Généralités :

Entité : ALIMA

Objet : Audit du Projet :

• AFD CDT1257 01 X : « Prise en charge médico-nutritionnelle des enfants de moins de 5 ans à travers un réseau communautaire dans le district du 9ème arrondissement de N’Djamena, Tchad »

Période à auditer :

•  01/04/2022 – 31/03/2025

Date limite de dépôt des offres : 30/04/2023

Date estimée de démarrage de l’audit :

•   01/04/2025

Lieux de l’audit : Audit présentiel ou à distance depuis le siège opérationnel d’ALIMA à Dakar, Sénégal

Table des matières

1. Avant-propos3
2. Description du projet3

III. Objectif des audits                                                                            4

1. Organisation des audits5

IV1. Méthodologie et approche des audits                                        5

1. Déroulement et étendue de l’audit5

V1. Réunion de cadrage avec l’auditeur                                           5

V2. La réalisation et la restitution de l’audit financier                      5

1. Rapports à fournir6

VII. Documents de référence                                                                  6

VIII. Proposition technique et financière                                                6

1. Traitements des applications7

IX.1 Evaluation des applications                                                       7

IX.2 Budget                                                                                      8

1. Envoi des offres8
2. Annexes9

X.1 Budget du Projet                                                                        9

X.2 Questionnaire à remplir par l’auditeur et à remettre à l’Agence Française de Développement                                                          18

X.3 Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social                                                                22

I.              Avant-propos

The Alliance for International Medical Action (ALIMA) est une organisation médicale internationale fondée en 2009. ALIMA a pour objectif de produire des secours médicaux de qualité dans des zones de forte mortalité et d’améliorer la pratique de la médecine humanitaire en développant des projets innovants associés à de la recherche médicale. ALIMA travaille aujourd’hui dans 11 pays de l’Afrique de l’Ouest et du centre ainsi que l’Ukraine.

Description du projet

• AFD CDT1257 01 X : « Prise en charge médico-nutritionnelle des enfants de moins de 5 ans à travers un réseau communautaire dans le district du 9ème arrondissement de N’Djamena, Tchad »

II.             Description du projet

Le tableau ci-dessous décrit le projet financé par l’AFD et sujet de cette vérification :

• AFD CDT1257 01 X : « Prise en charge médico-nutritionnelle des enfants de moins de 5 ans à travers un réseau communautaire dans le district du 9ème arrondissement de N’Djamena, Tchad »

III.           Objectif des audits

Le projet mis en œuvre par ALIMA, co-financé par l’AFD à hauteur de 55%, doit faire l’objet d’un audit financier externe pour les dépenses réalisées dans le cadre du projet. Le recrutement d’un auditeur externe est l’objectif des termes de référence ici présents.

L’auditeur sélectionné devra exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur le rapport financier établi par ALIMA dans les dépenses mises en œuvre dans le cadre du projet. L’auditeur devra :

▪          Respecter la liste des vérifications à accomplir, présentée en annexe 2,

▪          S’assurer de la conformité des rapports financiers au modèle requis par l’AFD,

▪          S’assurer de l’éligibilité des dépenses effectuées durant les projets et reportées dans les rapports financiers

▪          Se prononcer sur le respect des procédures listées dans la Convention de financement avec l’AFD et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD^[1]

▪          Certifier les rapports financiers à présenter à l’AFD

▪          Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur.

IV.          Organisation des audits

IV1. Méthodologie et approche des audits

Le consultant proposera une note méthodologique pour la réalisation de cet audit. Celle-ci devra notamment préciser la méthodologie d’échantillonnage permettant d’assurer la représentativité des dépenses à contrôler au niveau global et pour chaque rubrique budgétaire.

Celle-ci sera présentée sous forme de note méthodologique.

IV2. Lieu d’Intervention

Les interventions se dérouleront principalement :

–        Au bureau d’ALIMA à Dakar, route des Almadies, au Sénégal ou à distance selon la situation.

V.            Déroulement et étendue de l’audit

L’audit se déroulera en deux temps :

V1. Réunion de cadrage avec l’auditeur

Cette réunion devra se tenir dans le mois suivant la signature du contrat. L’objectif principal de cette réunion est une bonne compréhension par l’OSC du périmètre et des modalités de contrôle de l’audit. Elle permettra entre autres de s’entendre sur le timing de l’audit en lien avec nos disponibilités et celle de l’équipe terrain.

Cette réunion permettra à l’OSC de renforcer les procédures internes indispensables au respect de ses obligations contractuelles afin, à terme, de faciliter le travail de contrôle de l’auditeur et de limiter au maximum le taux de dépenses inéligibles constatées en fin d’exécution de projet. Cette réunion peut également permettre à l’auditeur d’émettre des recommandations à l’OSC en début de projet.

V2. La réalisation et la restitution de l’audit financier

L’examen comprendra comme tâches principales de :

▪          S’assurer que toutes les dépenses ont été encourues conformément aux dispositions prévues dans la Convention de financement et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD, avec une vigilance particulière sur les engagements relatifs à la passation des marchés.

▪          Vérifier les critères d’éligibilité des dépenses reportées dans le rapport financier

▪          Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur.

Les critères d’éligibilité des dépenses sont principalement les suivants :

▪          Les dépenses ont été réellement encourues et ce pendant la période couverte par la Convention de financement

▪          Les dépenses encourues étaient prévues au budget et sont classées dans la bonne catégorie budgétaire.

▪          Les dépenses encourues étaient nécessaires à la mise en œuvre du projet

▪          Les dépenses encourues et reportées dans le rapport financier ont été enregistrées et allouées au projet dans le système comptable de ALIMA ou dans celui de ses partenaires conformément aux normes de comptabilité applicables dans le pays d’établissement de ces derniers et aux pratiques comptables habituelles.

L’auditeur devra réaliser l’ensemble des vérifications mentionnées dans la liste de vérification en Annexe 2. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

VI.          Rapports à fournir

A l’issue de la réunion de cadrage décrite dans la partie V1 l’auditeur devra rédiger, en toute indépendance, une note de cadrage qui consignera ses principales recommandations pour la mise en œuvre de l’audit financier.

La réalisation de l’audit financier décrit dans la partie V2 devra avoir lieu après la fin du projet prévue le 31 mars 2025. Le rapport d’audit devra être fourni dans les six mois qui suivent la fin du projet. Il doit impérativement justifier la vérification des dépenses, apporter des commentaires sur chacun des contrôles. Il doit indiquer le montant des dépenses déclarées inéligibles (également commenté pour chaque dépense concernée).  Les procédures de mise en concurrence, les rétrocessions et les valorisations doivent également être évaluées et commentées.

La liste de vérification (cf. annexe 2) doit être annexée au rapport d’audit.

Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses et formulant les principales recommandations.

VII.        Documents de référence

▪          La Convention et avenants de financement du projet entre ALIMA et l’AFD

▪          Le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD^[2]

▪          La Note d’initiative OSC du projet (NIONG)

▪          Conventions entre ALIMA et chaque partenaire du projet

▪          Les demandes d’Avis de Non Objection (ANO) et les réponses respectives

▪          Les rapports narratifs du projet

▪          Les rapports financiers du projet (fin du projet le 31/03/2025)

▪          Le budget détaillé du projet

▪          Les pièces justificatives nécessaires aux vérifications

VIII.      Proposition technique et financière

Le consultant invité à soumissionner devra fournir les éléments suivants à « ALIMA »

Une proposition technique qui devra indiquer :

▪          La méthodologie proposée pour la conduite de l’audit

▪          Les références et expériences du consultant (3 pages maximum) ;

▪          Le CV du ou des intervenants et la répartition des responsabilités ;

▪          Le calendrier prévisionnel d’intervention ainsi qu’une estimation des charges en hommes/jours ;

Une proposition financière qui devra indiquer :

▪          Les coûts totaux des audits en EUR TTC

▪          Les modalités de paiement (échéancier)

Le profil du consultant :

▪          L’associé signataire du rapport doit être un expert-comptable diplômé et membre des associations professionnelles des Experts Comptables.

▪          Les personnels associés devront avoir une expérience dans les audits projets financés par les bailleurs publics français.

▪          Application de standards professionnels reconnus (IFAC, IDEAS, etc.)

La Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social complétée et signée par la personne habilitée, si le marché est supérieur ou égal à 20 000 euros (cf. Annexe X.3).

IX.          Traitements des applications

IX.1 Evaluation des applications

Le Consultant sera choisi par la méthode de sélection fondée sur la qualité et le coût :

▪          Offre technique : compréhension des TDR, méthodologie, expériences du ou des consultants

▪          Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés, frais annexes, offre globale correspondant au budget disponible

L’évaluation technique suivra la grille d’évaluation suivante :

Une fois les offres reçues et analysées, les demandeurs se réservent le droit de négocier les propositions avec les candidats présélectionnés.

Le demandeur se réserve également le droit de ne sélectionner aucun candidat si aucune offre n’était jugée satisfaisante.

Toute information concernant le projet (convention n° CTD1257 01 X), fournie dans les documents de cet appel d’offres ou séparément, doit être traitée de façon strictement confidentielle par le prestataire. Les demandeurs acceptent de ne divulguer ou publier aucune information relative à cet appel à d’offres.

De la même façon, tout document fourni par le prestataire sera considéré comme confidentiel.

IX.2 Budget

Le budget global maximum pour l’audit est de 5 000 euros toutes taxes comprises.

XI.          Annexes

X.1 Budget du Projet

X.2 Questionnaire à remplir par l’auditeur et à remettre à l’Agence Française de Développement

L’auditeur retenu au titre de l’appel d’offre s’engage à réaliser l’ensemble des vérifications suivantes, et à annexer cette liste complétée et signée au rapport d’audit final. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

X.3 Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social

Intitulé de l’appel d’offres : _____________________________________________ (le “Marché“)

A : _________________________________________________________(le “Maître d’Ouvrage“)

1. Nous reconnaissons et acceptons que l’Agence Française de Développement (l’AFD) ne finance les projets du Maître d’Ouvrage qu’à ses propres conditions qui sont déterminées par la Convention de financement qui la lie au Maître d’Ouvrage. En conséquence, il ne peut exister de lien de droit entre l’AFD et notre entreprise et nos sous-traitants. Le Maître d’Ouvrage conserve la responsabilité exclusive de la préparation et de la mise en œuvre du processus de passation de ses marchés et de leur exécution ultérieure.
2. Nous attestons que nous ne sommes pas, et qu’aucun de nos sous-traitants n’est, dans l’un des cas suivants :

2.1) être en état ou avoir fait l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire, de sauvegarde, de cessation d’activité ou être dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature ;

2.2) avoir fait l’objet d’une condamnation prononcée depuis moins de cinq ans par un jugement ayant force de chose jugée dans le pays de réalisation du Projet pour l’un des actes visés aux articles 6.1 à 6.4 ci-après ou pour tout délit commis dans le cadre de la passation ou de l’exécution d’un marché^[3];

2.3) figurer sur les Listes de Sanctions Financières adoptées par les Nations Unies, l’Union européenne et/ou la France, notamment au titre de la lutte contre le financement du terrorisme et contre les atteintes à la paix et à la sécurité internationales ;

2.4) en matière professionnelle, avoir commis au cours des cinq dernières années une faute grave à l’occasion de la passation ou de l’exécution d’un marché ;

2.5) n’avoir pas rempli nos obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou nos obligations relatives au paiement de nos impôts selon les dispositions légales du pays où nous sommes établis ou celles du pays du Maître d’Ouvrage ;

2.6) avoir fait l’objet depuis moins de cinq ans d’une condamnation par un jugement ayant force de chose jugée pour l’un des actes visés aux articles 6.1 à 6.4 ci-après ou pour tout délit commis dans le cadre de la passation ou l’exécution d’un marché financé par l’AFD ;

2.7) être sous le coup d’une décision d’exclusion prononcée par la Banque mondiale, à compter du 30 mai 2012, et figurer à ce titre sur la liste publiée à l’adresse électronique http://www.worldbank.org/debarr^[4];

2.8) s’être rendu coupable de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés dans le cadre du processus de passation du Marché.

3. Nous attestons que nous ne sommes pas, et qu’aucun de nos sous-traitants n’est, dans l’une des situations de conflit d’intérêt suivantes :

3.1) actionnaire contrôlant le Maître d’Ouvrage ou filiale contrôlée par le Maître d’Ouvrage, à moins que le conflit en découlant ait été porté à la connaissance de l’AFD et résolu à sa satisfaction.

3.2) avoir des relations d’affaires ou familiales avec un membre des services du Maître d’Ouvrage impliqué dans le processus de sélection ou le contrôle du marché en résultant, à moins que le conflit en découlant ait été porté à la connaissance de l’AFD et résolu à sa satisfaction ;

3.3) contrôler ou être contrôlé par un autre soumissionnaire, être placé sous le contrôle de la même entreprise qu’un autre soumissionnaire, recevoir d’un autre soumissionnaire ou attribuer à un autre soumissionnaire directement ou indirectement des subventions, avoir le même représentant légal qu’un autre soumissionnaire, entretenir directement ou indirectement des contacts avec un autre soumissionnaire nous permettant d’avoir et de donner accès aux informations contenues dans nos offres respectives, de les influencer, ou d’influencer les décisions du Maître d’Ouvrage ;

3.4) être engagé pour une mission de conseil qui, par sa nature, risque de s’avérer incompatible avec nos missions pour le compte du Maître d’Ouvrage ;

3.5) dans le cas d’une procédure ayant pour objet la passation d’un marché de travaux ou de fournitures :

1.      avoir préparé nous-mêmes ou avoir été associés à un consultant qui a préparé des spécifications, plans, calculs et autres documents utilisés dans le cadre du processus de mise en concurrence considéré ;

                                            iii.     être nous-mêmes, ou l’une des firmes auxquelles nous sommes affiliées, recrutés, ou devant l’être, par le Maître d’Ouvrage pour effectuer la supervision ou le contrôle des travaux dans le cadre du Marché.

1. Si nous sommes un établissement public ou une entreprise publique, nous attestons que nous jouissons d’une autonomie juridique et financière et que nous sommes gérés selon les règles du droit commercial^[5].
2. Nous nous engageons à communiquer sans délai au Maître d’Ouvrage, qui en informera l’AFD, tout changement de situation au regard des points 2 à 4 qui précèdent.
3. Dans le cadre de la passation et de l’exécution du Marché :

6.1) Nous n’avons pas commis et nous ne commettrons pas de manœuvre déloyale (action ou omission) destinée à tromper délibérément autrui, à lui dissimuler intentionnellement des éléments, à surprendre ou vicier son consentement ou à lui faire contourner des obligations légales ou réglementaires et/ou violer ses règles internes afin d’obtenir un bénéfice illégitime.

6.2) Nous n’avons pas commis et nous ne commettrons pas de manœuvre déloyale (action ou omission) contraire à nos obligations légales ou réglementaires et/ou nos règles internes afin d’obtenir un bénéfice illégitime.

6.3) Nous n’avons pas promis, offert ou accordé et nous ne promettrons, offrirons ou accorderons pas, directement ou indirectement, à (i) toute personne détenant un mandat législatif, exécutif, administratif ou judiciaire au sein de l’Etat du Maître d’Ouvrage, qu’elle ait été nommée ou élue, à titre permanent ou non, qu’elle soit rémunérée ou non et quel que soit son niveau hiérarchique, (ii) toute autre personne qui exerce une fonction publique, y compris pour un organisme public ou une entreprise publique, ou qui fournit un service public, ou (iii) toute autre personne définie comme agent public dans l’Etat du Maître d’Ouvrage, un avantage indu de toute nature, pour lui-même ou pour une autre personne ou entité, afin qu’il accomplisse ou s’abstienne d’accomplir un acte dans l’exercice de ses fonctions officielles.

6.4) Nous n’avons pas promis, offert ou accordé et nous ne promettrons, offrirons ou accorderons pas, directement ou indirectement, à toute personne qui dirige une entité du secteur privé ou travaille pour une telle entité, en quelque qualité que ce soit, un avantage indu de toute nature, pour elle-même ou pour une autre personne ou entité, afin qu’elle accomplisse ou s’abstienne d’accomplir un acte en violation de ses obligations légales, contractuelles ou professionnelles.

6.5) Nous n’avons pas commis et nous ne commettrons pas d’acte susceptible d’influencer le processus de passation du Marché au détriment du Maître d’Ouvrage et, notamment, aucune Pratique Anticoncurrentielle ayant pour objet ou pour effet d’empêcher, de restreindre ou de fausser le jeu de la concurrence, notamment en tendant à limiter l’accès au Marché ou le libre exercice de la concurrence par d’autres entreprises.

6.6) Nous-même ou l’un des sous-traitants n’allons pas acquérir ou fournir de matériel et n’allons pas intervenir dans des secteurs sous Embargo des Nations Unies, de l’Union européenne ou de la France.

6.7) Nous nous engageons à respecter et à faire respecter par l’ensemble de nos sous-traitants les normes environnementales et sociales reconnues par la communauté internationale parmi lesquelles figurent les conventions fondamentales de l’Organisation Internationale du travail (OIT) et les conventions internationales pour la protection de l’environnement, en cohérence avec les lois et règlements applicables au pays de réalisation du Marché. En outre, nous nous engageons également à mettre en œuvre les mesures d’atténuation des risques environnementaux et sociaux telles que définies dans le plan de gestion environnementale et sociale ou, le cas échéant, dans la notice d’impact environnemental et social fournie par le Maître d’Ouvrage.

1. Nous-même nos sous-traitants autorisons l’AFD à examiner les documents et pièces comptables relatifs à la passation et à l’exécution du Marché et à les soumettre pour vérification à des auditeurs désignés par l’AFD.

Nom :                                                                       En tant que :

Signature :

Dûment habilité à signer l’offre pour et au nom de^[6]                                      

En date du :                                                               Jour de :

^[1] https://www.afd.fr/sites/afd/files/2023-03-02-43-41/guide-methodologique-initiatives-osc-mars-2023.pdf

^[2] https://www.afd.fr/sites/afd/files/2023-03-02-43-41/guide-methodologique-initiatives-osc-mars-2023.pdf

^[3] Dans l’hypothèse d’une telle condamnation, vous pouvez joindre à cette Déclaration d’Intégrité les informations complémentaires qui permettront d’estimer que cette condamnation n’est pas pertinente dans le cadre du marché financé par l’AFD.

^[4] Dans l’hypothèse d’une telle décision d’exclusion, vous pouvez joindre à cette Déclaration d’Intégrité les informations complémentaires qui permettront d’estimer que cette décision exclusion n’est pas pertinente dans le cadre du marché financé par l’AFD.

^[5] Article à supprimer le cas échéant en cas de marché conclu avec une entreprise publique sans mise en concurrence.

^[6] En cas de groupement, inscrire le nom du Groupement. La personne signant l’offre au nom du Soumissionnaire joindra à l’Offre le Pouvoir confié par le Soumissionnaire.

The Alliance for International Medical Action (ALIMA), dont le siège opérationnel est basé à Dakar, vous informe que dans le cadre de l’audit d’un de ses projets, elle lance un Appel d’Offres public pour le recrutement d’un Auditeur Externe.

Les offres doivent nous parvenir au plus tard le Vendredi 13/11/2023 à 17h00 UTC, par courrier électronique à l’adresse wore.taokreo@alima.ngo et awa.kone@alima.ngo

Pour tout renseignement complémentaire, les soumissionnaires peuvent également contacter la même adresse électronique, awa.kone@alima.ngo

Calendrier de réalisation du processus de sélection

Publication et Invitation à soumettre à l’AO Ouvert : 25/10/2023

Clarification questions soumissionnaires : Du 25/10/2023 au 06/11/2023

Clôture de la réception des offres : 13/11/2023 à 17H UTC

Dépouillement et évaluation des offres : Du 15/11/2023 au 24/11/2023

Notification aux soumissionnaires (refus /prestataires préqualifiés) : A partir du 29/11/2023

Contractualisation avec le prestataire qualifié : A partir du 01/12/2023

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