Responsable Administratif et Financier – Lux-Development – Niger

Titre : Responsable administratif et financier (RAF)
Désignation des services : Responsable administratif et financier (RAF) pour la structure mutualisée des projets NIG/023-024-025-026
Lieu : Niamey, Niger
Date de démarrage: 1er avril 2017
Durée : 45 mois

CONTEXTE

LuxDev est mandatée par le Ministère des Affaires étrangères et européennes du Luxembourg pour la mise en œuvre des programmes de coopération bilatérale du 3ème Programme indicatif de Coopération (PIC III) qui lie les gouvernements luxembourgeois et nigérien.
Plus précisément, le mandat porte sur la mise en œuvre de quatre appuis :
• NIG/023 « Appui à l’opérationnalisation du Programme Sectoriel de l’Éducation et de la Formation » pour 12 000 000 MEUR ;
• NIG/024 « Appui au Programme national de Formation et d’Insertion professionnelle au Niger II » pour 18 400 000 MEUR ;
• NIG/025 « Programme d’appui au développement durable dans la Région de Dosso, Phase II « pour 12 400 000 MEUR ;
• NIG/026 « Programme d’Appui au Secteur de l’Eau et de l’Assainissement 2016/2020 ; phase 3 » pour 12 000 000 MEUR.
Au-delà de ces mandats, LuxDev gère actuellement des coopérations déléguées danoise (eau et assainissement), suisse (éducation) et de l’Union européenne (formation professionnelle).
Afin d’améliorer la performance et l’efficacité des interventions, les quatre programmes bilatéraux et, dans une moindre mesure les coopérations déléguées, partagent et cofinancent une structure mutualisée composé de deux équipes, une pour la gestion administrative et financière, les passations de marchés, les conventions de délégation, les ressources humaines et la logistique et l’autre pour le suivi-mainstreaming des différents appuis.
Chaque équipe est animée par un expert international, le RAF pour l’équipe administration-finance et un Responsable suivi-mainstreaming pour la deuxième équipe.
En ce qui concerne le RAF, il est attendu un appui aux CTP/ATI en charge de l’exécution des différents appuis dans l’administration, les finances, les passations de marchés, les conventions de délégation, les ressources humaines et la logistique. Ceci dans une logique client-fournisseur et dans le but de décharger les CTP/ATI de ces tâches afin de permettre un meilleur focus sur les aspects techniques de la mise en œuvre et notamment du renforcement des capacités des partenaires nationaux.

RESPONSABILITES

Les différents appuis seront mis en œuvre à travers trois types de modalités :
• la régie : la mise en œuvre suit les procédures et processus établis par LuxDev ;
• la délégation des fonds à un partenaire dans le cadre d’une convention : l’établissement et le suivi de la convention se font conformément à la procédure de LuxDev, mais sa mise en œuvre se fait selon les procédures du partenaire, respectivement des procédures établies d’un commun accord ;
• la délégation des fonds à un partenaire selon la modalité « programme » avec fonds commun ou non : établissement et suivi des fonds communs selon des procédures établies d’un commun accord et exécution selon les procédures nationales.
Les responsabilités et tâches du RAF et de son équipe étant différentes en fonction de la modalité, la description des responsabilités et tâches ci-après en tiendra compte, le cas échéant.
Il en est de même en ce qui concerne la gestion des ressources de son équipe dont il a responsabilité directe, et des ressources des différents programmes dont il assure la mobilisation et le fonctionnement au profit des CTP/ATI à la demande de ces derniers.

Volet contrôle de gestion et audit :
• mettre en œuvre des processus et procédures LuxDev et internes relatives à la gestion administrative et financière, les passations de marchés, les ressources humaines, les conventions de délégation et la logistique de la structure mutualisée et des appuis au Niger ;
• contribuer à l’élaboration des processus et procédures internes à la structure mutualisée ;
• contribuer à l’amélioration constante des processus et procédures LuxDev et internes ;
• appuyer la préparation et le bon déroulement des missions d’audit ;
• mettre en œuvre des recommandations des audits.
Volet administration :
• négocier et suivre administrativement et financièrement les éventuels contrats de la structure mutualisée (assurance, gardiennage, entretien, bail, …) ;
• suivre les démarches administratives diverses ;
• établir et tenir à jour les tableaux de suivi des coûts de la structure mutualisée et faire des propositions pour limiter les dépenses ;

• gérer les ressources destinées au fonctionnement des appuis (équipement, mobilier, véhicules, informatique, …) ;
• assurer la gestion des approvisionnements et la logistique nécessaire au bon déroulement des activités des appuis ;
• gérer les véhicules et chauffeurs de la structure mutualisée et contrôler la bonne gestion de tout le parc automobile (contrôle/suivi kilométrage, carburant et entretien) ;
• gérer les biens et matériels (suivi et inventaires) ;
• superviser/contrôler les petites acquisitions ;
• superviser le classement et de l’archivage ;
• assurer le bon déroulement des missions.
Volet ressources humaines :
De manière générale, le RAF, avec son son équipe, est en charge de :
• participer à la relecture de politique de rémunération et assurer son implémentation ;
• s’assurer que tous les recrutements et contrats de travail respectent la législation en vigueur et les procédures LuxDev ;
• tenir à jour les dossiers du personnel ;
• assurer le bon classement physique et électronique des tous les documents relatifs aux processus de recrutement, des contrats et du suivi administratif des contrats ;
• conseiller les CTP/ATI en matière de développement des compétences y compris, le cas échéant, l’élaboration et le suivi d’un plan de formation.
Volet finances et comptabilité :
Dans le cadre des processus et procédures de LuxDev, il aura, avec son équipe, pour responsabilité de manière générale de :

• préparer et suivre le budget de la structure mutualisée ;
• recevoir et vérifier les demandes d’engagement et de modification d’engagement, créer, dans la limite de sa signature les engagements et de modifications d’engagement,et les suivre ;
• assurer le traitement et le paiement des factures, l’enregistrement des pièces comptables et les contrôles et reportings financiers ;
• assurer le bon classement physique et électronique des toutes les pièces comptables ;
• préparer les états nécessaires aux traitements et suivis des déclarations fiscales et sociales ;
• préparer les états nécessaires aux traitements et suivis des avances et de leurs refacturations éventuelles ;
• soumettre les demandes de renouvellement de l’exo TVA et des cartes jaunes ;
• préparer les états nécessaires aux traitements et suivis de la TVA et de sa récupération ;
• préparer les états nécessaires aux traitements et suivis des recharges de carburant en HT/HD.
De manière générale, sur base des besoins de la structure mutualisée et des différents appuis, le RAF prépare les demandes de réapprovisionnement des comptes banques et les transmet à LuxDev.
Volet passations des marchés :
Dans le cas de l’utilisation des procédures LuxDev, le RAF est, sur la demande des CTP/ATI et sur base des spécifications techniques et instructions de ces derniers, avec son équipe, en charge de :
• préparer les appels d’offre et documents de contrats pour équipements, travaux et services professionnels conformément aux les procédures LuxDev ;
• s’assurer du déroulement en conformité aux procédures et processus LuxDev ;
• s’assurer que le processus d’attributions des marchés respecte les procédures et règlements en conformités avec les usages du pays et du bailleur ;
• établir les contrats pour signature par les CTP/ATI dans la limite de leur seuil ;
• gérer administrativement et financièrement les contrats, la supervision technique restant du ressort des CTP/ATI ;
• assurer le bon classement physique et électronique des tous les documents relatifs aux processus de passation, des contrats et des livrables ;
• développer des mécanismes de suivi de l’exécution des contrats ;
• assurer le respect des clauses déontologiques.
Volet conventions de délégation de fonds :
Les conventions de délégation de fonds servent à déléguer la responsabilité de l’exécution d’une action, ainsi que les ressources qui vont avec, à un partenaire, dans une logique d’appropriation combiné au renforcement des capacités de gestion du partenaire. Dans ce cadre, les responsabilités du RAF sont d’assister les CTP/ATI dans la préparation, le suivi et la clôture des conventions de délégation de fonds :
• collaborer aux diagnostics initiaux des capacités organisationnelles des partenaires (appuyer l’élaboration des TdR y relatifs, appuyer avec son expertise sur les question administration, comptabilité, finances, etc.) ;
• participer aux réunions du Comité “Modalités-Instruments” ;
• assurer la préparation de tous les documents administratifs et contractuels ;
• gérer administrativement et financièrement les conventions, la supervision technique restant du ressort des CTP/ATI ;
• appuyer à la demande des CTP/ATI les partenaires sur les questions de son ressort ;
• assurer le bon classement physique et électronique des tous les documents relatifs aux processus de passation, des contrats et des livrables ;
Volet renforcement des capacités
Les renforcement des capacités est aujourd’hui au cœur de l’action et il est attendu que le RAF y participe, que ce soit en interne ou en externe, dans son domaine de compétence (finances, passations de marchés, administration…). Il soutiendra le renforcement des capacités au niveau individuel :
• identifier les besoins en formation et élaborer le plan d’action afférent ;
• appuyer les partenaire dans l’identification des besoins en formation et l’élaboration du plan d’action afférent ;
• appuyer l’élaboration de rapports techniques ;
• appuyer l’élaboration de rapports financiers ;
• appuyer l’élaboration de planning d’activités ;
• appuyer la supervision des équipes ;
• appuyer l’élaboration de mécanismes de suivi et d’évaluation ;
• conseiller dans l’exécution des tâches quotidiennes ;
• délivrer des formations individuelles ou collectives adaptées.

Et au niveau organisationnel :
• appuyer l’élaboration de processus et procédures ;
• appuyer la mise en place ou renforcer les dispositifs de reporting financier ;
• appuyer la mise en place ou renforcer les dispositifs de monitoring ;
• appuyer la mise en place ou renforcer les dispositifs de gestion ;
• appuyer la mise en place ou renforcer les dispositifs d’évaluation ;
• appuyer l’élaboration de mécanismes de planification des activités et des financements ;
• appuyer l’élaboration de cadres de partenariat ;
• appuyer à l’élaboration de mécanismes de circulation et diffusion des informations ;
• accompagner les processus d’identification et de sélection de fournisseurs de biens, travaux et services
• appuyer dans l’élaboration d’outils de promotion et communication ;
• appuyer la mise en place d’un système de gestion des connaissances ;
• appuyer la mise en place d’un système de classement et d’archivage de l’information.

Autres appuis :
Au-delà des volets détaillées ci-dessus, le RAF, toujours dans le cadre de son champs de compétences, vient en appui aux CTP/ATI, sans être exhaustif, pour :
• assister dans les phases de lancement et de clôture de leurs appuis (volets administration et finances des Programmes) :
• appuyer l’élaboration et la mise en œuvre des plans et rapports de lancement ;
• appuyer la révision et l’actualisation des documents de projet ;
• assister la coordination de la mise en œuvre des tâches et activités ;
• assister, le cas échéant, aux comités de pilotage ;
• collaborer dans la préparation des réunions de revue ;
• appuyer l’harmonisation des interventions des différents bailleurs, susciter les synergies et mutualisation ;
• participer à la rédaction et mise à jour du Manuel de procédures de la cellule mutualisée.

PROFIL

Niveau Bac+5, avec MBA ou équivalent en administration et/ou gestion.
Au moins 5 ans d’expérience dans une position similaire.