus sont atteints et que le travail est coordonné et intégré avec les services connexes dans les délais impartis. Les missions sont généralement accomplies moyennant une supervision minimale, le(la) titulaire disposant d’un degré élevé d’autonomie. Le travail est passé en revue afin de vérifier la faisabilité des recommandations et l’exactitude des résultats finaux. Les tâches consistant à traiter des questions complexes et délicates d’ordre financier, notamment celles liées à des activités connexes de l’unité de travail, sont également passées en revue.

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les bureaux de projet et au siège; ils visent à fournir orientations et appui dans le domaine financier aux fins de la résolution de questions complexes dans le respect des normes applicables. Les contacts visent également à coordonner des activités avec d’autres unités pour la prestation de services interdépendants. Le(la) titulaire travaille régulièrement en liaison avec l’unité chargée des finances au niveau régional et reçoit des orientations de cette dernière.

Les contacts externes ont lieu principalement avec des prestataires de services, des banques, des homologues des institutions des Nations Unies et d’autres organisations internationales, et visent à assurer la coordination et le suivi de questions en instance. Le(la) titulaire partage des informations et contribue à la résolution de questions complexes en matière d’appui financier.

Fonctions et responsabilités essentielles

1.    Entreprendre et mener à bien un ensemble de tâches et de services d’appui spécialisés d’ordre financier. Préparer, traiter et examiner des actions administratives et en assurer le suivi, y compris en vérifiant que les informations et la documentation sont conformes aux règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures financières et aux normes applicables en la matière.
2.    Effectuer des examens analytiques ciblés et des analyses de tendances concernant des catégories d’activités spécifiques, y compris des projets financés par des ressources extrabudgétaires, en s’assurant que les autorisations requises ont été obtenues et que la documentation d’appui est complète, et rechercher les éventuels transactions et documents frauduleux. Contribuer à la préparation de rapports analytiques financiers.
3.    Faire fonction de contrôleur des dépenses pour le bureau, si nécessaire.
4.    Procéder au rapprochement bancaire mensuel et au suivi des questions en suspens, y compris en contactant des banques pour clarifier certains points au sujet des relevés de compte.
5.    Passer en revue, corriger et tenir à jour divers registres et documents financiers, budgétaires et comptables pour s’assurer que les transactions sont concordantes et terminées. Tenir à jour, contrôler et rapprocher les données budgétaires, y compris pour le paiement d’heures supplémentaires, les déductions salariales et autres paiements. Préparer des estimations de coûts détaillées et participer à l’élaboration d’analyses et de projections budgétaires, selon les besoins. Préparer la clôture des comptes de fin d’exercice, conformément aux normes et aux procédures applicables.
6.    Vérifier, contrôler et analyser les transactions financières effectuées par le(s) bureau(x) concerné(s), à l’aide d’une méthode d’échantillonnage, et en assurer la conformité globale avec les normes applicables. Tenir la direction informée du contrôle interne sur les activités financières et administratives et proposer des mesures, selon les besoins.
7.    Passer en revue les comptes et analyser des informations provenant de sources multiples à diverses fins – évaluation de la situation financière, rapports d’exécution et de suivi, activités et projets. Assurer le suivi des demandes de remboursement de la TVA et autres créances et avances en instance et de la clôture de comptes d’attente. Contrôler l’utilisation des ressources aux fins de l’établissement de rapports destinés aux donateurs et à d’autres bailleurs de fonds et fournir des informations à cet effet.
8.    Aider au suivi des recommandations d’audit interne, rédiger les réponses aux questions et observations d’audit externe à soumettre au supérieur hiérarchique pour examen.
9.    Se tenir informé(e) de l’évolution des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et autres faits nouveaux d’ordre financier, et orienter et former le personnel en vue de renforcer les connaissances. Surveiller et guider le travail du personnel d’appui dans l’exécution de tâches financières, selon les besoins.
10.    Evaluer les méthodes et procédures de travail et proposer des améliorations en vue d’optimiser l’efficience et l’efficacité. Travailler en liaison étroite avec d’autres secteurs administratifs pour veiller à l’efficacité et au bon déroulement des activités aux stades de la conception et de la prestation des services et recommander les améliorations à apporter aux processus interdépendants.
11.    S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

section facultative (si nécessaire)

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Exigences minimales

Formation

Le(la) titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Formation en comptabilité ou en finances.

Expérience

Au moins six ans d’expérience de l’appui opérationnel ou administratif, principalement dans la prestation de services d’appui aux opérations financières. Expérience de l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré (PGI), en particulier des modules se rapportant aux finances.

Langues

Excellente maîtrise du français. La connaissance pratique de l’anglais sera un atout.

Connaissances et compétences

Bonne connaissance de la gestion financière, des techniques comptables, de la fiscalité locale et des méthodes bancaires.
Bonne connaissance des normes comptables internationales comme les Normes comptables internationales pour le secteur public (normes IPSAS) ou d’autres normes comptables internationales ou nationales.
Connaissance des méthodes et techniques d’évaluation de la qualité et de l’efficacité d’exécution des processus.
Connaissance de fond des programmes et activités de l’OIT.

Connaissance des politiques du régime commun des Nations Unies dans le domaine des finances.
Bonne connaissance des logiciels PC (notamment logiciels de traitement de texte, tableurs et logiciels de présentation) comme Microsoft Office.
Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:
Aptitude à interpréter et à respecter les règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables en matière de gestion financière.
Aptitude à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques.
Précision et souci du détail.
Sens des responsabilités concernant la préservation de l’intégrité des données. Aptitude à coordonner le travail du personnel d’appui.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.