Adjoint.e Administratif.ve (logistique) – Le poste est ouvert uniquement aux ressortissants de la RCA Full Time

Functional Responsibilities

Sous la supervision directe de l’Analyste Logistique , l’Adjoint.e Administratif.ve aura les tâches et responsabilités suivantes :

1 Gestion efficiente de la flotte automobile du bureau de Bangui et des engins des projets mise en œuvre sur le terrain, conformément aux manuels de procédures internes.

• S’assurer du bon état de fonctionnement des véhicules par une bonne planification des maintenances périodiques et un suivi efficace des réparations auprès de fournisseurs de services dignes de confiance ;
• Effectuer un contrôle rigoureux journalier des carnets de bord, s’assurer qu’ils ont correctement rempli et vérifier la cohérence des informations rapportées par les chauffeurs et les utilisateurs des véhicules (courses privées) ;
• S’assurer que les outils de suivi (carnet de bord et d’entretien, fiche de consommation carburant, fiche de suivi de réparation, rapport de vérification, contrôle technique et assurance, etc.) sont quotidiennement mis à jour et archivés ;
• Effectuer le ravitaillement continu en carburant de tous les véhicules de la flotte du UNOPS RCA et établir le rapport mensuel de consommation en carburant en s’assurant de la cohérence des données saisies, interpréter la consommation de chaque véhicule et formuler des recommandations ;
• Rassembler des données concernant les véhicules afin d’optimiser leur utilisation, leur entretien et réparation ainsi que
• leur élimination efficace et économique, puis en rendre compte à l’Analyste à Logistique et lui présenter des recommandations, notamment sur la planification du renouvellement des véhicules;
• S’assurer que le dossier de chaque véhicule est maintenu à jour avec les informations relatives à l’utilisation, la consommation en carburant et la maintenance ;
• S’assurer qu’un stock suffisant de pièces de rechange est disponible afin de procéder à l’entretien des véhicules et des engins de chantier  au niveau des bureaux terrain.
• Coordonner efficacement toutes les opérations de prélèvements de stocks de carburant à Bangui en collaboration avec les distributeurs agrées et organiser l’expédition des stocks vers les bureaux terrain pour la mise en œuvre des projets.

2 Coordonner les opérations de maintenance des espaces de travail et garantir le respect des exigences HSSE du bureau  UNOPS RCA.

• Superviser quotidiennement les équipes de nettoyage et s’assurer que tous les espaces (bureaux, toilettes, cours, etc.) sont entretenus conformément aux contrats de prestation des services de maintenance ;
• Faire une vérification périodique de la fonctionnalité des bureaux, prendre des mesures anticipatives pour limiter les pannes et procéder aux réparations nécessaires en collaboration avec des prestataires qualifiés ;
• Formuler des recommandations sur les améliorations pouvant garantir le respect des exigences HSSE ;
• Jouer le rôle de point focal HSSE pour le bureau de Bangui et travailler en étroite collaboration avec le HSSE Analyste pour adresser toutes les recommandations.
• Participer à toutes les évaluations périodiques environnementales du bureau et collecter les données y relatives.

3 Réception et inspection :

• S’assurer que les biens qui sont achetés par le bureau, ou qui lui sont prêtés ou donnés, sont livrés en bonne et due forme conformément aux politiques et procédures établies ;
• Collaborer avec les équipes de projet afin de s’assurer que les rapports de réception et d’inspection sont dûment établis et archivés en temps opportun ;
• Effectuer la réception des biens et services dans le système conformément aux règles et  procédures financières de l’organisation ;
• Collaborer avec les équipes de projet afin de s’assurer que les demandes de paiements sont dûment préparées et respectent les conditions de paiement établies ;
• Collaborer avec les équipes de projet afin d’assurer le transfert des biens en toute sécurité, jusqu’à leur destination finale, s’il y a lieu ;
• Centraliser et gérer avec  les fournisseurs de toute erreur concernant les biens reçus, y compris de tout dommage, et prendre les dispositions nécessaires afin qu’ils soient remplacés ou crédités, ou prendre d’autres dispositions comme convenu ;
• Effectuer l’achat de fournitures de bureau et autres articles divers de faible valeur conformément aux politiques et procédures établies ;
• Collaborer avec les fournisseurs et les utilisateurs des biens, et effectuer un suivi avec ceux-ci à l’égard de la qualité et la quantité des biens, des spécifications, des délais de livraison et des questions concernant les garanties ou les réclamations ;

4. Gestion des dédouanements des importations internationales

• Centraliser tous les dossiers d’importation de biens commandés à l’international à destination de la RCA
• Coordonner les opérations liées à liées à la déclaration des biens importés, la préparation des notes verbales et le suivi des demandes d’exonération relative à l’importation des expéditions internationales, en collaboration avec les transitaires agréés.
• Jouer le rôle de point focal auprès des autorités aéroportuaires, terrestres et fluviales pour obtenir une sortie des importations de l’UNOPS en RCA dans les délais réglementaires
• Collaborer avec les fournisseurs internationaux pour garantir le respect strict des obligations contractuelles liées aux commandes internationales et soumettre toute réclamation

Education/Experience/Language requirements

Education

• Un diplôme d’études secondaires est requis.
• Un diplôme universitaire de premier cycle en administration des affaires, en administration publique ou dans un autre domaine pertinent est un atout.

Experience

• Avoir au moins 6 ans d’expérience dans le domaine de la logistique, de l’administration, de la gestion d’inventaires ou des achats pour les candidat.es ayant un diplome secondaire;
• Au moins 2 ans d’expérience dans le domaine de la logistique, de l’administration, de la gestion d’inventaires ou des achats pour les candidats ayant un Bachelor;
• La connaissance des procédures et processus liés aux achats est un atout ;
• La connaissance des règles et règlements de l’ONU, particulièrement les procédures d’achats de l’UNOPS, est un atout.

Langues

• Avoir une parfaite maîtrise du français (lu, parlé et écrit) ;
• La connaissance de l’anglais est un atout considérable.